Perbedaan Invoice dan Kwitansi Serta Penjelasannya

Dalam dunia bisnis, penggunaan invoice dan kwitansi memang sangat dibutuhkan. Namun banyak orang menganggap keduanya sama, padahal sebenarnya tidak. Ada banyak perbedaan invoice dan kwitansi, yang mungkin saja masih belum disadari banyak orang.

Baik invoice maupun kwitansi, sama – sama merupakan dua dokumen yang dipergunakan dalam urusan jual beli antara penjual dan pembeli. Dalam hal ini, invoice maupun kwitansi dikeluarkan oleh pihak penjual. Walaupun keduanya dikeluarkan oleh penjual, namun perbedaan kwitansi dan invoice sangat besar.

Kwitansi memiliki manfaat yang sangat besar, terutama dalam pembukuan keuangan usaha. Dengan kwitansi yang lengkap, maka biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan akan lebih mudah dihitung, serta lebih mudah menentukan harga jual nantinya.

Pengertian Invoice dan Kwitansi

Sebelum kwitansi diterbitkan, maka terlebih dahulu biasanya akan diterbitkan invoice dan diberikan kepada pembeli. Namun tidak selamanya demikian, sebab kwitansi bisa diterbitkan tanpa adanya invoice dari penjual.

Invoice atau Tagihan adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual berisi tagihan yang harus dibayarkan oleh konsumen atau pembeli. Selain tagihan pembayaran, invoice juga pada umumnya memuat tanggal pengiriman barang, rincian barang, biaya lain – lain, nama penerima invoice.

Misalnya saja anda merupakan seorang pengusaha yang menjual bahan bangunan. Saat ada pembeli datang dan membeli kebutuhan bahan bangunan, maka anda bisa mengeluarkan surat penagihan berupa invoice atas pembelian barang tersebut.

Pada invoice tersebut akan dicantumkan mengenai jenis barang yang dibeli, harga, total harga keseluruhan, serta hal – hal lainnya yang berkaitan dengan pembelian dan pembayaran barang tersebut.

Invoice atau faktur ini memiliki bentuk yang berbeda – beda, tergantung dari perusahaan atau badan usaha yang menggunakannya. Sebelumnya, kami sudah pernah membahas mengenai beberapa contoh surat invoice yang mungkin akan berguna untuk anda sekalian.

Dilansir dari wikipedia, Kwitansi merupakan dokumen yang menyatakan bahwa seseorang telah menerima uang atau properti dalam pembayaran setelah penjualan atau transfer barang atau penyediaan layanan lainnya. Dalam hal ini, kwitansi juga bisa disebut sebagai tanda terima pembayaran.

Dalam kwitansi yang diterbitkan oleh penjual, maka harus dicantumkan tanggal pembelian dari barang dimaksud. Dengan menanda tangani kwitansi atau memberikan cap/stempel, maka penjual sudah menyatakan jika kwitansi tersebut adalah sah.

Manfaat dari kwitansi untuk pelaku usaha sangatlah penting. Misalnya saja anda sebagai seorang pengusaha restoran dan membeli berbagai bahan – bahan masakan ataupun peralatan masak. Ada baiknya agar semua pengeluaran tersebut dibuatkan kwitansi.

Dengan adanya kwitansi, maka anda akan jauh lebih mudah menghitung semua pengeluaran. Anda pun akan lebih mudah menentukan harga jual dengan memperkirakan jumlah untung yang akan didapatkan. Begitu juga dengan perusahaan besar, tentunya akan selalu menggunakan kwitansi untuk setiap pengeluaran, terutama pengeluaran besar.

Perbedaan Invoice dan Kwitansi

Dari pengertian tersebut diatas, setidaknya anda mungkin sudah bisa mendapatkan gambaran mengenai apa perbedaan invoice dan kwitansi. Namun untuk lebih jelasnya, berikut dibawah ini kami jabarkan mengenai perbedaan keduanya.

  1. Invoice merupakan permintaan atau tagihan pembayaran, sementara kwitansi adalah tanda terima atau konfirmasi pembayaran yang sudah diterima oleh penjual. Dengan menanda tangani kwitansi, maka penjual menyatakan sudah menerima pembayaran dari konsumen.
  2. Invoice dikeluarkan dengan tujuan agar tagihan dibayar, sementara kwitansi dikeluarkan setelah tagihan dibayar. Dalam hal ini, invoice diterbitkan sebelum pembayaran diterima, dan kwitansi diterbitkan setelah pembayaran diterima.
  3. Invoice digunakan untuk mengetahui penjualan barang dan jasa, dalam hal ini untuk penjual. Sementara kwitansi berguna sebagai dokumentasi pembelian barang yang sudah dibayar lunas, dalam hal ini konsumen.
  4. Invoice memuat jumlah total yang harus dibayarkan dengan waktu jatuh tempo, sementara kwitansi memuat informasi mengenai jumlah total yang sudah dibayarkan beserta dengan cara pembayaran yang dilakukan konsumen.

Ciri Ciri Invoice dan Kwitansi

Invoice dan kwitansi merupakan dua jenis dokumen penting yang dibutuhkan dalam bertransaksi jual beli barang ataupun jasa. Invoice digunakan untuk menagih pembayaran, sementara kwitansi digunakan untuk mengonfirmasi pembayaran yang sudah diterima penjual.

Mengetahui perbedaan invoice dan kwitansi akan semakin mudah jika anda mengetahui ciri – ciri keduanya. Alhasil, anda pun bisa langsung menilai apakah selembar kertas itu merupakan invoice atau kwitansi.

Ciri – Ciri Invoice adalah sebagai berikut :

  1. Invoice memuat informasi tentang jatuh tempo pembayaran, sehingga konsumen atau pembeli tahu kapan harus melunasi barang atau jasa yang sudah dibelinya.
  2. Setiap invoice atau faktur memiliki nomor yang berbeda – beda, dan tidak akan ada nomor invoice yang duplikat dari satu perusahaan yang sama. Jadi, anda sebagai konsumen tidak akan pernah mendapatkan tagihan duplikat, yang akan berpengaruh pada keuangan atau pengeluaran.
  3. Invoice diterbitkan sebagai tanda transaksi yang sudah terjadi antara penjual dan pembeli.

Ciri Ciri Kwitansi adalah sebagai berikut :

  1. Merupakan secarik kertas namun memiliki dua bagian yang berbeda antara kiri dan kanan. Bagian kanan dengan cetakan yang lebih kecil dipegang oleh penjual sebagai tanda bukti pembayaran sudah diterima dari konsumen. Sementara bagian kiri diberikan kepada konsumen atau pembeli sebagai pihak yang sudah membayarkan tagihan atau transaksi.
  2. Terdapat informasi jelas mengenai penjual dan pembeli, informasi produk, serta jumlah uang yang sudah dibayarkan.
  3. Terdapat kolom tanda tangan penjual yang disiapkan sebagai bukti sah atas penerimaan pembayaran dari pembeli.
  4. Diterbitkan sebagai konfirmasi penerimaan pembayaran dari konsumen.

Seorang penjual harus menerbitkan invoice untuk penjualan barang atau jasa yang tidak dibayarkan secara langsung atau cash. Dengan demikian, maka pembeli akan bisa mengetahui kapan jatuh tempo pembayaran barang atau jasa yang sudah dibelinya.

Begitu juga dengan kwitansi, harus diterbitkan oleh penjual dan diberikan kepada pembeli setelah ditanda tangani. Hal ini sebagai bukti sah konfirmasi pembayaran yang sudah diterima dari konsumen.