Pengertian Surat Undangan, Cara Membuatnya, dan Contohnya

Pengertian Surat Undangan – Ada banyak media komunikasi yang sekarang ini bisa kita temukan. Dan surat adalah salah satunya, yang disebut juga sebagai media komunikasi resmi yang memiliki benda fisik dan bukti otentik. Adapun tujuan dari penggunaan surat adalah untuk memberikan informasi mengenai sesuatu hal kepada orang lain. Bisa juga dibilang jika penggunaan surat bertujuan untuk saling bertukar informasi, walaupun memang tidak semua surat tidak membutuhkan balasan.

Jika anda tidak ingin berlama – lama membaca pengertian dari contoh surat undangan, bagian – bagian dan jenisnya, maka bisa langsung melihat contoh – contoh suratnya saja pada Contoh Surat Undangan.

Salah satu surat yang tidak membutuhkan balasan adalah surat undangan, merupakan salah saatu jenis surat yang akan kita bahas kali ini. Anda semua tentu sudah tidak asing lagi dengan jenis surat ini karena memang sangat sering dipergunakan. Bukan hanya untuk kepentingan yang bersifat resmi, namun surat ini juga seringkali dipergunakan untuk keperluan non resmi, seperti undangan pernikahan ataupun undangan acara ulang tahun.

Maka dari itu, surat undangan bisa disebut sebagai surat resmi, namun juga bisa disebut sebagai surat tidak resmi. Contoh – contoh undangan yang bersifat resmi adalah ungangan rapat perusahaan, undangan dinas instansi pemerintahan, undangan suatau acara perusahaan, dan lain sebagainya. Sementara untuk undangan yang bersifat tidak resmi, terdapat undangan pernikahan dan juga undangan perayaan ulang tahun.

Lantas, mengapa undangan harus disampaikan melalui surat?. Sebagaimana kita ketahui bahwa sekarang ini sudah banyak media komunikasi yang bisa kita gunakan. Untuk mengundang orang lain juga bukanlah hal yang susah. Namun hal ini kurang baik dilakukan, terlebih untuk urusan resmi. Sementara untuk undangan yang bersifat tidak resmi, anda mungkin masih bisa menggunakan media komunikasi yang lebih cepat. Kendati demikian, kebanyakan orang saat ini masih menggunakan undangan pernikahan ketika ingin mengundang orang lain ke acara pernikahan.

Pengertian Surat Undangan

Mengenai pengertian dari jenis surat yang satu ini, kita tentu saja tidak perlu berpikir panjang lebar. Dari tujuannya saja, kita sudah bisa menyimpulkan apa yang dimaksud dengan surat undangan. Surat ini bertujuan untuk mengundang orang lain pada suatu acara yang ingin dilaksanakan. Jadi, Surat Undangan merupakan surat yang diberikan kepada pihak lain, agar pihak tersebut bersedia datang pada waktu, acara, tempat, dan keperluan yang sudah ditentukan.

Jadi, sebelum anda menulis surat ini, terlebih dahulu harus menentukan acara apa yang ingin dilaksanakan. Setelah itu, anda pun bisa mengidentifikasi siapa – siapa saja atau pihak mana saja yang sekirannya diperlukan kontribusinya dalam acara tersebut. Selanjutnya, tentukan juga tanggal dan jam pelaksanaan acara, tempat, dan juga kegiatan atau keperluan dalam acara tersebut.

Setelah itu, barulah anda bisa menulis surat undangan, dan mengirimkannya kepada orang – orang atau pihak – pihak yang sudah ditentukan terlebih dahulu. Mengapa demikian?, karena anda tentu saja tidak mungkin harus mengundang semua karyawan perusahaan ketika ingin melakukan rapat tahunan perusahaan. Jadi, identifikasikan siapa – siapa saja yang akan ikut dalam rapat tersebut, seperti manager, kepala bagian, dan beberapa staff lainnya.

Dalam menulis surat undangan resmi juga harus menggunakan bahasa yang baik dan sesuai dengan ejaan yang disempurnakan. Berbeda hal nya dengan undangan yang bersifat tidak resmi, seperti undangan pernikahan maupun undangan acara ulang tahun. Untuk jenis ini, anda bisa menggunakan bahasa sehari – hari ataupun bahasa santai. Namun informasi yang anda berikan tetap harus jelas agar tidak terjadi miss communication.

Bagian – Bagian Surat Undangan

Nah, ketika anda ingin menulis surat undangan, mungkin saja anda akan membutuhkan beberapa referensi. Terlebih mengenai bagian – bagian yang harus dilengkapi pada surat ini. Tidak seperti surat pribadi yang memang terkesan bebas, surat undangan ini tentu saja memiliki beberapa elemen penting, yang tidak bisa anda lewatkan.

Maka jika anda ingin menulis surat atau contoh surat undangan, anda harus mempertimbangkan beberapa bagian atau elemen di bawah ini.

  1. Kop Surat, ini berguna untuk undangan yang bersifat resmi. Untuk kop surat, anda bisa menggunakan kop surat perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, oganisasi, ataupun kelompok mana yang anda wakili dalam menulis surat tersebut.
  2. Nama Kota dan Tanggal, jangan lupa juga untuk menuliskan nama kota dan tanggal diterbitkannya surat tersebut.
  3. Nomor Surat, merupakan penomoran yang sudah ditetapkan oleh setiap perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, dan organisasi.
  4. Perihal, untuk bagian ini anda cukup menuliskan mengenai kegiatan yang akan dilakukan.
  5. Tujuan, jangan pernah lupa menuliskan tujuan dari surat yang anda tulis, baik itu undangan yang bersifat resmi, maupun undangan yang bersifat tidak resmi.
  6. Salam Pembuka, biasanya cukup menggunakan salam Dengan hormat ataupun Assalamualaikum.
  7. Isi Surat, merupakan bagian yang paling penting dalam surat ini. Pada bagian ini, anda bisa memberithaukan mengenai kegiatan yang akan dilakukan, tanggal dan jam pelaksanaan, dan juga pelaksanaan acara tersebut.
  8. Salam Penutup, pada bagian ini, anda bisa menyampaikan jika kehadiran orang terkait sangat dibutuhkan pada acara atau kegiatan tersebut. Jadi, sebisa mungkin agar diusahakan hadir tepat pada waktu yang tempat yang sudah ditetapkan.
  9. Nama dan Tanda Tangan, berisikan nama dan tanda tangan pejabat yang mengeluarkan surat tersebut.
  10. Stempel, bagian ini berlaku untuk undangan yang bersifat resmi saja dan memang mewakili suatu kelompok.

Nah, itulah beberapa bagian yang harus anda perhatikan ketika menulis surat undangan. Namun khusus untuk undangan yang bersifat tidak resmi, beberapa bagian atau elemen surat di atas mungkin masih bisa anda hilangkan, seperti kop surat dan stempel.

Contoh Surat Undangan

Ada banyak jenis dan contoh surat undangan yang bisa anda buat. Berbagai undangan tersebut mungkin akan anda gunakan ketika ingin mengundang orang lain dalam suatu kegiatan, ataupun karena mendapat tugas dari sekolah dan kampus. Namun untuk menulis undangan, tentu anda akan membutuhkan ide yang tepat. Maka beberapa jenis surat undangan di bawah ini mungkin akan berguna sebagai bahan inspirasi untuk anda.

  1. Contoh Undangan Resmi Perusahaan
  2. Contoh Undangan Rapat Perusahaan
  3. Contoh Undangan OSIS (Organisasi Siswa Intra Sekolah)
  4. Contoh Undangan Rapat Dinas
  5. Contoh Undangan Pernikahan
  6. Contoh Undangan Perayaan Ulang Tahun
  7. Contoh Undangan Reuni Sekolah
  8. Contoh Undangan Rapat Karang Taruna
  9. Contoh Undangan Khitanan atau Sunatan
  10. Contoh Undangan Pengajian.

Jadi ada begitu banyak jenis dan contoh surat undangan yang bisa anda buat. Dan sebenarnya menulis jenis surat yang satu ini tidaklah begitu susah. Hal yang paling penting adalah anda tidak melewatkan beberapa bagian di atas yang menjadi elemen – elemen penting dari undangan.