Pengertian Surat Penawaran, Cara Membuatnya, dan Contohnya

Pengertian Surat Penawaran – Dalam menjalankan sebuah perusahaan, tentu penggunaan surat masih harus tetap dipertahankan. Walaupun sekarang ini sudah banyak media komunikasi yang memudahkan kita, namun surat sebagai media komunikasi resmi masih harus tetap digunakan. Hal ini karena surat merupakan media komunikasi yang resmi, memiliki benda fisik, dan bisa dijadikan sebagai bukti otentik.

Jika anda tidak ingin berlama – lama membaca pengertian dari contoh surat penawaran, maka bisa langsung melihat contoh – contoh suratnya saja pada Contoh Surat Penawaran.

Sekarang ini ada banyak perusahaan yang berdiri dan bergerak di Indonesia. Berbagai perusahaan merupakan perusahaan yang  bergerak di bidang produksi, dan sebagian lagi bergerak di bidang jasa. Dan untuk bisa mendapatkan keuntungan, maka sebuah perusahaan harus menjual produk yang mereka miliki. Dan untuk perusahaan yang menyediakan jasa, mereka harus mencari pihak – pihak yang ingin menggunakan jasa mereka.

Namun di tengah persaingan yang sangat ketat sekarang ini, tentu saja perusahaan tidak bisa hanya berdiam diri dan menunggu bola. Alangkah baiknya jika perusahaan juga menawarkan produk dan jasa yang mereka miliki, agar semakin dikenal luas oleh pihak – pihak lain. Dengan demikian, maka penggunaan surat penawaran merupakan sesuatu hal yang wajib untuk dilakukan.

Sekarang ini ada banyak perusahaan yang menugaskan beberapa karyawan marketing mereka untuk mencari pelanggan. Namun sebenarnya tidak hanya demikian saja caranya, karena mereka juga bisa mengirimkan surat penawaran kepada perusahaan lain, toko – toko lain, atau bahkan mungkin instansi pemerintahan ataupun lembaga tertentu. Jika mereka tertartik dengan produk atau jasa yang anda tawarkan, maka mereka akan membalas surat yang anda berikan.

Pengertian Surat Penawaran

Ada banyak contoh surat penawaran yang mungkin biasa kita temukan. Dan beberapa yang paling populer adalah surat penawaran jasa, penawaran barang atau produk, dan juga penawaran kerjasama. Dan tujuan dari penggunaan surat penawaran ini adalah untuk meningkatkan penjualan, baik itu untuk produk maupun untuk jasa yang ditawarkan. Karena kita tentu sudah tahu jika menjual produk dan jasa itu bukanlah hal yang terbilang mudah.

Dan jika diartikan dengan sederhana, Surat Penawaran merupakan surat yang dikirimkan oleh penjual ataupun penyedia jasa kepada para pembeli dalam bentuk resmi. Jadi, baik bagi anda yang menyediakan produk atau barang, maupun untuk penyedia jasa, bisa menggunakan contoh jenis surat yang satu ini untuk memperkenalkan produk dan jasa yang anda miliki kepada pihak lain.

Pada umumnya, surat penawaran ini memang dikirimkan atas kemauan atau inisiatif dari perusahaan sendiri. Namun tidak tertutup juga kemungkinan jika surat ini dikirimkan sebagai balasan dari surat permintaan penawaran. Jadi, ketika perusahaan memerlukan barang seperti yang anda miliki, mereka mungkin akan mengirimkan surat permintaan penawaran, daftar harga, dan juga detail barang yang anda miliki.

Anda pun bisa mengirimkan surat ini sebagai balasan dari surat permintaan penawaran tersebut. Dan jangan lupa juga untuk tetap melampirkan data – data mengenai detail dan jenis barang atau jasa yang anda miliki, beserta dengan harga – harganya selengkap mungkin. Dengan demikian, mereka akan lebih mudah mengambil keputusan, apakah akan membeli barang dari anda ataupun menggunakan jasa dari anda.

Jika memungkinkan, anda juga bisa menyertakan atau memberitahukan mengenai diskon – diskon yang sedang diberikan oleh perusahaan anda. Sebagaimana kita ketahui, barang yang sedang diberi diskon memang pada umumnya menarik perhatian. Selain itu, anda juga bisa menyertakan bagaimana tata cara pembayaran yang diterima oleh perusahaan anda, apakah dengan pembayaran tunai saja atau bisa menerima pembayaran cicilan.

Bagian – Bagian Surat Penawaran

Surat ini yang merupakan salah satu jenis surat niaga juga disebut sebagai surat resmi perusahaan. Jadi, bahasa yang anda gunakan dalam menulis surat ini haruslah bahasa yang sopan dan sesuai dengan ejaan yang disempurnakan. Bukan hanya itu, ada juga beberapa bagian – bagian penting dalam surat yang tidak boleh anda lewatkan. Dan jika ingin menarik perhatian lebih dari pihak tujuan, anda juga bisa menyertakan beberapa hal lain.

Jika anda ingin menulis surat penawaran dan membutuhkan panduan untuk menulisnya, maka berikut di bawah ini beberapa elemen yang harus anda cantumkan pada surat.

  1. Kop Surat, merupakan kop surat perusahaan tempat anda bekerja. Lengkap dengan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan juga alamat e-mail dan alamat website jika ada.
  2. Nama Kota dan Tanggal, jangan pernah lupa juga untuk mencantumkan nama kota dan tanggal diterbitkannya surat tersebut.
  3. Nomor Surat, merupakan nomor urutan surat tesebut yang biasanya merupakan urutan surat keluar pada perusahaan anda.
  4. Lampiran, pada bagian ini biasanya anda bisa melampirkan mengenai detail barang atau jasa, serta harga untuk setiap detailnya.
  5. Perihal, surat resmi selalu memiliki hal atau perihal, yang merupakan isi inti dari surat tersebut.
  6. Tujuan, yakni pihak atau perusahaan yang anda tuju, seperti nama perusahaan dan juga alamat perusahaan tersebut.
  7. Salam Pembuka, ucapkan salam pembuka sebelum masuk ke inti surat. Biasanya pada bagian ini anda cukup menulis Dengan hormat ataupun Assalamualaikum.
  8. Isi Surat, merupakan inti dari surat dan berisikan penawaran yang anda berikan kepada perusahaan tersebut. Baik anda penyedia produk atau jasa, jangan lupa juga untuk berusaha menarik perhatian lebih dari mereka mengenai produk dan jasa yang anda tawarkan.
  9. Salam Penutup, berisikan salam penutup dan harapan anda agar perusahaan tersebut menindaklanjuti surat yang anda berikan. Anda pun tidak perlu sungkan – sungkan untuk mengatakan jika anda sangat berharap agar mereka mau membeli produk atau menggunakan jasa yang anda tawarkan.
  10. Nama dan Tanda Tangan, merupakan nama dan tanda tangan dari pimpinan perusahaan ataupun pejabat yang ditunjuk, misalnya Manager Marketing.
  11. Stempel, karena merupakan surat resmi dan dikeluarkan oleh perusahaan, maka jangan lupa juga untuk menyertakan stempel perusahaan pada area tanda tangan.

Contoh Surat Penawaran

Ada banyak contoh dan jenis surat penawaran yang mungkin bisa anda tulis, baik itu untuk pekerjaan di kantor perusahaan maupun karena tugas sekolah atau kampus. Namun yang pasti tujuan dari surat niaga ini adalah untuk memberikan penawaran secara resmi kepada perusahaan lain dan berharap agar produk anda dibeli atau jasa yang anda tawarkan mereka gunakan.

Nah, berikut adalah beberapa jenis – jenis surat penawaran yang sangat sering kita temui dan sering dicari oleh banyak orang.

  1. Contoh Penawaran Barang
  2. Contoh Penawaran Barang dalam Bahasa Inggris
  3. Contoh Penawaran Jasa
  4. Contoh Penawaran Kerjasama
  5. Contoh Penawaran Negosiasi
  6. Contoh Penawaran Pembelian Produk
  7. Contoh Penawaran Kepada Perusahaan Lain.

Mungkin masih banyak jenis – jenis surat penawaran yang tidak bisa disebutkan satu persatu disini. Namun beberapa jenis surat di atas mungkin sudah bisa menjadi bahan referensi untuk anda dalam menulis salah satu jenis surat niaga ini. Setiap perusahaan tentu saja akan menginginkan penjualan yang tinggi demi mendapatkan keuntungan yang lebih tinggi. Jadi tidak heran jika surat ini memang sangat banyak digunakan oleh setiap perusahaan.