Pengertian Surat Undangan Rapat – Rapat merupakan suatu bentuk musyawarah, dimana digunakan untuk berbagai keperluan resmi. Misalnya saja untuk membahas hal – hal tentang kebijakan organisasi, perencanaan, dan lain sebagainya. Ada banyak tujuan dan jenis rapat yang sering dilakukan pada suatu organisasi.
Mengenai jenis jenis rapat sudah pernah kami bahas sebelumnya di artikel terdahulu. Adapun undangan rapat sering digunakan di perusahaan, instansi dan lembaga pemerintahan, organisasi, dan lain sebagainya. Dalam undangan rapat, tentunya harus menggunakan bahasa yang baku dan singkat, namun padat dan jelas.
Ketika ingin menulis surat undangan rapat, terlebih dahulu anda harus menentukan mengenai hal – hal apa saja yang akan dibahas pada rapat tersebut. Setelah itu, anda pun bisa mengidentifikasi mengenai siapa – siapa saja yang berkompeten dan harus berkontribusi pada rapat dimaksud.
Surat ini pun harus anda berikan beberapa hari sebelum rapat dilaksanakan. Jadi, sekirannya ada laporan – laporan atau pembahasan yang ingin dibahas, para peserta rapat akan bisa mempersiapkan diri terlebih dahulu, seperti laporan keuangan ataupun laporan penjualan perusahaan.
Lantas, apa pengertian surat undangan rapat?, dan apa tujuan surat undangan rapat?. Tujuan surat undangan rapat adalah untuk mengundang orang lain atau pihak lain, agar menghadiri rapat tertentu sesuai dengan waktu dan tempat yang sudah ditetapkan terlebih dahulu.
Pengertian Surat Undangan Rapat
Pengertian Surat Undangan Rapat adalah surat yang berisikan sebuah ajakan atau undangan kepada orang lain untuk datang dan hadir pada sebuah rapat sesuai dengan waktu dan tempat yang sudah ditentukan terlebih dahulu.
Adapun berbagai informasi yang harus dicantumkan pada surat undangan, diantaranya adalah tema atau topik rapat, waktu dan tempat pelakanaan rapat, serta beberapa informasi pendukung lainnya. Dengan informasi yang lebih lengkap, maka peserta rapat pun akan bisa mempersiapkan diri dengan lebih matang.
Pada umumnya, rapat dilakukan untuk mencari sebuah kesepakatan ataupun keputusan secara musyawarah. Tidak tertutup kemungkinan juga jika suatu rapat ditujukan untuk merundingkan bagaimana cara mengatasi suatu masalah yang sedang dihadapi.
Tidak jarang juga muncul beberapa topik yang harus dibahas pada rapat. Alhasil, rapat tidak terbatas untuk membahas hal yang sudah ditentukan terlebih dahulu, namun mungkin dianggap penting untuk sekalian dibahas. Semua keputusan seiring berjalanya rapat akan ditulis pada notulen.
Baca Juga: Contoh Surat Pernyataan
Bagian – Bagian Surat Undangan Rapat
Setelah membahas pengertian surat undangan rapat, maka selanjutnya adalah memperhatikan unsur – unsur surat undangan rapat. Selain unsur – unsur undangan rapat, juga harus diperhatikan penggunaan bahasa yang baku dan sopan.
Adapun elemen atau bagian – bagian ini harus anda tulis dengan lengkap, agar bisa menjadi sebuah undangan rapat yang baik dan informasi yang anda berikan bisa diterima oleh penerima dengan baik. Berikut adalah beberapa unsur yang merupakan persyaratan surat undangan rapat.
- Kop Surat, merupakan kop surat dari perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, maupun organisasi yang mengeluarkan surat tersebut.
- Nama Kota dan Tanggal, bagian ini bisa anda tempatkan di bawah kop surat, namun berada di sebelah paling kanan.
- Nomor Surat, merupakan nomor yang sudah ditetapkan oleh kelompok yang menerbitkan surat tersebut.
- Lampiran, untuk bagian ini bisa anda kosongkan jika memang tidak ada lampiran pada surat tersebut.
- Perihal, merupakan isi ringkasan dari surat tersebut. Anda juga bisa mencantumkan mengenai inti dari pembahasa yang akan dibahas pada rapat yang akan dilaksanakan.
- Tujuan, merupakan nama orang atau nama kelompok yang menjadi tujuan dari surat tersebut.
- Salam Pembuka, bisa anda isi dengan kata Dengan Hormat atau ucapan Assalamualaikum.
- Isi Surat, merupakan bagian yang sangat penting dalam surat. Anda bisa memberitahukan beberapa informasi pada bagian ini, seperti hal yang akan dibahas pada rapat, waktu dan tempat pelaksanaan rapat.
- Penutup, untuk bagian ini anda bisa menuliskan jika rapat tersebut sangat penting. Maka dari itu, kehadiran dari orang atau pihak yang anda undang tersebut sangat dibutuhkan sesuai dengan waktu dan tempat yang sudah ditentukan.
- Nama dan Tanda Tangan, anda bisa mengisinya dengan nama pimpinan pengirim surat.
- Stempel, jangan lupa juga untuk membubuhi surat yang anda berikan dengan stempel, sebagai salah satu identitas dari pengirim surat.
Baca Juga: Contoh Surat Pernyataan Hutang
Contoh Surat Undangan Rapat
Cara membuat surat undangan rapat tidaklah terlalu susah. Terutama jika anda memperhatikan unsur tersebut diatas, tentunya akan jauh lebih mudah mengonsep undangan rapat. Untuk anda yang sudah bekerja dan bertugas menangani surat menyurat, tentunya sudah terbiasa membuat undangan rapat.
Ada banyak jenis dan contoh surat undangan rapat yang sering digunakan, diantaranya.
- Surat undangan rapat OSIS
- Surat undangan rapat perusahaan
- Surat Undangan rapat karang taruna
- Surat undangan rapat dalam bahasa Inggris
- Surat undangan rapat wali murid
- Surat undangan rapat rt
Beberapa contoh tersebut diatas hanyalah sebagian kecil dari banyaknya jenis undangan rapat. Untuk lebih lengkapnya, anda bisa membaca artikel contoh surat undangan rapat yang sudah kami posting terlebih dahulu.