16 Contoh Surat Penagihan Hutang, Pembayaran, Invoice

Contoh Surat Penagihan – Ketika pelanggan memiliki kewajiban pembayaran atau hutang yang sudah jatuh tempo, maka para pelaku usaha biasanya akan mengirimkan surat tagihan atau invoice. Bukan tidak mungkin jika pelanggan lupa untuk membayar kewajiban tersebut, sehingga anda perlu mengingatkannya dengan mengirimkan surat penagihan hutang.

Dalam pembelian ataupun penggunaan jasa, seringkali para pelaku usaha membayar secara kredit/non tunai. Dalam hal ini, pembeli dan penjual harus menentukan batas waktu pembayaran secara bersama sama. Ketika masa tenggat sudah lewat atau hampir tiba, tidak ada salahnya bagi anda untuk mengirimkan surat penagihan hutang ataupun sering disebut tagihan invoice oleh para pelaku usaha.

Dalam membuat surat penagihan hutang, tentu ada beberapa hal yang harus anda persiapkan. Salah satu diantaranya adalah faktur pembelian yang belum dilunasi, lengkap dengan nomor pesanan ataupun nota pembelian jika ada. Anda pun harus menjelaskan secara rinci mengenai jenis, jumlah dan harga barang yang sudah dibeli.

Surat penagihan hutang biasanya digunakan badan usaha yang bergerak di bidang penjualan barang dan penyediaan jasa. Namun bisa juga surat ini digunakan perseorangan, seperti contoh surat penagihan hutang kepada orang lain secara individual. Selain itu, surat tagihan pembayaran juga bisa dipergunakan sekolah kepada orang tua siswa.

Cara Membuat Surat Penagihan

Pada dasarnya, surat tagihan hutang diberikan dengan tujuan agar pelanggan/klien segera membayar hutang atau pembayaran yang belum dilunasi. Walaupun demikian, perlu diperhatikan agar menagih hutang tetap dengan sopan, dengan tujuan tetap menjaga kerjasama yang baik dengan para pelanggan.

Menulis surat penagihan hutang atau pembayaran bukanlah hal yang susah. Terutama karena setiap perusahaan biasanya sudah memiliki format surat tagihan dan invoice masing masing. Namun di bawah ini beberapa langkah yang perlu anda perhatikan dalam membuat surat penagihan.

  1. Pastikan dengan teliti jika pelanggan/klien memang belum membayar hutang atau kewajibannya,
  2. Catat tanggal pemesanan dan jenis barang yang sudah dipesan,
  3. Catat nama perusahaan/pelanggan untuk sekedar memastikan,
  4. Siapkan salinan invoice pembayaran yang belum dilunasi,
  5. Konsep surat penagihan, dengan mencantumkan tanggal pemesanan barang, batas waktu pembayaran yang sudah disepakati, jumlah tagihan, dan nomor invoice,
  6. Lampirkan invoice pembayaran yang belum dilunasi pada surat tersebut, dan surat siap dikirimkan kepada pelanggan.

Ketika mengirimkan surat penagihan, maka anda harus melampirkan invoice dan ini merupakan hal yang sangat penting. Dengan demikian, maka pelanggan pun bisa mengetahui dengan detail jenis barang yang dipesan beserta harganya.

Contoh Surat Penagihan

Menulis contoh surat penagihan pembayaran bukanlah hal yang terlalu susah. Terutama karena setiap perusahaan biasanya sudah memiliki format invoice ataupun format surat penagihan. Jadi, anda tinggal mengisi beberapa bagian penting saja, hingga contoh surat tagihan bisa dikirimkan kepada pelanggan.

Mengirimkan surat tagihan pembayaran kepada pelanggan mungkin saja akan langsung ditanggapi, mungkin juga tidak. Jika tidak segera dibayar dan tidak ada tanggapan, maka anda bisa mengirimkan surat tagihan pembayaran kedua dan seterusnya. Di bawah ini adalah beberapa contoh surat penagihan pembayaran yang bisa anda pergunakan sebagai referensi.

1. Contoh Surat Penagihan Hutang Perusahaan

Surat tagihan hutang perusahaan bisa anda kirimkan ketika perusahaan lain masih belum membayar hutangnya ataupun karena belum melunasi keseluruhan dari pembayaran yang seharusnya. Dalam hal ini, maka anda bisa melampirkan contoh surat penagihan invoice yang sudah disiapkan. Di bawah ini adalah contoh surat penagihan hutang perusahaan yang bisa anda pergunakan.

PT. MAJU JAYA SEJAHTERA
Jl. Mahameru No. 123, Medan
Telp. 061-123456, Email : majujayasejahtera@gmail.com
Website : majujayasejahtera.com

Medan, 20 Juni 2019

Nomor : 123/MJS/06/2019
Lampiran : Invoice
Perihal : Penagihan Hutang

Kepada Yth,
Pimpinan PT. Sukses Makmur
Jl. Jend. Sudirman No. 123
Medan

Dengan hormat,
Menurut pembukuan bagian penjualan perusahaan kami, Saudara masih memiliki kewajiban pembayaran yang belum dilunasi. Hal ini sesuai dengan pesanan Saudara tertanggal 10 Mei 2019 berupa Laptop Acer D417 sebanyak 10 unit dengan total pembayaran senilai Rp. 34.000.000,- (Tiga Puluh Empat Juta Rupiah).

Sehubungan dengan hal tersebut, Saudara sudah melakukan pembayaran secara tunai sebesar Rp. 20.000.000,- (Dua Puluh Juta Rupiah), dan memiliki sisa pembayaran senilai Rp. 14.000.000,- (Empat Belas Juta Rupiah), dengan nomor invoice : 123/INV/SM/2019, yang salinanya kami lampirkan bersama dengan surat ini.

Mengingat batas waktu 1 (Satu) bulan sudah terlewati sesuai dengan kesepakatan bersama, maka kami berharap agar Saudara segera melakukan pelunasan dari sisa pembayaran sesuai invoice tersebut.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terimakasih.

Hormat Kami,
Direktur PT. Maju Jaya Sejahtera,

Anton Syahputra.

2. Contoh Surat Penagihan Hutang Kepada Perorangan

Surat tagihan hutang tidak selamanya berlaku untuk perusahaan, namun juga untuk perorangan. Ketika orang lain memiliki hutang kepada anda dan sudah mendekati atau melewati batas waktu pembayaran yang disepakati bersama, maka tidak ada salahnya jika anda melayangkan contoh surat tagihan hutang. Di bawah ini adalah contoh surat penagihan hutang kepada perorangan yang bisa anda pergunakan.

Medan, 20 Juni 2019

Perihal : Penagihan Hutang
Lampiran : Surat Pernyataan Hutang

Kepada,
Bapak Anton Syahputra
Jl. Kasuari No. 123
Medan

Dengan hormat,
Dengan ini saya bermaksud mengingatkan mengenai dana pinjaman tunai senilai Rp. 5.000.000,- (Lima Juta Rupiah) oleh Bapak Anton Syahputra dari saya sendiri, tertanggal 10 Mei 2019 lalu. Dalam surat pernyataan hutang yang kita tandatangani bersama, sudah disepakati jika Bapak akan membayarnya pada tanggal 10 Juni 2019.

Mengingat batas waktu yang kita tentukan bersama sudah lewat, maka dengan ini saya meminta agar Bapak segera melunasi hutang tersebut. Bersama ini sudah saya lampirkan salinan dari surat perjanjian hutang yang sudah Bapak tandatangani.

Demikian surat pemberitahuan ini saya sampaikan, atas perhatiannya saya ucapkan terimakasih.

Hormat Saya,

Muhammad Ilham.

3. Contoh Surat Penagihan Pembayaran

Sebuah perusahaan bisa saja membeli barang namun tidak membayarnya secara tunai. Dalam hal ini, pembeli dan penjual bisa membuat kesepakatan bersama mengenai batas waktu pembayaran dari hutang tersebut. Jika sudah mendekati atau melewati batas waktu tersebut, maka tidak ada salahnya jika anda melayangkan surat penagihan pembayaran kepada pelanggan tersebut.

Namun pastikan terlebih dahulu jika hutang tersebut belum dibayar. Jika sudah pasti, maka anda bisa mempersiapkan salinan invoice dan melampirkannya pada surat yang akan anda kirimkan. Di bawah ini adalah contoh surat penagihan pembayaran yang bisa anda pergunakan.

PT. MAJU JAYA SEJAHTERA
Jl. Mahameru No. 123, Medan
Telp. 061-123456, Email : majujayasejahtera@gmail.com
Website : majujayasejahtera.com

Medan, 20 Juni 2019

Nomor : 123/MJS/2019
Perihal : Penagihan Pembayaran
Lampiran : Invoice

Kepada Yth,
Pemilik Toko Serbaguna
Jl. Majapahit N0. 123
Medan

Dengan hormat,
Bersama dengan surat ini, kami bermaksud mengingatkan mengenai kewajiban pembayaran hutang yang belum Saudara lunasi. Hal ini sesuai dengan pembukuan perusahaan kami, yakni pesanan berupa Gula 1 Ton tertanggal 10 Mei 2019 dengan nomor invoice 234/INV/TS/2019 senilai Rp. 9.500.000 (Sembilan Juta Lima Ratus Ribu Rupiah).

Mengingat batas waktu 1 (Satu) bulan yang disepakati sudah lewat, maka kami berharap agar Saudara segera melakukan pembayaran untuk pesanan tersebut. Bersama ini kami sudah melampirkan invoice sesuai dengan pesanan yang belum Saudara lunasi.

Demikian surat teguran pembayaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.

Hormat Kami,
Direktur PT. Maju Jaya Sejahtera,

Anton Syahputra.

4. Contoh Surat Tagihan Invoice

Invoice merupakan dokumen yang didalamnya terdapat item yang dibeli, harta satuan dan harga total dari keseluruhan. Jadi, invoice ini dipergunakan untuk menagih pembayaran dari pelanggan. Setiap penjual harus mengeluarkan invoice, baik itu untuk pembayaran tunai ataupun pembayaran kredit.

Dalam hal ini untuk pembayaran kredit, anda mungkin harus mengirimkan terlebih dahulu penagihan invoice kepada pelanggan. Dengan demikian, pelanggan pun bisa segera melakukan pelunasan atau pembayaran dari invoice tersebut. Di bawah ini adalah contoh surat penagihan invoice yang bisa anda pergunakan.

PT. MAJU JAYA SEJAHTERA
Jl. Mahameru No. 123, Medan
Telp. 061-123456, Email : majujayasejahtera@gmail.com
Website : majujayasejahtera.com

Medan, 30 Juni 2019

Nomor : 123/PI/MJS/06/2019
Perihal : Penagihan Invoice
Lampiran : Invoice

Kepada Yth,
Pimpinan PT. Suka Sentosa
Jl. Majapahit No. 123
Medan

Dengan hormat,
Berdasarkan surat pesanan barang ATK yang Saudara kirimkan tertanggal 25 Mei 2019, kami sudah mengirimkannya dengan tujuan atas nama PT. Suka Sentosa, Jl. Majapahit No. 123, Medan tertanggal 30 Mei 2019. Dan sesuai dengan perjanjian sebelumnya, pembayaran akan Saudara lakukan setelah 1 bulan pengiriman barang.

Sehubungan dengan hal tersebut, bersama ini kami mengirimkan invoice tagihan dari pesanan tersebut, dengan nomor invoice 123/INV/SS/2019. Kami berharap agar Saudara segera melakukan pembayaran setelah menerima invoice tersebut.

Demikian surat pemberitahuan ini kami buat, atas perhatian dan kerjasamanya kami sampaikan terimakasih.

Hormat Kami,
Direktur PT. Maju Jaya Sejahtera,

Anton Syahputra.

5. Contoh Surat Tagihan Pajak

Surat tagihan pajak biasanya dikeluarkan oleh dinas perpajakan, disaat ada wajib pajak yang menunggak pembayaran pajak. Baik itu perseorangan ataupun badan usaha, tetap akan diberikan surat tagihan pajak jika memang sudah menunggak.

Dalam hal ini untuk yang bekerja di kantor perpajakan, tentu harus memastikan terlebih dahulu apakah wajib pajak target memang benar belum melunasi pajaknya. Jika memang belum, maka anda pun bisa menagihnya dengan menggunakan contoh surat tagihan pajak di bawah ini.

PEMERINTAH KOTA MEDAN
DIREKTORAT PERPAJAKAN DAERAH
Kota Medan Provinsi Sumatera Utara
Jl. Rahmad Saleh No. 123, Medan

Medan, 30 Maret 2020

Nomor : 123/STP/03/2020
Perihal : Tagihan Pajak
Lampiran : 1 (Satu) Lembar

Kepada Yth,
Direktur PT. Maju Jaya Sejahtera
NPWP : 23762356235
Jl. Amal No. 123
Medan

Dengan hormat,
Kami menyampaikan banyak terimakasih atas sumbangsihnya terhadap pembangunan negara melalui pajak yang Bapak/Ibu bayarkan. Kami juga berharap agar setiap wajib pajak (pribadi dan badan usaha) sudah melunasi pajak setiap awal tahun berjalan.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mendapati jika PT. Maju Jaya Sejahtera belum melunasi pajak untuk Tahun 2019. Maka dari itu, kami berharap agar Bapak/Ibu segera melakukan pelunasan pajak di Kantor Perpajakan Daerah Kota Medan ataupun melalui pembayaran online, untuk menghindari denda pajak.

Dengan membayar pajak, mari kita bangun Indonesia yang lebih mandiri dan berdikari.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.

Hormat Kami,
Direktorat Perpajakan Kota Medan,

Anton Syahputra.
NIP. 89734593467 4634 34634.

6. Contoh Format Surat Penagihan

Urusan hutang piutang bukan hal baru lagi untuk setiap perusahaan. Jadi biasanya setiap perusahaan sudah memiliki format surat penagihan hutang ataupun format invoice, yang bisa dipergunakan ketika ada pelanggan yang belum membayar tagihan. Hal ini tentu saja akan mempermudah anda dalam mengkonsep surat tagihan hutang atau pembayaran kepada para klien/pelanggan.

Kendati demikian, isi dari surat penagihan hutang seharusnya tetap sopan dan tidak menyinggung perasaan pelanggan. Jika tidak segera ditanggapi, maka anda pun bisa mengirimkan surat peringatan kedua dan seterusnya. Di bawah ini adalah contoh format surat penagihan pembayaran yang bisa anda pergunakan.

(KOP SURAT PERUSAHAAN)

(Tempat dan tanggal)

Nomor : . . . . . . . . . . . . . . . .
Perihal : Penagihan Pembayaran
Lampiran : Invoice

Kepada Yth,
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
di Tempat

Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingatkan jika Saudara masih memiliki kewajiban pembayaran yang belum dilunasi, sesuai dengan pesanan tertanggal . . . . . . . . . . . . , berupa . . . . . . . . . . dengan invoice bernomor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ., dengan total pembayaran senilai Rp. . . . . . . . . . . . . . . . . .

Mengingat batas waktu yang disepakati sudah lewat, maka kami berharap agar Saudara segera melunasi pembayaran tersebut. Bersama ini, kami sudah melampirkan salinan invoice yang belum lunas tersebut.

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.

Hormat Kami,

(Nama dan tandatangan).

Penutup

Penggunaan surat penagihan hutang atau pembayaran memang sangat dibutuhkan perusahaan. Kebanyakan perusahaan bersedia menerima pembayaran secara kredit dari para pelanggan, dengan tujuan agar penjualan lebih lancar. Namun sayangnya, hal ini juga sering berdampak pada pembayaran yang terlambat dari waktu yang sudah disepakati.

Bukan hanya untuk penjualan barang saja, namun surat tagihan ini juga bisa dipergunakan untuk menagih pembayaran jasa. Beberapa diantaranya adalah contoh surat penagihan pembayaran proyek. Ketika pelanggan atau klien lupa melunasi kewajiban pembayaran, maka sudah sepatutnya bagi anda untuk melayangkan surat tagihan.

Jika surat penagihan tersebut tidak ditanggapi dan tidak segera melunasi hutang, maka anda bisa mengirimkan surat penagihan kedua dan seterusnya, ataupun surat peringatan pembayaran. Itulah beberapa contoh surat penagihan yang bisa anda pergunakan sebagai bahan referensi.