16 Contoh Surat Permohonan Maaf Perusahaan Kepada Pelanggan

Surat Permohonan Maaf – Hubungan antara perusahaan terhadap pelangganya tentu harus bisa dijaga dengan sebaik mungkin. Jika terjadi sesuatu hal yang kurang berkenan terhadap pelanggan, maka tidak ada salahnya untuk meminta maaf. Anda pun bisa menggunakan beberapa contoh surat permohonan maaf perusahaan kepada pelanggan yang akan kami berikan.

Sebuah perusahaan tentu saja tidak akan membiarkan hubungan dengan pelanggan terancam. Tidak bisa dipungkiri jika ada kalanya sebuah perusahaan tidak bisa memenuhi keinginan para pelanggan mereka. Walaupun memang bukan kesalahan yang terlalu fatal, namun alangkah lebih baik jika meminta maaf demi menjaga hubungan baik.

Misalnya saja karena keterbatasan stok barang, sehingga tidak bisa mengirimkan barang pesanan pelanggan. Anda pun bisa mengirimkan surat permohonan maaf perusahaan kepada pelanggan tersebut. Anda juga bisa memberitahukan kapan stok barang yang akan diminta tersedia, sehingga mereka bisa memesannya kembali.

Dengan demikian, maka pelanggan akan merasa lebih dihormati. Para pelanggan juga kemungkinan besar akan menunggu hingga barang tersedia. Namun jika tidak, maka bukan tidak mungkin kalau pelanggan anda akan beralih dan membeli produk dari perusahaan lain. Itu artinya jika anda sudah kehilangan omset dan keuntungan.

Contoh Surat Permohonan Maaf Perusahaan Kepada Pelanggan

Untuk semua hal yang tidak bisa anda penuhi terhadap pelanggan, sudah sepatutnya untuk mengirimkan surat permohonan maaf kepada pelanggan. Anda kehilangan satu pelanggan, mungkin saja memang tidak akan terlalu berakibat buruk. Namun bayangkan saja jika hal tersebut terjadi dengan banyak pelanggan yang selama ini memberikan omset besar terhadap perusahaan.

Untuk berbagai alasan lainnya, tidak ada salahnya juga untuk meminta maaf terhadap pelanggan. Di bawah ini adalah beberapa contoh surat permohonan maaf perusahaan kepada pelanggan yang bisa anda pergunakan.

1, Contoh Surat Permohonan Maaf Perusahaan Karena Stok Barang Kosong

Kekosongan stok barang pada sebuah perusahaan memang terkadang tidak bisa dihindari. Mungkin saja dikarenakan mesin produksi sedang rusak, ataupun karena alasan lainnya. Apabila pelanggan memesan barang ketika stok sedang kosong, maka anda pun harus menjelaskan alasan kekosongan stok tersebut.

Namun jika anda hanya menjelaskan alasan saja, hal tersebut akan terlihat jika anda sedang mencari pembenaran. Alangkah baiknya juga jika anda menyampaikan permohonan maaf perusahaan, agar pelanggan bisa memaklumi hal tersebut.

Anda pun tidak perlu bingung bagaimana meminta maaf dan menjelaskan alasan dibalik kekosongan stok barang tersebut. Di bawah ini adalah contoh surat permohonan maaf perusahaan kepada pelanggan karena stok barang sedang kosong.

PT. MAJU JAYA SEJAHTERA
Jl. Mahameru No. 123, Medan
Telp. 061-123456, Email : majujayasejahtera@gmail.com
Website : majujayasejahtera.com

Medan, 25 November 2020

Nomor : 123/SPM/MJS/2020
Perihal : Permohonan Maaf

Kepada Yth,
Pimpinan PT. Sukses Makmur
Jl. Jend. Sudirman No. 123
Palembang

Dengan hormat,
Bersama dengan surat ini, kami bermaksud memberitahukan jika kami sudah menerima surat pesanan Saudara, berupa TV LED 32 Inchi sebanyak 50 Unit. Namun dengan sangat menyesal, kami harus memberitahukan kepada Saudara jika barang tersebut sedang kosong, dikarenakan pengiriman yang terlambat dari supplier.

Untuk itu, kami memohon maaf yang sebesar – besarnya atas ketidaknyamanan ini.Kami akan segera mengirimkan surat pemberitahuan kepada Saudara ketika stok barang sudah tersedia. Kami berharap Saudara bisa memakluminya dan tetap menjaga hubungan baik diantara kedua perusahaan kita.

Demikian surat permohonan maaf ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,
Direktur PT. Maju Jaya Sejahtera,

Anton Syahputra.

2. Contoh Surat Permohonan Maaf Perusahaan Kepada Pelanggan Karena Keterlambatan Pengiriman

Dikarenakan alasan tertentu, anda mungkin terpaksa harus terlambat mengirimkan barang pesanan pelanggan. Dengan demikian, kepuasan pelanggan tentu akan berkurang, sekalipun barang pesanannya akan tetap dikirimkan. Tentu saja semua pelanggan berharap untuk bisa menerima barang pesanan mereka dengan secepat mungkin.

Keterlambatan pengiriman barang kepada pelanggan bisa disebabkan berbagai hal. Salah satunya adalah dikarenakan permintaan yang sedang sangat tinggi, sehingga aktivitas pekerjaan sedikit terkendala. Kendati demikian, anda pun harus tetap meminta maaf terhadap pelanggan, demi menjaga hubungan baik. Di bawah ini adalah contoh surat permohonan maaf perusahaan atas keterlambatan pengiriman barang.

PT. MAJU JAYA SEJAHTERA
Jl. Mahameru No. 123, Medan
Telp. 061-123456, Email : majujayasejahtera@gmail.com
Website : majujayasejahtera.com

Medan, 25 Desember 2020

Nomor : 123/PM/MJS/2020
Perihal : Permintaan Maaf

Kepada Yth,
CV. SUKA UNTUNG
Jl. Cenderawasih No. 123
Pekanbaru

Dengan hormat,
Kami mengucapkan terima kasih yang sebesar – besarnya kepada Bapak yang sudah mempercayai perusahaan kami dengan memesan barang – barang elektronik. Kami akan selalu berusaha memberikan pelayanan yang terbaik terhadap semua pelanggan kami.

Dengan ini kami memberitahukan jika pesanan barang elektronik sedang meningkat tinggi, yang membuat pekerjaan karyawan kami sedikit terkendala. Dengan sangat menyesal, kami harus memberitahukan jika pengiriman barang pesanan Bapak akan sedikit terlambat.

Namun kami akan mengirimkan barang pesanan Bapak selambat – lambatnya pada tanggal 28 Desember mendatang. Kami berharap Bapak bisa memaklumi hal tersebut, dan berharap Bapak masih bisa mempercayai kami ke depannya untuk mensupplai barang elektronik.

Demikian surat pemberitahuan dan permohonan maaf ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama dari Bapak, kami sampaikan terima kasih.

Hormat Kami,
Direktur PT. Maju Jaya Sejahtera,

Muhammad Ilham.

3. Contoh Surat Permohonan Maaf Perusahaan Karena Kesalahan Barang

Perusahaan yang menyediakan dan menjual berbagai produk tentu saja akan menerima sangat banyak pesanan setiap harinya. Tidak bisa dipungkiri jika celah untuk terjadinya kesalahan akan selalu terbuka. Misalnya saja kesalahan pengiriman barang yang tidak sesuai dengan pesanan pelanggan.

Jika mendapati keluhan pelanggan terhadap kasus seperti ini, maka sebaiknya anda segera meminta maaf. Tidak hanya meminta maaf, namun jelaskan juga bagaimana pertanggung jawaban perusahaan terhadap masalah yang murni merupakan kesalahan dari perusahaan anda.

Misalnya saja menanggung ongkos kirim balik barang ke perusahaan anda, gratis ongkos pengiriman barang pengganti, dan lain sebagainya. Untuk lebih jelasnya, anda bisa melihat contoh surat permohonan maaf perusahaan kepada pelanggan karena kesalahan barang di bawah ini.

PT. MAJU JAYA SEJAHTERA
Jl. Mahameru No. 123, Medan
Telp. 061-123456, Email : majujayasejahtera@gmail.com
Website : majujayasejahtera.com

Medan, 26 November 2020

Nomor : 234/PK/MJS/2020
Lampiran : 1 (Satu) Lembar
Perihal : Permohonan Maaf

Kepada Yth,
Pimpinan UD Harapan
Jl. Merpati No. 234
Jambi

Dengan hormat,
Sehubungan dengan keluhan Sadaura mengenai kesalahan barang yang kami kirim, kami memohon maaf yang sebesar – besarnya, dan kesalahan tersebut murni merupakan kesalahan dari kami.

Sebagai bentuk pertanggung jawaban, kami sudah mengirimkan kembali barang pesanan Saudara, yang mana rinciannya sudah kami lampirkan pada surat ini. Kami juga sudah menanggung penuh ongkos kirim barang tersebut hingga ke tangan Saudara. Mengenai jenis barang yang salah, Saudara bisa mengirimkannya kembali kepada kami dengan ongkos pengiriman balik yang juga akan kami tanggung.

Kami berkomitmen untuk memberikan pelayanan yang terbaik terhadap semua pelanggan kami. Untuk itu, kami sangat menyesal atas kesalahan yang sudah kami lakukan. Kami sangat berharap Saudara bisa puas dengan pertanggung jawaban yang sudah kami berikan.

Demikian surat permohonan maaf dan pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,
Direktur PT. MJS,

Intan Permatasari.

4. Contoh Surat Permohonan Maaf Perusahaan Karena Kerusakan Barang

Barang yang dikirimkan melalui ekspedisi memang tidak tertup kemungkinan untuk terjadinya kerusakan. Namun ada kalanya juga kerusakan barang tersebut berasal dari perusahaan pengirim. Hal ini jelas merupakan kesalahan perusahaan, karena kurang teliti memperhatikan kondisi barang yang dikirimkan kepada pelanggan.

Dengan demikian, pertanggungjawaban terhadap pelanggan tentu akan dibutuhkan. Bukan hanya tanggung jawab secara material, namun juga sebaiknya menyampaikan permohonan maaf atas kesalahan tersebut. Di bawah ini adalah contoh surat permohonan maaf perusahaan kepada pelanggan karena kerusakan barang.

PT. MAJU JAYA SEJAHTERA
Jl. Mahameru No. 123, Medan
Telp. 061-123456, Email : majujayasejahtera@gmail.com
Website : majujayasejahtera.com

Medan, 24 November 2020

Nomor : 345/SPM/MJS/2020
Lampiran : 1 (Satu) Lembar
Perihal : Permintaan Maaf

Kepada Yth,
Toko Bangunan Jaya
Jl. Bunga Mawar No. 123
Sibolga

Dengan hormat,
Kami mengucapkan terima kasih yang sebesar – besarnya atas kepercayaan Bapak memesan bahan bangunan dari perusahaan kami. Terkait keluhan Bapak mengenai kerusakan sebagian Semen yang kami kirimkan, kami memohon maaf dan kesalahan tersebut murni merupakan kesalahan dari kami.

Untuk itu, kami sudah mengirimkan kembali 20 Sak Semen kepada Bapak dengan ongkos kirim yang sudah kami tanggung. Adapun faktur pengiriman sudah kami lampirkan bersama dengan surat ini. Mengenai semen yang rusak, Bapak bisa mengirimkannya kembali kepada kami dengan ongkos kirim balik yang juga akan kami tanggung secara penuh.

Kami berharap Bapak bisa puas dengan pertanggung jawaban kami ini, dan tetap memberikan kepercayaan kepada kami. Kami berkomitmen untuk tetap memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan, dan kami berharap pertanggung jawaban kami bisa Bapak terima.

Demikian surat pemberitahuan dan permohonan maaf ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami sampaikan terima kasih.

Hormat Kami,
Direktur PT. MJS,

Dewi Cahaya.

Penutup

Memiliki aktivitas pekerjaan yang padat, menerima pesanan yang banyak dari para pelanggan, memang tidak menutup kemungkinan terjadinya kesalahan. Kesalahan dimaksud bisa berupa stok barang yang sedang kosong, kesalahan pengiriman jenis barang, ataupun pengiriman barang yang kurang sesuatu atau rusak. Hal ini tentu saja akan mengecewakan pelanggan dan menilai perusahaan dan kurang profesional.

Untuk itu, alangkah baiknya jika anda memberikan pertanggung jawaban secara penuh atas kesalahan yang sudah terjadi. Tidak hanya itu, akan lebih baik lagi jika anda juga meminta maaf kepada pelanggan. Itulah beberapa contoh surat permohonan maaf perusahaan kepada pelanggan yang bisa anda pergunakan sebagai referensi.