Pengertian Surat Edaran, Cara Membuatnya, dan Contohnya

Pengertian Surat Edaran – Seiring dengan perkembangan zaman dan kecanggihan teknologi, media surat juga sudah semakin ditinggalkan. Hal ini dikarenakan saat ini sudah banyak media komunikasi yang lebih canggih dan cepat. Namun jika kita melihat berbagai instansi pemerintahan, perusahaan, lembaga dan organisasi, kebanyakan masih setia dengan menggunakan media komunikasi surat.

Jika anda tidak ingin membaca penjelasan ini dan ingin langsung membaca mengenai contoh contohnya saja, maka anda bisa membacanya pada Contoh Surat Edaran.

Hal ini dikarenakan surat merupakan media komunikasi yang resmi dan bisa dijadikan sebagai bukti otentik di kemudian hari. Ada beberapa surat resmi yang bisa dipergunakan oleh pihak kelompok dan individu, namun ada juga surat resmi yang hanya bisa digunakan oleh kelompok saja. Sementara untuk individual, surat tersebut tidak bisa digunakan.

Salah satu contohnya adalah surat edaran, dimana tidak bisa digunakan oleh perseorangan atau individual. Surat ini juga sering disebut dengan surat pemberitahuan, yang memang memiliki banyak persamaan. Namun jika surat pemberitahuan biasanya dipergunakan untuk pihak lain, maka edaran diperuntukkan lebih ke komunikasi internal saja. Jadi, surat ini diterbitkan di dalam suatu instansi dan diperuntukkan untuk orang orang yang berada pada instansi tersebut juga.

Salah satu contoh kecil adalah pihak sekolah, dimana memang seringkali menggunakan surat ini. Ketika musim libur semester akan tiba, maka pihak sekolah harus memberitahukan kapan saja hari libur dan kapan masuk sekolah kembali kepada para siswa. Maka dari itu, pihak sekolah pun bisa menggunakan surat edaran untuk menyampaikan informasi tersebut. Jadi seperti yang saya katakan tadi, surat ini lebih dipergunakan untuk lingkungan instansi atau lembaga saja.

Pengertian Surat Edaran

Edaran berarti sesuatu yang diedarkan kepada orang lain, dimana biasanya dalam bentuk benda. Dan surat adalah salah satunya. Di dalam surat tersebut terdapat sesuatu informasi yang harus disampaikan kepada pihak lain, baik itu untuk perseorangan maupun untuk banyak orang. Namun pada umumnya, edaran memang diperuntukkan untuk banyak orang, seperti contoh pihak sekolah yang memberikan edaran kepada semua siswa di sekolah tersebut.

Anda memang mungkin tidak merasa asing lagi dengan surat pemberitahuan. Namun surat pemberitahuan ini biasanya lebih digunakan untuk tujuan perseorangan atau satu pihak saja. Sementara edaran diperuntukkan untuk banyak orang atau banyak pihak, dimana biasanya kita tidak akan menemukan nama tujuan dari surat tersebut. Misalnya ketika ingin memberikan edaran kepada para siswa, tidak mungkin pihak sekolah menulis semua nama siswa pada tujuan surat tersebut.

Jadi, disinilah letak perbedaan paling mendasar dari surat edaran dengan surat pemberitahuan. Ketika surat pemberitahuan dipergunakan untuk satu orang atau satu pihak saja, maka edaran biasanya ditujukan kepada banyak orang sekaligus. Surat Edaran adalah surat yang berisikan pemberitahuan secara resmi di dalam suatu instansi, perusahaan, lembaga, maupun organisasi.

Lantas, mengapa harus menggunakan surat edaran?. Tentu saja karena tujuan surat tersebut tidak hanya satu orang, melainkan lebih bahkan mungkin banyak orang. Dan anda tentu sudah tahu jika memberitahukan suatu informasi kepada banyak orang tentu akan memakan waktu dan tenaga. Maka dari itu, digunakanlah surat, dimana cukup mengkonsep satu buah surat saja dan satu bentuk tujuan surat yang mewakili semua tujuan. Dengan demikian, maka penyampaian informasi tersebut pun akan jauh lebih cepat.

Bagian Bagian Surat Edaran

Menulis surat edaran bukanlah merupakan sesuatu hal yang susah dan lama. Namun mungkin masih banyak orang yang kurang tahu dan kurang paham untuk menulis surat ini. Dan satu hal yang harus anda perhatikan adalah penggunaan bahasa yang harus baik dan sopan, karena surat ini merupakan salah satu jenis surat resmi. Sementara itu, anda juga masih harus memperhatikan perihal struktur atau bagian bagian dari surat edaran.

Untuk anda yang mencari bahan referensi untuk menulis surat ini, baik untuk anda yang sudah bekerja dan ingin mengkonsep surat, ataupun untuk siswa dan mahasiwa yang mendapat tugas untuk menulis surat, maka berikut di bawah ini beberapa bagian surat edaran yang harus anda lengkapi.

  1. Kop Surat, merupakan kop surat dari penerbit surat, seperti instansi pemerintahan, perusahaan, sekolah, lembaga, dan organisasi.
  2. Tulisan Surat Edaran, dalam bentuk huruf kapital dan diposisikan di bagian tengah, tepat di bagian bawah kop surat.
  3. Nomor Surat, merupakan penomoran berurut dari perusahaan, sekolah, instansi, ataupun organisasi, yang bisa anda posisikan tepat di bagian bawah tulisan surat edaran tadi.
  4. Perihal,  merupakan isi topik dari informasi yang ingin anda sampaikan dalam isi surat tersebut.
  5. Tujuan Surat, merupakan pihak yang akan menerima informasi tersebut, seperti semua siswa, semua karyawan dan pegawai, semua orang tua/wali siswa, dan lain sebagainya.
  6. Salam Pembuka, biasanya diisi kata Dengan hormat, ataupun ucapan Assalamualaikum.
  7. Isi Surat, berisikan informasi yang ingin anda sampaikan secara detail, namun harus dengan singkat, padat, dan jelas.
  8. Salam Penutup, berisikan ucapan terimakasih dan harapan agar informasi yang anda berikan bisa dilaksanakan atau diterima dengan baik.
  9. Nama Kota dan Tanggal, merupakan nama kota dimana surat diterbitkan dan tanggal kapan surat diterbitkan.
  10. Nama dan Tanda Tangan, merupakan nama dan tanda tangan pimpinan ataupun pejabat yang ditunjuk oleh pimpinan.
  11. Stempel, merupakan stempel dari pihak yang menerbitkan surat tersebut, seperti perusahaan ataupun sekolah.

Contoh Surat Edaran

Ada banyak jenis jenis surat edaran ataupun macam macam surat edaran yang mungkin untuk anda butuhkan. Untuk anda yang sudah bekerja dan bertugas menangani urusan surat menyurat, maka bisa mencari jenis surat mana yang paling cocok untuk informasi yang akan anda sampaikan. Sementara untuk anda yang masih sekolah atau kuliah dan mendapat tugas untuk menulis surat edaran, maka bisa mencari jenis surat mana yang paling mudah untuk anda kerjakan.

Berikut di bawah ini beberapa jenis jenis surat edaran yang bisa anda kembangkan dan anda jadikan sebagai sebuah surat yang utuh dan lengkap.

  1. Edaran Pemberitahuan
  2. Edaran Perusahaan
  3. Edaran Resmi
  4. Edaran Dinas
  5. Edaran Umum
  6. Edaran Pemerintah
  7. Edaran Khusus
  8. Edaran Libur Sekolah
  9. Edaran Karang Taruna
  10. Edaran Organisasi.

Mungkin masih ada beberapa jenis surat edaran lain yang bisa anda cari. Namun beberapa jenis di atas setidaknya sudah bisa menjadi bahan referensi untuk kemudian anda kembangkan menjadi sebuah surat yang utuh dan lengkap.