Cara Mengirim Surat Lewat Kantor Pos yang Benar

Cara Mengirim Surat Lewat Kantor Pos – Saat ini mengirim pesan menjadi hal yang sangat mudah. Dengan gadget, kita bisa mengirim kapan saja dan di mana saja tanpa dibatasi jarak. Meski begitu, mengirim pesan melalui surat menyurat masih tetap digunakan. Misalnya saja ketika melamar pekerjaan di suatu perusahaan. Beberapa perusahaan masih ada yang mengharuskan surat lamaran dikirim dalam bentuk fisik, bukan surat elektronik (email).

Mungkin tidak menjadi masalah jika perusahaan tersebut berada tidak jauh dari rumah kita atau masih dalam satu kota. Kita masih bisa mengantarkannya ke perusahaan tersebut secara langsung. Namun bagaimana jika perusahaan tersebut berada di luar kota?. Hal ini tentu akan menjadi masalah sebab anda tidak mungkin menghabiskan biaya dan waktu hanya untuk mengirimkan surat lamaran kerja kepada perusahaan dimaksud.

Bukan hanya masalah biaya yang harus kita keluarkan untuk bepergian keluar kota. Namun juga waktu dan tenaga yang harus kita korbankan jika mengantarkannya sendiri. Namun tidak perlu khawatir jika anda memang ingin melamar pekerjaan di perusahaan yang berada di kota lain, sebab anda bisa mengirim surat lewat kantor pos Indonesia.

Solusi Mengirimkan Surat Terbaik

Pos Indonesia menjadi salah satu pilihan yang tepat untuk mengatasi hal tersebut. Pos Indonesia merupakan perusahaan milik negara atau BUMN yang khusus melayani jasa pengiriman barang ataupun dokumen dan sudah berdiri sejak lama. Awalnya, perusahaan ini hanya melayani pengiriman surat saja.

Namun, saat ini telah bertransformasi menjadi perusahaan yang melayani segala jenis pengiriman barang walaupun harus bersaing dengan jasa pengiriman swasta lainnya. Kendati demikian, Pos Indonesia masih dibutuhkan banyak orang dalam berkirim surat atau dokumen, sehingga masih bisa berdiri hingga sekarang.

Biaya pengiriman yang murah menjadi kelebihan dari Pos Indonesia. Selain itu, sistem pengiriman menggunakan PO BOX menjadi keunikan tersendiri dari Pos Indonesia. PO Box sendiri merupakan singkatan dari Post Office Box. Sistem ini memungkinkan penerima mengambil sendiri surat atau dokumen di kantor pos terdekat yang ditujukan kepada atas nama sendiri.

Bagi sebagian orang, memang mungkin tidak terdengar sebagai sebuah kelebihan, namun tunggu dulu. Sistem PO Box biasanya digunakan oleh perusahaan. Surat yang dikirim, tidak dikirim hingga ke alamat perusahaan tetapi dikirim dan masuk ke laci (box) yang disewa perusahaan di kantor pos yang dituju.

Jadi, jika ada 100 orang yang mengirim surat lamaran kerja (misalnya) ke suatu perusahaan, perusahaan tersebut tidak perlu menerima satu persatu surat yang dikirim. Pihak perusahaan akan mengambil 100 surat tersebut sekaligus di kantor pos. Penggunaan sistem ini pun dapat meminimalisir kegagalan pengiriman.

Cara Mengirimkan Surat Lewat Kantor Pos

Lantas, apa saja syarat atau bagaimana cara mengirim surat lewat kantor pos?. Sebenarnya tidak ada yang terlalu beda, dan bisa dibilang sama saja dengan cara mengirim dokumen penting lewat JNE ataupun jasa pengiriman lainnya. Mengirim surat melalui kantor pos juga bukanlah sesuatu yang terlalu susah dan bisa anda lakukan sendiri. Berikut panduan yang bisa anda lakukan saat mengirim surat lewat kantor pos.

1.Mempersiapkan Dokumen

Masukkan semua dokumen ke dalam amplop coklat yang biasa dijual di tempat fotocopy atau toko alat tulis. Jika dokumen terdiri lebih dari satu;misalnya berupa KTP, ijazah, surat lamaran, dan sebagainya. Pastikan bahwa semuanya telah masuk ke dalam amplop dengan baik dan benar, tanpa satupun yang tertinggal.

2. Mencantumkan Identitas

Identitas yang dicantumkan harus ditulis dengan baik dan benar. Identitas ini meliputi nama (personal/perusahaan), alamat, dan nomor kontak (hp/telepon). Khusus alamat, harus ditulis dengan jelas dan lengkap yang meliputi nama jalan, nomor bangunan (jika ada), nomor RT/RW, kelurahan, kecamatan, serta kode pos atau nomor PO Box. Identitas-identitas di atas bisa juga diketik lalu di-print (disarankan) atau bisa juga ditulis pada secarik kertas persegi panjang.

3. Mencari Tahu Biaya Ongkos Kirim

Mengetahui biaya ongkos kirim saya rasa menjadi hal yang cukup penting untuk memperkirakan uang yang harus dibawa ketika akan ke kantor pos. Ya, sebagaimana kami sebutkan diatas tadi, salah satu kelebihan kantor pos adalah biaya kirim yang lebih murah.

Namun memang harus diakui jika biaya ongkos kirim ini cukup variatif tergantung dari banyak hal. Untuk biaya ongkos kirim sendiri dapat dicek melalui situs Pos Indonesia di bagian Hitung Tarif Pengiriman.

Besarnya biaya ongkos kirim tergantung dari beberapa hal seperti jarak pengiriman, berat barang, volume barang, lamanya pengiriman, dan layanan asuransi. Dengan mengetahui biaya kirim yang harus dikeluarkan, anda pun bisa mempersiapkan uang pas dari rumah sekedar mempercepat proses penyerahan surat di kantor pos terdekat.

4. Mengantar Surat ke Kantor Pos

Setelah semua persiapan dilakukan, maka selanjutnya bawa surat yang akan dikirim ke kantor pos terdekat. Setelah sampai, temui petugas bagian administrasinya. Jika harus antri, ambil nomor antrean yang mungkin disediakan. Ketika saatnya giliran Anda, serahkan dokumen Anda kepada petugas.

Barang ataupun dokumen yang hendak dikirimkan akan ditimbang beratnya. Lalu petugas akan menginformasikan biaya ongkos kirim serta menawarkan layanan kilat serta asuransi. Kedua penawaran tersebut sifatnya tidak wajib.

Namun, dokumen sifatnya barang penting, disarankan untuk menggunakan layanan asuransi. Untuk dokumen yang harus segera dikirim misalnya lamaran kerja, maka disarankan disarankan menggunakan layanan kilat agar dokumen sampai pada waktunya.

Jika Anda memutuskan untuk menggunakan layanan kilat dan atau asuransi, petugas akan memberi tahu tambahan biayanya. Layanan kilat pada kantor pos juga tidak berbeda dengan jasa pengiriman lainnya, yakni menawarkan pengiriman barang atau dokumen dengan lebih cepat sampai di tujuan penerima. Setelah semuanya disepakati, bayar sesuai biaya yang diberitahukan dan tungu prosesnya.

5. Menerima Nomor Resi Pengiriman

Jika proses administrasi sudah berhasil, biasanya Anda akan menerima form kecil sebagai bukti pengiriman. Dalam bukti pengiriman tersebut, pasti terdapat nomor resi. Seperti jasa pengiriman lainnya, nomor resi ini sangat penting karena dengan nomor tersebut kita bisa melacak keberadaan barang yang dikirim. Biasanya nomor resi terletak sebelah kanan atas di bawah barcode seperti yang ditunjukkan gambar di bawah ini.

Contoh Resi Kantor Pos
Contoh Resi Kantor Pos

Ketika menunggu surat tiba di tujuan, alangkah baiknya anda juga mengecek posisi surat atau dokumen yang sudah dikirimkan. Untuk mengeceknya, anda bisa membuka situs Pos Indonesia, di bagian Lacak Pengiriman, dengan cara memasukkan nomor resi yang sudah didapatkan pada saat mengirimkan surat atau dokumen di kantor pos. Selanjutnya klik Tracking dan akan muncul status kiriman dokumen atau surat yang anda kirimkan.

Mengirim paket melalui jasa pengiriman seperti pos memang sangat memudahkan. Dengan begitu, kita tidak perlu menghabiskan waktu dan tenaga dan pastinya lebih hemat jika dibandingkan jika kita mengantarkannya sendiri. Demikian cara mengirim surat lewat kantor pos yang sebenarnya tidak terlalu susah untuk dilakukan.