Pengertian Surat Undangan Rapat, Cara Membuatnya, dan Contohnya

Pengertian Surat Undangan Rapat – Dalam kehidupan sehari – hari, penggunaan surat memang sudah semakin jarang kita temukan. Bahkan bisa dikatakan jika penggunaan surat sudah tidak kita temui lagi untuk urusan komunikasi pribadi atau perseorangan. Namun berbeda dengan perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, dan organisasi yang masih banyak menggunakan surat. Dan surat yang mereka gunakan pun biasanya disebut dengan surat resmi.

Jika anda tidak ingin berlama – lama membaca pengertian dari contoh surat undangan rapat, bagian – bagian dan jenisnya, maka bisa langsung melihat contoh – contoh suratnya saja pada Contoh Surat Undangan Rapat.

Salah satu jenis surat resmi yang biasa kita temukan adalah surat undangan rapat. Dan in baru salah satu contoh, karena masih ada banyak contoh surat lainnya yang bisa kita temukan. Surat ini seringkali dipergunakan oleh perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, maupun organisasi. Dan tentu saja penulisan surat ini harus menggunakan bahasa yang baik dan sesuai dengan ejaan yang disempurnakan.

Lantas, apa tujuan dari surat ini dan bagaimana cara penggunaanya?. Tujuan dari surat ini adalah untuk mengundang orang lain atau pihak lain, agar menghadiri rapat tertentu sesuai dengan waktu dan tempat yang sudah ditetapkan terlebih dahulu. Waktu dan tempat pelaksanaan rapat inipun harus dilampirkan pada surat tersebut, agar para peserta rapat bisa mempersiapkan diri terlebih dahulu.

Ketika ingin menulis surat undangan rapat, terlebih dahulu anda harus menentukan mengenai hal – hal apa saja yang akan dibahas pada rapat tersebut. Setelah itu, anda pun bisa mengidentifikasi mengenai siapa – siapa saja yang berkompeten dan harus berkontribusi mengenai hal yang akan dibahas tersebut. Jadi, anda akan lebih mudah menentukan mengenai siapa – siapa saja yang akan menjadi peserta rapat.

Surat ini pun harus anda berikan beberapa hari sebelum rapat dilaksanakan. Jadi, sekirannya ada laporan – laporan atau pembahasan yang ingin dibahas, para peserta rapat akan bisa mempersiapkan diri terlebih dahulu, seperti laporan keuangan ataupun laporan penjualan perusahaan. Dengan demikian, rapat pun akan bisa terlaksana dengan lebih baik.

Pengertian Surat Undangan Rapat

Mungkin masih banyak di antara kita yang masih kurang begitu paham akan pengertian jenis surat yang satu ini. Namun jika kita berkaca pada surat undangan, maka sebenarnya pengertiannya tidaklah jauh berbeda. Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan yang dikirim kepada pihak lain agar pihak lain yang dimaksud datang pada waktu, tempat, acara, atau keperluan yang telah ditentukan pada surat tersebut.

Nah, bagaimana dengan undangan rapat?. Surat Undangan Rapat merupakan surat yang berisikan sebuah ajakan atau undangan kepada orang lain untuk datang dan hadir pada sebuah rapat sesuai dengan waktu dan tempat yang sudah ditentukan terlebih dahulu. Selain waktu dan tempat pelaksanaan rapat, anda juga bisa memberitahukan mengenai hal – hal apa saja yang akan dibahas pada rapat tersebut.

Pada umumnya, rapat dilakukan untuk mencari sebuah kesepakatan ataupun keputusan secara musyawarah. Tidak tertutup kemungkinan juga jika suatu rapat ditujukan untuk merundingkan bagaimana cara mengatasi suatu masalah yang sedang dihadapi. Ada juga rapat yang bertujuan untuk membentuk kepengurusan yang baru, seperti pengurus Karang Taruna, pengurus Organisasi yang baru, dan sebagainya.

Tidak jarang juga kita jumpai ada beberapa hal yang muncul pada rapat tersebut dan ternyata perlu dibahas. Jadi, rapat tidak terbatas untuk membahas apa saja yang sudah ditentukan, karena bisa saja muncul sesuatu hal yang juga tidak kalah penting ketika rapat tersebut berlangsung. Untuk itulah rapat harus dihadiri oleh lebih dari satu orang atau banyak orang, agar bisa saling bertukar pikiran dan bisa mendapatkan suatu keputusan yang baik.

Bagian – Bagian Surat Undangan Rapat

Ada beberapa hal yang harus anda perhatikan dalam menulis surat undangan rapat. Salah satunya adalah penggunaan bahasa yang harus baik dan sesuai dengan ejaan yang disempurnakan. Namun itu masih hanya sebatas penulisan, karena masih ada beberapa hal lain yang harus anda perhatikan ketika menulis surat ini.

Salah satu hal yang tidak kalah penting untuk anda perhatikan adalah bagian – bagian atau elemen undangan rapat. Adapun elemen atau bagian – bagian ini harus anda tulis dengan lengkap, agar bisa menjadi sebuah undangan rapat yang baik dan informasi yang anda berikan bisa diterima oleh penerima dengan baik. Berikut adalah beberapa bagian – bagian yang penting untuk anda perhatikan.

  1. Kop Surat, merupakan kop surat dari perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, maupun organisasi yang mengeluarkan surat tersebut.
  2. Nama Kota dan Tanggal, bagian ini bisa anda tempatkan di bawah kop surat, namun berada di sebelah paling kanan.
  3. Nomor Surat, merupakan nomor yang sudah ditetapkan oleh kelompok yang menerbitkan surat tersebut.
  4. Lampiran, untuk bagian ini bisa anda kosongkan jika memang tidak ada lampiran pada surat tersebut.
  5. Perihal, merupakan isi ringkasan dari surat tersebut. Anda juga bisa mencantumkan mengenai inti dari pembahasa yang akan dibahas pada rapat yang akan dilaksanakan.
  6. Tujuan, merupakan nama orang atau nama kelompok yang menjadi tujuan dari surat tersebut.
  7. Salam Pembuka, bisa anda isi dengan kata Dengan Hormat atau ucapan Assalamualaikum.
  8. Isi Surat, merupakan bagian yang sangat penting dalam surat. Anda bisa memberitahukan beberapa informasi pada bagian ini, seperti hal yang akan dibahas pada rapat, waktu dan tempat pelaksanaan rapat.
  9. Penutup, untuk bagian ini anda bisa menuliskan jika rapat tersebut sangat penting. Maka dari itu, kehadiran dari orang atau pihak yang anda undang tersebut sangat dibutuhkan sesuai dengan waktu dan tempat yang sudah ditentukan.
  10. Nama dan Tanda Tangan, anda bisa mengisinya dengan nama pimpinan pengirim surat.
  11. Stempel, jangan lupa juga untuk membubuhi surat yang anda berikan dengan stempel, sebagai salah satu identitas dari pengirim surat.

Contoh Surat Undangan Rapat

Bagi anda yang sudah bekerja dan bertugas menangani urusan surat menyurat mungkin saja akan dihadapkan dengan surat undangan rapat. Dan mungkin saja anda akan membutuhkan beberapa bahan referensi untuk bisa menulis surat ini dengan baik. Begitu juga dengan anda yang masih sekolah atau kuliah dan mendapat tugas untuk membuat contoh dari surat ini.

Ada banyak jenis dan contoh surat undangan rapat yang bisa anda tulis. Dan beberapa jenis undangan rapat di bawah ini mungkin bisa sebagai bahan inspirasi untuk anda dalam menulis surat.

  1. Undangan Rapat OSIS
  2. Undangan Rapat Kerja Bakti Desa/Kelurahan
  3. Undangan Rapat Dinas Instansi Pemerintahan
  4. Undangan Rapat Internal Perusahaan
  5. Undangan Rapat Orang Tua/Wali Siswa di Sekolah
  6. Undangan Rapat Karang Taruna
  7. Undangan Rapat Desa/Kelurahan
  8. Undangan Rapat Perguruan Tinggi/Kampus
  9. Undangan Rapat Evaluasi Kerja Perusahaan
  10. Undangan Rapat Pembentukan Panitia dan Pembubaran Panitia Suatu Acara.

Jadi ada banyak jenis dan contoh surat undangan yang mungkin bisa anda tulis. Jika anda memang membutuhkannya karena sedang mendapat tugas dari sekolah atau kampus, maka anda bisa menulis jenis mana saja. Sedangkan jika anda ingin menulis undangan rapat karena ingin mengundang orang lain pada rapat tertentu, maka anda bisa mencari referensi mana yang paling cocok untuk anda gunakan.