Home » Surat Niaga » Pengertian Surat Penawaran, Unsur dan Contohnya

Pengertian Surat Penawaran, Unsur dan Contohnya

Pengertian Surat Penawaran – Menjalankan bisnis atau badan usaha, tentunya memiliki ketergantungan yang tinggi terhadap pelanggan. Mencari pelanggan bukanlah hal yang mudah, dan seringkali pelaku badan usaha harus menggunakan sistem “jemput bola”.

Jika anda memiliki usaha produksi sepatu, maka tentu masih sangat banyak perusahaan lain yang memproduksi sepatu. Dengan demikian, persaingan untuk mendapatkan pelanggan akan sulit, tergantung dari strategi yang dijalankan oleh para pelaku usaha.

Dalam hal ini, penggunaan surat penawaran merupakan salah satu cara yang bisa dilakukan. Anda pemilik barang ataupun jasa, tentunya akan sangat cocok mengirimkan surat penawaran harga kepada para pihak – pihak yang berpotensi menjadi pembeli dan menjalin kerja sama yang saling menguntungkan.

Tapi, apa pengertian surat penawaran?, dan bagaimana cara membuat surat penawaran?, serta apa saja unsur – unsur surat penawaran?. Semuanya akan kami paparkan dengan jelas pada artikel ini.

Pengertian Surat Penawaran

Ada banyak jenis surat penawaran yang sering dipergunakan dalam dunia bisnis. Misalnya saja surat penawaran barang atau produk, penawaran jasa, penawaran harga, dan juga penawaran kerja sama. Sementara tujuan akhir dari penawaran tidak lain dan tidak bukan untuk meningkatkan pendapatan.

Pengertian Surat Penawaran adalah surat yang dikirimkan oleh penjual ataupun penyedia jasa kepada calon pembeli dengan tujuan untuk menawarkan barang atau jasa yang dimiliki. Namun tidak hanya barang dan jasa, surat penawaran juga bisa digunakan untuk menjalin kerja sama.

Pada dasarnya, surat penawaran dikirimkan atas dasar permintaan penawaran. Misalnya saja calon pembeli ingin membeli produk anda, namun belum mengetahui daftar produk dan harga yang ditentukan. Calon pembeli pun bisa mengirimkan surat permintaan penawaran kepada penjual.

Kendati demikian, surat penawaran juga bisa dikirimkan oleh penjual atas inisiatif sendiri. Dalam hal ini, para pelaku badan usaha harus memiliki database yang memadai mengenai siapa atau perusahaan mana saja yang berpotensi menjadi pelanggan mereka.

Untuk lebih menarik perhatian, anda juga bisa menawarkan diskon menarik akan pembelian barang atau penggunaan jasa yang anda sediakan. Ketertarikan calon pembeli tentunya akan semakin tinggi berkat adanya diskon menarik dari penjual. Dan itu berarti jika peluang anda untuk mendapatkan pembeli semakin tinggi.

Unsur – Unsur Surat Penawaran

Setelah membahas mengenai pengertian surat penawaran diatas tadi, apakah saja unsur – unsur yang terdapat dalam surat penawaran?. Sebenarnya tidak jauh berbeda dengan unsur surat resmi lainnya, dimana surat penawaran juga termasuk sebagai salah satu jenis surat resmi.

Dalam dunia bisnis, surat ini merupakan surat niaga yang dipergunakan dalam perniagaan ataupun perdagangan barang dan jasa. Bahasa yang sopan, singkat, padat namun jelas merupakan hal yang wajib dalam membuat surat penawaran.

Jika anda ingin menulis surat penawaran dan membutuhkan panduan untuk menulisnya, maka unsur – unsur dalam surat penawaran adalah sebagai berikut.

  1. Kop Surat, merupakan kop surat perusahaan tempat anda bekerja. Lengkap dengan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan juga alamat e-mail dan alamat website jika ada.
  2. Nama Kota dan Tanggal, jangan pernah lupa juga untuk mencantumkan nama kota dan tanggal diterbitkannya surat tersebut.
  3. Nomor Surat, merupakan nomor urutan surat tesebut yang biasanya merupakan urutan surat keluar pada perusahaan anda.
  4. Lampiran, pada bagian ini biasanya anda bisa melampirkan mengenai detail barang atau jasa, serta harga untuk setiap detailnya.
  5. Perihal, surat resmi selalu memiliki hal atau perihal, yang merupakan isi inti dari surat tersebut.
  6. Tujuan, yakni pihak atau perusahaan yang anda tuju, seperti nama perusahaan dan juga alamat perusahaan tersebut.
  7. Salam Pembuka, ucapkan salam pembuka sebelum masuk ke inti surat. Biasanya pada bagian ini anda cukup menulis Dengan hormat ataupun Assalamualaikum.
  8. Isi Surat, merupakan inti dari surat dan berisikan penawaran yang anda berikan kepada perusahaan tersebut. Baik anda penyedia produk atau jasa, jangan lupa juga untuk berusaha menarik perhatian lebih dari mereka mengenai produk dan jasa yang anda tawarkan.
  9. Salam Penutup, berisikan salam penutup dan harapan anda agar perusahaan tersebut menindaklanjuti surat yang anda berikan. Anda pun tidak perlu sungkan – sungkan untuk mengatakan jika anda sangat berharap agar mereka mau membeli produk atau menggunakan jasa yang anda tawarkan.
  10. Nama dan Tanda Tangan, merupakan nama dan tanda tangan dari pimpinan perusahaan ataupun pejabat yang ditunjuk, misalnya Manager Marketing.
  11. Stempel, karena merupakan surat resmi dan dikeluarkan oleh perusahaan, maka jangan lupa juga untuk menyertakan stempel perusahaan pada area tanda tangan.

Fungsi Surat Penawaran

Ada berbagai fungsi dari penggunaan surat penawaran yang bisa dirasakan oleh para pemilik barang ataupun jasa, termasuk untuk perusahaan itu sendiri. Misalnya saja surat penawaran produk, berfungsi untuk memperkenalkan sekaligus mempromosikan produk tersebut.

Berikut adalah beberapa fungsi surat penawaran.

  1. Memperkenalkan Produk, untuk produk baru tentunya akan sangat efektif, dimana belum banyak pelanggan yang tahu akan produk ataupun jasa baru yang anda miliki.
  2. Mempromosikan Produk, selain memperkenalkan, anda juga bisa memberikan penawaran ataupun diskon menarik sebagai media mempromosikan barang dan jasa yang anda miliki.
  3. Menjalin Kerja Sama, bekerja sama dengan perusahaan lain adalah hal yang harus dilakukan para pemilik badan usaha, sebab tujuan akhir dari kerja sama tersebut adalah untuk meraih pendapatan semaksimal mungkin.
  4. Meluaskan Jaringan, dengan banyaknya surat penawaran yang anda kirimkan, maka jaringan yang anda miliki juga akan semakin luas, sebab dari sekian banyak penawaran yang anda berikan, tentunya akan ada yang menjadi pembeli, dan itu semua tergantung dari strategi yang anda lakukan.
  5. Meningkatkan Penjualan, semakin produk dan perusahaan anda dikenal, maka tentu akan semakin banyak juga produk dan jasa yang terjual. Agar produk anda dikenal luas, maka penawaran adalah salah satu cara yang paling tepat.

Tujuan Surat Penawaran

Surat penawaran memiliki tujuan terhadap penjual maupun calon pembeli. Pada dasarnya, tujuan surat penawaran adalah untuk menarik minat calon pelanggan terhadap produk ataupun jasa yang anda miliki.

Maka dari itu, anda harus bisa memberikan penawaran dengan sedetail mungkin. Dalam hal ini, anda bisa melampirkan katalog yang berisikan daftar produk dan harga dari semua produk ataupun jasa yang anda miliki.

Semakin lengkap informasi yang anda berikan, semakin cepat juga calon pembeli membuat keputusan untuk membeli atau tidak. Bagaimana jika calon pembeli memutuskan untuk tidak membeli?, maka dari itulah penting memberikan penawaran menarik, seperti diskon pembelian misalnya.

Contoh Surat Penawaran

Ada banyak contoh dan jenis surat penawaran yang mungkin bisa anda tulis, baik itu untuk pekerjaan di kantor perusahaan maupun karena tugas sekolah atau kampus.

Sample Surat Penawaran
Sample Surat Penawaran

Namun yang pasti tujuan dari surat niaga ini adalah untuk memberikan penawaran secara resmi kepada perusahaan lain dan berharap agar produk anda dibeli atau jasa yang anda tawarkan mereka gunakan.

Nah, berikut adalah beberapa jenis – jenis surat penawaran yang sangat sering kita temui dan sering dicari oleh banyak orang.

  1. Surat Penawaran Barang
  2. Surat Penawaran Jasa
  3. Surat Penawaran Kerjasama
  4. Surat Penawaran Negosiasi
  5. Surat Penawaran Harga

Mungkin masih banyak jenis surat penawaran yang tidak bisa disebutkan satu persatu disini. Namun untuk lebih lengkapnya, anda bisa membaca di artikel kami tentang contoh surat penawaran yang sudah kami posting terdahulu.

Setiap perusahaan tentu saja akan menginginkan penjualan yang tinggi demi mendapatkan keuntungan semaksimal mungkin. Jadi tidak heran jika surat ini memang sangat banyak digunakan oleh setiap perusahaan.