Pengertian Surat Tugas, Cara Membuatnya, dan Contohnya

Pengertian Surat Tugas – Dalam sebuah instansi pemerintahan atau badan usaha, tentu ada banyak jenis surat yang akan digunakan. Surat yang dipergunakan pun biasanya merupakan surat resmi, dimana memiliki aturan – aturan tersendiri berupa penulisan dan bahasa yang digunakan. Tentu kita sudah tahu jika penulisan surat resmi harus menggunakan struktur surat yang baik dan bahasa yang digunakan pun harus sesuai dengan ejaan yang disempurnakan.

Jika anda ingin langsung membaca mengenai contoh – contoh surat tugas, maka anda bisa membacanya pada Contoh Surat Tugas.

Salah satu jenis surat yang mungkin sering digunakan dalam lingkungan pekerjaan adalah surat tugas. Baik di beberapa instansi pemerintahan, perusahaan atau badan usaha lainnya, lembaga, dan organisasi, surat ini akan seringkali dipergunakan. Dan surat inipun tidak bisa diterbitkan oleh sembarang orang. Pada umumnya, surat ini diterbitkan oleh pejabat yang lebih tinggi dan ditujukan kepada bahawannya untuk melakukan suatu tugas tertentu.

Salah satu contoh kecil adalah perusahaan yang memiliki banyak cabang di berbagai daerah misalnya. Terkadang, kantor pusat perusahaan seringkali menugaskan seseorang dari kantor pusat tersebut untuk terjun dan mengawasi kinerja dari para kantor cabang. Dan jika anda menerima tugas seperti itu, maka anda akan membutuhkan surat tugas yang ditanda tangani langsung oleh atasan anda. Jika tidak, bukan tidak mungkin kalau kantor cabang tidak akan mempercayai anda.

Jadi, pada dasarnya tujuan surat tugas adalah sebagai pengesahan formal terhadap tugas yang akan anda jalankan. Untuk lingkungan instansi pemerintahan juga, surat ini sangat sering dipergunakan. Misalnya ketika atasan anda tidak bisa mengikuti rapat tertentu, maka sang atasan menugaskan anda untuk menggantikannya dalam mengikuti rapat. Nantinya, apapun yang menjadi keputusan rapat akan anda sampaikan berupa laporan ataupun secara lisan kepada atasan.

Pengertian Surat Tugas

Ketika mendengar kata tugas, banyak orang tentu akan langsung berpikiran pada suatu tugas ataupun suatu pekerjaan yang diberikan. Hal ini memang benar, karena surat tugas merupakan perintah atau surat penugasan kepada seseorang untuk melakukan sesuatu pekerjaan. Namun pada umumnya, pekerjaan yang diberikan merupakan pekerjaan di luar pekerjaan sehari – harinya, sehingga harus membutuhkan surat penugasan.

Jika anda hanya disuruh mengerjakan pekerjaan yang memang sehari – harinya sudah menjadi tanggung jawab anda, tentu saja surat ini tidak akan dibutuhkan. Maka dari itu, Surat Tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi atau pihak yang lebih tinggi dan ditujukan kepada pihak bawahan untuk melaksanakan suatu tugas atau pekerjaan tertentu. Dengan memegang surat tersebut, anda pun akan mengetahui dengan jelas perihal pekerjaan yang harus anda laksanakan.

Tidak bisa dipungkiri memang jika surat ini tergolong jarang dipergunakan dibandingkan beberapa jenis surat resmi lainnya. Maka tidak heran jika mungkin masih banyak orang yang tidak begitu paham bagaimana cara menulis surat tugas yang baik dan benar. Namun satu hal yang pasti adalah penggunaan bahasa yang harus baik dan sesuai dengan ejaan yang disempurnakan. Selain itu, bahasa yang bertele – tele, bermakna ganda, dan basa basi harus dihindari pada surat ini.

Tidak jarang juga kita temukan jangka waktu dari pelaksanaan pekerjaan yang diamanahkan kepada kita. Ya, setiap pekerjaan tentu sebisa mungkin harus diselesaikan dengan secepat mungkin. Maka dari itu, tidak jarang para atasan langsung memberikan tenggat waktu tertentu untuk anda menyelesaikan tugas tersebut. Anda pun mungkin akan menemukan mengenai pertanggung jawaban yang harus anda lakukan setelah selesai melaksanakan tugas.

Bagian Bagian Surat Tugas

Dalam menulis suatu jenis surat, ada yang namanya struktur surat. Dan struktur setiap jenis surat tentu akan berbeda – beda mengikuti jenis surat tersebut. Maka jika anda terbiasa menulis surat pesanan, strukturnya tentu akan berbeda dengan struktur surat tugas. Jadi, anda harus memperhatikan semua elemen elemen atau bagian bagian penting ketika menulis surat tersebut.

Untuk anda yang ingin menulis surat tugas, namun mungkin masih belum begitu paham tata cara penulisannya. Maka berikut di bawah ini kami berikan struktur penulisan surat tugas yang baik dan benar.

  1. Kop Surat, merupakan bagian yang sama sekali tidak boleh dilewatkan pada setiap surat resmi, termasuk surat tugas. Kop surat ini juga berlaku sebagai identitas dari pengirim atau penerbit suatu surat.
  2. Tulisan SURAT TUGAS,  tulisan tersebut harus ditulis dengan huruf kapital dan diposisikan di bagian tengah di bagian kop surat.
  3. Nomor Surat, merupakan penomoran berurut dan sudah sistematis pada setiap perusahaan atau instansi pemerintahan, dan lain sebagainya. Bagian nomor surat ini bisa anda tempatkan tepat di bawah tulisan Surat Tugas di atas tadi.
  4. Isi Surat, merupakan bagian yang paling penting pada sebuah surat resmi. Pada bagian ini, anda bisa mencantumkan identitas pemberi tugas dan jabatannya, identitas penerima tugas dan jabatannya, materi pekerjaan yang harus diselesaikan beserta dengan waktu, dan beberapa hal lainnya.
  5. Penutup, biasanya berupa harapan agar penerima tugas atau orang yang ditunjuk melaksanakan suatu pekerjaan tertentu bisa melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik dan sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan.
  6. Nama Kota dan Tanggal, memang agak berbeda dengan beberapa jenis surat resmi lainnya. Khusus untuk surat ini, nama kota dan tanggal ditempatkan di bagian bawah setelah kalimat penutup.
  7. Nama dan Tanda Tangan, merupakan nama pejabat atau pimpinan yang memberikan tugas.
  8. Stempel, jangan lupa untuk membubuhkan stempel, sebagai identitas dari pengirim atau penerbit surat tersebut.

Contoh Surat Tugas

Bagi anda yang sedang ingin menulis surat tugas, tentu akan membutuhkan beberapa referensi dalam menulisnya. Baik itu berupa jenis jenis, ciri ciri, dan beberapa hal lainnya. Namun yang perlu anda ketahui adalah banyaknya jenis surat tugas. Jadi anda harus mencari sesuai dengan jenis surat yang sedang anda butuhkan. Begitu juga dengan anda yang masih sekolah atau kuliah dan mendapat tugas untuk menulis contoh surat.

Maka berikut di bawah ini beberapa jenis surat tugas yang mungkin akan berguna untuk anda sekalian.

  1. Tugas Perjalanan Dinas
  2. Tugas Guru
  3. Tugas Organisasi
  4. Tugas Dinas
  5. Tugas Perusahaan
  6. Tugas Mengikuti Bimbingan
  7. Tugas Pelatihan
  8. Tugas Pengawasan
  9. Tugas Karyawan
  10. Tugas Penanggung Jawab Kegiatan

Masih ada beberapa jenis surat tugas lainnya yang mungkin sesuai dengan kebutuhan setiap orang. Namun beberapa jenis di atas setidaknya sudah bisa memberikan gambaran untuk anda sekalian mengenai jenis – jenis dan contoh surat tugas. Pengertian dan bagian bagian surat tugas di atas juga semoga bisa memberikan manfaat untuk anda sekalian.