Manajemen Perkantoran : Pengertian, Tujuan, Fungsi, Prinsip

Kantor merupakan tempat yang biasanya dipergunakan sebagai tempat untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis. Dalam mengerjakan semua pekerjaan tersebut, tentu dibutuhkan manajemen yang baik, yang tidak lain dan tidak bukan adalah manajemen perkantoran.

Manajemen kantor yang baik harus bisa mencapai tujuan pelaksanaan pekerjaan kantor dengan cara seefisien mungkin. Manajemen kantor memang tidak terlihat, namun bisa dirasakan oleh semua pegawai dalam pekerjaan sehari – hari untuk mencapai tujuan tertentu.

Adapun manajemen perkantoran modern harus mampu merencanakan, mengorganisasi manusia, uang, metode, material, dan pasar dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan pegawai sesuai dengan tujuan organisasi ataupun kantor yang bersangkutan.

Pengertian Manajemen Perkantoran

Jika mengacu pada wikipedia, maka Pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran adalah bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.

Selain definisi tersebut diatas, beberapa ahli juga mengungkapkan pendapat masing – masing mengenai pengertian manajemen administrasi perkantoran, diantaranya adalah :

Edwin Robinson dan William Leffingwell, manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.

George R. Terry, mendefinisikan manajemen administrasi perkantoran sebagai perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan – tujuan yang telah ditentukan.

Millis Geoffrey, menyatakan definisikan sebagai seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.

W.H. Evans, memberikan pendapat bahwa manajemen administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.

Melihat beberapa pengertian manajemen perkantoran menurut para ahli tersebut diatas, maka bisa disimpulkan bahwa pengertian manajemen administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun) mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan.

Manajemen administrasi perkantoran meliputi kegiatan yang umumnya disebut sebagai pekerjaan perkantoran (office work). Adapun ruang lingkup manajemen perkantoran modern adalah :

  1. Mengetik (Typing)
  2. Menghitung (Calculating)
  3. Memeriksa (Checking)
  4. Menyimpan Warkat/Arsip (Filling)
  5. Menelepon (Telephoning)
  6. Menggandakan (Duplication)
  7. Mengirim Surat (Mailing)
  8. Mengadakan
  9. Mencatat
  10. Menyortir, dan lain sebagainya.

Pengertian Kantor

Dalam bahasa Indonesia kita sering menyebut “kantor”, yang berasal dari bahasa Belanda “kantoor”, untuk bahasa Perancis disebut comptoir, yakni tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin.

Kantor bisa hanya merupakan ruangan kecil saja, namun juga bisa merupakan bangunan bertingkat tinggi. Prajudi menjelaskan pengertian kantor sebagai berikut :

  1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis
  2. Markas atau ruang (kompleks) dimana seorang pengusaha beserta staffnya menjalankan aktivitas – aktivitas pokoknya
  3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi
  4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan

Sementara dalam bahasa Inggris, kantor disebut sebagai “office” yang berarti :

  1. Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task, function)
  2. Jabatan (tenure of official position)
  3. Markas atau ruang dimana seorang pengusaha dan staffnya menjalankan aktivits usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government department, etc)
  4. Jasa pelayanan (service, kind help)
  5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan – urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do, work, duties)
  6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat kerja tata usaha (place building, rooms, of bussines and clerical works).

Pada umumnya, kantor sering dibagi menjadi dua jenis, yakni kantor pusat yang merupakan kantor terbesar dan terpenting, dan kantor – kantor lainnya yang disebut dengan kantor cabang.

Adapun kegunaan ruang kantor adalah sebagai tempat melaksanakan pekerjaan, dengan biaya serendah mungkin, namun dengan tingkat kepuasan setinggi mungkin. Demi mencapai tujuan tersebut, ruangan kantor biasanya dibedakan menjadi 3 jenis, yakni ruangan kerja (work spaces), ruang pertemuan (meeting spaces), dan ruangan pendukung (support spaces).

Tujuan Manajemen Perkantoran

Jika disederhanakan, maka tujuan manajemen perkantoran adalah untuk mencapai tujuan dengan cara yang efektif dan efisien. Bilamana dalam proses pencapaian tersebut ditemukan pemborosan, maka sudah seharusnya dihindari, seperti pemborosan waktu, uang, ataupun sumber daya manusia.

George R Terry dalam bukunya yang berjudul “Office Management and Control”, mengungkapkan bahwa tujuan manajemen administrasi perkantoran modern adalah :

  1. Membantu perusahaan memelihara persaingan
  2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
  3. Membuat catatan dengan biaya minimal
  4. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan saja, dan dimana pun diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
  5. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah – rendahnya.

Manajemen administrasi perkantoran harus bisa menjamin ketersediaan informasi yang selalu siap untuk digunakan. Adapun ciri – ciri informasi yang siap digunakan adalah :

  1. Lengkap
  2. Relevan dengan penggunaanya
  3. Up to date
  4. Akurat
  5. Dapat dipertanggung jawabkan

Fungsi Manajemen Perkantoran Modern

Sistem dalam perkantoran tentu bukan hal yang mudah bagi sebagian banyak orang. Maka dari itu, harus ada fungsi yang bisa dirasakan melalui pelaksanaan manajemen perkantoran modern yang baik dan benar.

Berikut di bawah ini beberapa fungsi manajemen perkantoran modern yang bisa didapatkan :

  1. Perencanaan (Planning). Digunakan dalam menentukan tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Seorang manajer harus memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber daya yang dimiliki.
  2. Pengorganisasian (Organizing). Fungsi yang akan mempermudah manajer dalam mengawasi dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang sudah dibagi, membantu mewujudkan struktur organisasi, mendeskripsikan tugas setiap bidang atau bidang, wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi, memperlihatkan tugas antar setiap unit, dan sumber daya manusia dan materil yang diperlukan dapat diketahui dengan jelas.
  3. Pengarahan (Commanding). Berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah, atau instruksi kepada bawahan dalam menjalankan tugas agar terlaksana dengan baik dan sesuai tujuan.
  4. Pengawasan (Controlling). Menjaga agar semua kegiatan dan efektivitas penggunaan sumber daya yang ada tidak menyimpang dari rencana sehingga tujuan organisasi dapat terwujud.

Manajemen perkantoran modern memang sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan tata usaha kantor. Modern berarti “terbaru” atau “mutakhir”. Tidak selamanya metode lama ataupun perlengkapan lama masih efektif digunakan di jaman modern sekarang ini.

Adapun ciri – ciri manajemen perkantoran modern adalah :

  1. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik
  2. Menggunakan alat dan perlengkapan, termasuk mebeler yang tepat
  3. Para pegawai dalam melaksanakan tugas – tugasnya berdisiplin dan profesional
  4. Memiliki sikap dan cara bertindak sesuai dengan tuntutan jaman
  5. Mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, efisiensi, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.

Untuk melaksanakan manajemen perkantoran modern, maka sudah selayaknya menggunakan sistem modern sekarang ini, seperti komputerisasi. Jadi, pengelolaan data atau informasi bisa dilakukan dengan komputerisasi.

Keuntungan yang akan didapatkan apabila menggunakan sistem komputerisasi adalah kecepatan, kecermatan, keterkinian komunikasi dan pemrosesan data.

Namun bukan berarti jika hal tersebut tidak memiliki kelemahan. Berikut adalah beberapa kekurangan sistem komputerisasi yang mungkin dirasakan saat ini.

  1. Sistem modern berbasis komputerisasi akan susah dipadukan dengan sistem lama
  2. Kesalahan dalam hal menyimpan file induk, akan menyulitkan pencarian kembali apabila dibutuhkan di kemudian hari
  3. Terinfeksinya file – file penting oleh virus – virus akan sangat berpengaruh besar bagi proses pengambilan keputusan.

Sumber Daya Manajemen Kantor

Secara umum, setiap perusahaan atau organisasi akan memiliki unsur – unsur manajemen yang menjadi sumber daya. Semua sumber daya harus bisa dioptimalkan dengan seefisien mungkin untuk mencapai tujuan.

Berikut adalah beberapa sumber daya manajemen perkantoran.

  1. Sumber Daya Manusia (Pegawai Kantor)
  2. Biaya Kantor (Gaji Pegawai, Pembelian Peralatan, dll)
  3. Material Kantor (Ruang Kantor, Perabot Kantor, Alat Tulis Kantor, Mesin Kantor, dll).

Seorang manajer harus mampu mengoptimalkan keberadaan semua sumber daya yang dimiliki. Begitu juga dengan para pegawai (SDM) harus mampu mengoptimalkan pengggunaan material kantor yang ada.

Prinsip Manajemen Perkantoran Modern

Kooritz (1972) mengatakan bahwa prinsip – prinsip manajemen harus fleksibel, tidak mutlak, dan harus dapat dipergunakan tanpa memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu.

Sementara Keeling, et All (1978) dalam bukunya yang berjudul “Administrative Office Management”, dengan mengacu pada William H. Leffingwell, mengatakan bahwa Leffingwell dianggap sebagai Bapak Manajemen Kantor, yang merupakan penggagas pertama dengan menerapkan prinsip – prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor.

Bukunya yang berjudul “Scientific Office Management” yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern dalam manajemen kantor. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif kemudian dikembangkan oleh Keeling dan kawan – kawan.

  1. Manajer kantor harus dapat dengan mudah merencanakan pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana, kapan, dan dimana harus dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan.
  2. Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk, manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upaya – upaya semua pegawai, mesin – mesin, dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan.
  3. Lebih jauh, prosedur dan sistem operasi yang tepat, praktik penyimpanan arsip, metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran, standar dan tata letak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan dengan efektif.
  4. Mungkin yang paling penting, manajer kantor menseleksi, melatih, memotivasi, mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhadp organisasi pada tingkat yang optimal.

Begitu juga dengan Komaruddin (1981) mengemukakan pendapatnya mengenai 9 prinsip – prinsip manajemen perkantoran modern, yakni :

  1. Manajer kantor adalah seorang eksekutid, yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyedia yang semata – mata hanya berurusan dengan ketatausahaan saja.
  2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan – bahan.
  3. Mesin – mesin dan perlengkapan yang otomatis hendakanya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis.
  4. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor.
  5. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya.
  6. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. Hal ini termasuk menghilangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir kantor.
  7. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, program diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah.
  8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan.
  9. Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan baik pada jiwa penyedia maupun pada sikap pegawai.

Kesimpulan

Kantor merupakan tempat atau ruangan yang digunakan sebagai tempat penanganan data dan informasi. Adapun pekerjaan tersebut yang dimaksud adalah mulai dari pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi.

Manajemen administrasi perkantoran harus fleksibel dan tidak bertetangan dengan manajemen lainnya, misalnya saja manajemen kearsipan, yang berfokus pada pengelolaan arsip atau dokumen.

Semakin banyak data yang diolah, maka tentu akan semakin susah untuk dikerjakan. Maka dari itulah diperlukan manajemen perkantoran modern, dengan tujuan menyederhanakan pekerjaan dimaksud, namun dengan hasil yang memuaskan.