Pengertian Surat Dinas, Cara Membuatnya, dan Contohnya

Pengertian Surat Dinas – Penggunaan surat sebagai media komunikasi sampai sekarang ini memang masih dipertahankan. Walaupun sudah hampir tidak digunakan lagi untuk urusan komunikasi pribadi, namun berbeda dnegan urusan komunikasi resmi dan formal. Dalam berbagai urusan formal, surat pun masih sangat diperlukan karena merupakan media komunikasi yang resmi. Ada banyak juga surat resmi yang seringkali dipergunakan oleh berbagai pihak, seperti instansi pemerintahan, perusahaan, lembaga, dan organisasi.

Jika anda ingin melewatkan artikel ini dan fokus untuk mencari contoh contoh surat saja, maka anda bisa membukanya pada Contoh Surat Dinas.

Salah satu jenis surat yang mungkin masih sangat sering dipergunakan adalah surat dinas. Surat ini sering juga disebut dengan surat resmi, dimana penggunaanya adalah untuk kepentingan komunikasi formal. Jadi, surat ini tidak akan bisa dipergunakan oleh perseorangan, sekalipun untuk kepentingan resmi. Pihak yang  biasanya menggunakan surat ini adalah instansi pemerintah, organisasi, sekolah, dan berbagai pihak lainnya.

Sebagaimana surat resmi pada umumnya, ciri ciri surat dinas maupun struktur surat dinas tentu akan berbeda dengan surat pribadi. Salah satunya adalah penggunaan bahasa yang harus baik dan sopan, serta struktur penulisan yang harus sesuai. Dan seperti yang sudah saya katakan tadi, surat ini diterbitkan oleh suatu pihak atau kelompok, dan tidak bisa ditertbitkan oleh pihak perseorangan.

Salah satu contoh kecil adalah contoh surat dinas sekolah. Ketika seorang kepala sekolah menerbitkan surat tersebut, maka itu berarti jika surat tersebut diterbitkan atas nama sekolah, bukan atas nama kepala sekolah sendiri. Kepala sekolah disini hanyalah sebagai seorang pimpinan, dan hanya bertugas untuk menanda tangani surat tersebut. Sementara untuk penerbitan surat tersebut, harus tetap memperhatikan peraturan – peraturan yang berlaku dan bukan merupakan hak pribadi seorang kepala sekolah.

Pengertian Surat Dinas

Ketika berbicara mengenai surat ini, mungkin ada banyak pertannyaan yang akan berkecamuk di dalam pikiran anda. Beberapa di antaranya adalah mengenai pengertian surat dinas, struktur surat dinas, macam macam surat dinas maupun jenis jenis surat dinas. Ya, surat ini memang merupakan surat yang sangat familiar dan sering digunakan. Namun tentu saja tidak semua orang sudah paham dengan jenis surat yang satu ini. Maka dari itu, kita akan membahasnya dengan lengkap disini.

Surat Dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi, perusahaan, organisasi, dan lembaga untuk keperluan komunikasi formal. Jadi, ketika anda menerbitkan surat ini di perusahaan tempat anda bekerja, maka berarti surat tersebut mewakili perusahaan tempat anda bekerja. Adapun tujuan surat dinas adalah sebagai instruksi pekerjaan, pedoman pekerjaan, sebagai pengingat, dan masih banyak lagi.

Untuk mempermudah anda dalam memahami surat ini, maka saya akan memberikan satu contoh kecil. Sebuah sekolah tentu akan sering menggunakan surat resmi untuk berbagai keperluan. Dan untuk contoh kali ini kita sebut saja pihak sekolah ingin memberikan surat undangan rapat kepada para orang tua/wali siswa. Maka dari itu, mereka pun bisa mengundang orang tua/wali siswa dengan menggunakan surat.

Surat yang digunakan untuk mengundang orang tua/wali siswa tersebut disebut dengan contoh surat dinas sekolah. Kenapa demikian?, karena surat undangan yang dikirimkan tersebut mengandung informasi formal yang disampaikan kepada orang tua/siswa. Pihak yang mengundang orang tua/wali siswa tersebut pun bukan hanya satu atau dua orang saja, melainkan pihak sekolah, dimana terdapat kepala sekolah, wakil kepala sekolah, guru – guru, dan lain sebagainya.

Bagian Bagian Surat Dinas

Salah satu hal yang harus anda perhatikan dalam menulis surat ini adalah penggunaan bahasa yang baik dan sopan. Namun bukan hanya itu saja, anda juga harus memperhatikan struktur surat dinas. Dengan struktur tersebut, anda akan lebih mudah menulis surat, yang tentunya dengan baik dan benar. Penempatan bagian per bagian juga harus tepat dan tidak boleh ada yang terlewatkan.

Untuk anda yang sudah bekerja, mungkin akan membutuhkan beberapa bahan referensi untuk menulis surat. Begitu juga untuk anda yang masih sekolah atau kuliah dan mendapatkan tugas untuk menulis surat. Maka di bawah ini adalah struktur surat dinas yang bisa anda perhatikan sebagai bahan referensi untuk anda.

  1. Kop Surat, merupakan kop surat dari pihak yang menerbitkan surat, seperti instansi pemerintahan, sekolah, lembaga, organisasi, dan perusahaan.
  2. Nama Kota dan Tanggal, merupakan nama kota dimana surat itu dikeluarkan dan tanggal penerbitan dari surat tersebut.
  3. Nomor Surat, merupakan penomoran yang sudah teratur dari pihak penerbit surat tersebut.
  4. Lampiran, untuk bagian ini tergantung kebutuhan, dimana anda bisa mengosongkannya jika memang tidak ada lampiran pada surat tersebut.
  5. Perihal, berisikan topik atau tema dari isi surat yang anda kirimkan tersebut.
  6. Salam Pembuka, merupakan awal sebelum masuk ke dalam isi surat, dimana biasanya diawali dengan kata Dengan Hormat ataupun ucapan Assalamualaikum.
  7. Isi Surat, merupakan bagian yang terpenting dalam surat. Anda bisa memberitahukan informasi yang ingin disampaikan pada bagian ini dengan sejelas mungkin, namun harus padat dan singkat.
  8. Salam Penutup, merupakan ucapan terimakasih dan harapan – harapan lainnya.
  9. Nama dan Tanda Tangan, merupakan nama dan tanda tangan dari pimpinan, ataupun pejabat yang diberi kewenangan oleh pimpinan.
  10. Stempel, jangan lupa juga untuk membubuhkan stempel pada surat tersebut, dimana berguna juga sebagai identitas dari perusahaan.

Contoh Surat Dinas

Nah, setelah kita berbicara mengenai struktur surat dinas, tentu masih akan terasa kurang jika kita tidak membahas mengenai macam macam surat dinas ataupun jenis jenis surat dinas. Ada banyak jenis jenis surat ini, yang mana bisa anda pergunakan sesuai dengan kepentingan dan keperluan masing masing. Kenapa demikian?, karena tidak semua surat memiliki tujuan yang sama, tergantung dari informasi yang ingin disampaikan.

Maka untuk anda yang ingin mengetahui jenis jenis surat dinas ataupun macam macam surat dinas, berikut di bawah ini saya berikan sebagai bahan referensi untuk anda sekalian.

  1. Surat Dinas Sekolah
  2. Dinas Pemerintahan
  3. Dinas OSIS
  4. Dinas Undangan
  5. Dinas Perusahaan
  6. Dinas Resmi Sekolah
  7. Dinas Undangan Rapat
  8. Dinas Pemberitahuan
  9. Dinas Permohonan Izin
  10. Dinas Penawaran

Jadi, ada banyak jenis jenis dari surat ini yang mungkin cocok untuk anda pergunakan. Anda pun bisa mencari jenis mana yang paling cocok untuk anda pergunakan. Terlebih untuk anda yang sudah bekerja dan bertugas menangani urusan surat menyurat, tentu tidak bisa sembarangan mengelompokkan surat atau menulis surat.

Sementara untuk anda yang masih sekolah atau kuliah dan mendapat tugas untuk menulis surat, bisa menulis beberapa contoh atau jenis sesuai dengan keinginan anda. Namun yang harus anda perhatikan adalah kecocokan dari informasi yang harus disampaikan dengan jenis surat yang anda pilih.