Pengertian Surat Tugas – Dalam dunia kerja, penggunaan surat tugas seringkali kita temukan. Ketika seorang atasan ingin memberikan tugas khusus kepada pegawai/karyawan, maka surat tugas adalah media yang paling tepat untuk memberitahukan tugas tersebut.
Penggunaan surat tugas bisa kita temukan pada instansi pemerintahan, perusahaan, organisasi, lembaga, dan lain sebagainya. Dan satu hal yang pasti adalah surat tugas diterbitkan oleh orang atau pihak yang kedudukannya/jabatannya lebih tinggi dibandingkan penerima surat.
Salah satu contoh kecil adalah perusahaan yang memiliki banyak kantor cabang. Dalam hal ini, kantor pusat bisa saja menugaskan pegawai untuk terjun ke kantor cabang dalam rangka melaksanakan suatu pekerjaan tertentu.
Lantas, apa kegunaan surat tugas?. Apa pengertian surat tugas?, dan bagaimana tata cara membuat surat tugas yang baik dan benar?. Semuanya akan kami bahas dengan lengkap pada artikel ini.
Pengertian Surat Tugas
Pengertian Surat Tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi atau pihak yang lebih tinggi dan ditujukan kepada pihak bawahan untuk melaksanakan suatu tugas atau pekerjaan tertentu.
Berbicara mengenai surat tugas, tentu saja tidak jauh dari objek pekerjaan yang harus dilakukan. Ya, surat tugas berisikan perintah penugasan ataupun perintah untuk melaksanakan suatu pekerjaan dari atasan kepada bawahan.
Mengapa harus menggunakan surat tugas?. Hal ini dikarenakan surat tugas biasanya diberikan untuk pekerjaan yang harus dilakukan di luar kantor. Dalam hal ini, orang yang ditugaskan akan memiliki bukti bahwa dia memang benar ditugaskan untuk pekerjaan tersebut.
Sementara untuk pekerjaan yang sudah menjadi tanggung jawab sehari – hari, tentu saja tidak akan membutuhkan surat tugas, terutama pekerjaan yang dilaksanakan di dalam kantor.
Baca Juga: Contoh Surat Edaran
Bagian – Bagian Surat Tugas
Setelah membahas mengenai pengertian surat tugas, lantas bagaimana cara menulis surat tugas?. Dalam menulis surat tugas, ada struktur surat yang harus diperhatikan. Struktur inilah yang akan membentuk sebuah surat penugasan.
Untuk anda yang ingin menulis surat tugas, namun mungkin masih belum begitu paham tata cara penulisannya. Maka berikut di bawah ini kami berikan struktur penulisan surat tugas yang baik dan benar.
- Kop Surat, merupakan bagian yang sama sekali tidak boleh dilewatkan pada setiap surat resmi, termasuk surat tugas. Kop surat ini juga berlaku sebagai identitas dari pengirim atau penerbit suatu surat.
- Tulisan SURAT TUGAS, tulisan tersebut harus ditulis dengan huruf kapital dan diposisikan di bagian tengah di bagian kop surat.
- Nomor Surat, merupakan penomoran berurut dan sudah sistematis pada setiap perusahaan atau instansi pemerintahan, dan lain sebagainya. Bagian nomor surat ini bisa anda tempatkan tepat di bawah tulisan Surat Tugas di atas tadi.
- Isi Surat, merupakan bagian yang paling penting pada sebuah surat resmi. Pada bagian ini, anda bisa mencantumkan identitas pemberi tugas dan jabatannya, identitas penerima tugas dan jabatannya, materi pekerjaan yang harus diselesaikan beserta dengan waktu, dan beberapa hal lainnya.
- Penutup, biasanya berupa harapan agar penerima tugas atau orang yang ditunjuk melaksanakan suatu pekerjaan tertentu bisa melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik dan sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan.
- Nama Kota dan Tanggal, memang agak berbeda dengan beberapa jenis surat resmi lainnya. Khusus untuk surat ini, nama kota dan tanggal ditempatkan di bagian bawah setelah kalimat penutup.
- Nama dan Tanda Tangan, merupakan nama pejabat atau pimpinan yang memberikan tugas.
- Stempel, jangan lupa untuk membubuhkan stempel, sebagai identitas dari pengirim atau penerbit surat tersebut.
Ciri – Ciri Surat Tugas
Surat tugas merupakan salah satu jenis surat resmi yang dipakai dalam lingkungan internal instansi, perusahaan, organisasi, ataupun lembaga. Apa yang membedakan surat tugas dengan surat resmi lainnya?, tentu saja yang paling terlihat adalah isi suratnya.
Di bawah ini beberapa ciri – ciri surat tugas yang akan menjadi pembeda dengan berbagai jenis surat resmi lainnya.
- Terdapat kop surat yang bersangkutan di bagian paling atas
- Memiliki informasi mengenai nomor surat, perihal, dan lampiran (kalau ada)
- Menggunakan salam pembuka dan salam penutup
- Menggunakan format penulisan surat yang baik dan benar
- Menggunakan bahasa yang baku dan sesuai ejaan yang disempurnakan, singkat, namun harus padat dan jelas
- Terdapat perintah penugasan atau pemberian wewenang untuk melaksanakan suatu pekerjaan tertentu
- Terdapat tanda tangan dan stempel dari instansi yang bersangkutan
Fungsi dan Tujuan Surat Tugas
Ketika memberikan surat tugas kepada karyawan, berarti karyawan tersebut memiliki wewenang secara sah untuk melaksanakan pekerjaan dimaksud. Dalam hal ini, pemberian wewenang secara sah sangatlah penting dan bisa membantu kelancaran pekerjaan.
Salah satu contoh kecil adalah penugasan mandor untuk mengawasi proyek yang sedang dikerjakan. Jika mandor tidak memiliki surat tugas dari atasan, bukan tidak mungkin jika perintah atau arahannya di lapangan akan diabaikan oleh para pekerja.
Namun dengan surat tugas yang dimiliki, maka dia bisa membuktikan bahwa dia memang benar ditugaskan untuk mengawasi pekerjaan proyek tersebut. Surat tugas memiliki kemiripan dengan surat kuasa, yang juga berisikan pelimpahan wewenang atau tugas.
Jadi bisa disimpulkan jika fungsi surat tugas adalah sebagai pengesahan secara formal bagi orang yang ditunjuk untuk mengemban tugas atau pekerjaan tertentu. Penerima tugas juga akan lebih mudah berkomunikasi dengan para pekerja proyek seperti kasus diatas tadi.
Baca Juga: Pengertian Surat Edaran
Contoh Surat Tugas
Ada banyak sekali jenis dan contoh surat tugas yang sering dipergunakan. Baik di lingkungan instansi pemerintahan, perusahaan, organisasi, maupun lembaga.
Di bawah ini adalah beberapa contoh surat tugas yang sering kita temukan pada lingkungan pekerjaan.
- Surat tugas dinas
- Surat tugas perjalanan dinas
- Surat tugas perusahaan
- Surat tugas pelatihan
- Surat tugas organisasi
Secara umum, memang tidak banyak jenis surat tugas. Namun jika dibagi – bagi lagi, maka ada sangat banyak jenis surat tugas. Misalnya saja surat tugas dinas di instansi pemerintahan, memiliki sangat banyak jenis.
Untuk lebih lengkapnya, maka anda bisa membaca contoh surat tugas yang sudah kami posting terdahulu. Ada banyak surat tugas yang kami berikan dengan berbagai pihak yang menggunakan serta isi penugasan yang diberikan.