Pengertian Surat Undangan – Menyampaikan undangan bisa dilakukan melalui komunikasi telepon atau chatting. Agar lebih efisien, maka penggunaan surat undangan tentu saja sangat dibutuhkan. Pihak pengundang hanya perlu mengonsep satu surat, kemudian menyebarkannya ke berbagai pihak.
Surat undangan terdiri dari undangan resmi dan tidak resmi. Salah satu contoh undangan resmi adalah undangan rapat. Sementara undangan tidak resmi contohnya undangan ulang tahun dan undangan tahlil. Ada juga yang juga disebut dengan jenis undangan terbuka, dan poster termasuk dalam surat undangan terbuka.
Pada umumnya, isi surat undangan tergolong singkat, namun harus mencamtumkan beberapa informasi yang sangat penting. Sebut saja informasi acara atau kegiatan yang akan dilaksanakan, waktu, dan juga tempat pelaksanaan kegiatan. Tujuannya agar pihak yang diundang bisa mempersiapkan diri.
Misalnya saja rapat perusahaan, dimana para peserta rapat harus mempersiapkan materi yang dibutuhkan dalam rapat tersebut. Lantas, apa pengertian surat undangan?, dan apa saja unsur surat undangan?. Semuanya akan kami bahas dengan detail pada artikel ini.
Pengertian Surat Undangan
Pengertian Surat Undangan adalah surat yang berguna sebagai pemberitahuan kepada pihak lain agar hadir dan bersedia datang di tempat, waktu, dan acara atau kegiatan yang sudah ditentukan. Definisi surat undangan menurut anda mungkin saja sedikit berbeda, namun seharusnya tetap memiliki arti yang kurang lebih sama.
Sebagian undangan diwajibkan untuk dihadiri oleh pihak yang sudah diundang. Misalnya saja undangan rapat, harus dihadiri oleh para peserta rapat yang diundang. Namun mungkin juga bisa diwakilkan jika ada alasan yang kuat.
Sementara untuk undangan tidak resmi pada umumnya tidak harus dihadiri. Misalnya saja undangan pernikahan atau undangan ulang tahun, dimana pihak yang diundang berhak memutuskan untuk datang atau tidak, tanpa adanya unsur paksaan selain rasa solidaritas antara pengundang dan pihak yang diundang.
Adapun penulisan dan penggunaan kata pada surat undangan tergantung pada jenis undangan itu sendiri. Misalnya jenis surat undangan yang menggunakan kata baku adalah undangan resmi. Sementara undangan tidak resmi seperti undangan ulang tahun tentu saja bisa disesuaikan dengan keinginan sendiri.
Suat undangan resmi tentu saja harus dilengkapi dengan stempel, yang diposisikan pada bagian penanda tangan. Sementara undangan tidak resmi pada umumnya tidak perlu dibekali dengan cap stempel.
Baca Juga: Contoh Surat Undangan Natal
Bagian – Bagian Surat Undangan
Setelah membahas mengenai pengertian surat undangan tersebut diatas. Lantas, bagaimana cara membuat surat undangan yang baik?. Surat undangan yang baik harus dilengkapi dengan unsur – unsur penting, yang berguna sebagai pembentuk undangan itu sendiri.
Nah, di bawah ini adalah unsur – unsur surat undangan yang harus tercantum dengan lengkap, terutama untuk surat undangan resmi.
- Kop Surat, ini berguna untuk undangan yang bersifat resmi. Untuk kop surat, anda bisa menggunakan kop surat perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, oganisasi, ataupun kelompok mana yang anda wakili dalam menulis surat tersebut.
- Nama Kota dan Tanggal, jangan lupa juga untuk menuliskan nama kota dan tanggal diterbitkannya surat tersebut.
- Nomor Surat, merupakan penomoran yang sudah ditetapkan oleh setiap perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, dan organisasi.
- Perihal, untuk bagian ini anda cukup menuliskan mengenai kegiatan yang akan dilakukan.
- Tujuan, jangan pernah lupa menuliskan tujuan dari surat yang anda tulis, baik itu undangan yang bersifat resmi, maupun undangan yang bersifat tidak resmi.
- Salam Pembuka, biasanya cukup menggunakan salam Dengan hormat ataupun Assalamualaikum.
- Isi Surat, merupakan bagian yang paling penting dalam surat ini. Pada bagian ini, anda bisa memberithaukan mengenai kegiatan yang akan dilakukan, tanggal dan jam pelaksanaan, dan juga pelaksanaan acara tersebut. Maksud dan tujuan pengundang mengirim surat undangan terdapat pada bagian isi surat ini.
- Salam Penutup, Bagian dari surat undangan resmi yang berisi permohonan agar berkenan menghadiri acara yang diselenggarakan adalah salam penutup.
- Nama dan Tanda Tangan, berisikan nama dan tanda tangan pejabat yang mengeluarkan surat tersebut.
- Stempel, bagian ini berlaku untuk undangan yang bersifat resmi saja dan memang mewakili suatu kelompok.
Nah, itulah beberapa bagian yang harus anda perhatikan ketika menulis surat undangan. Namun khusus untuk undangan yang bersifat tidak resmi, beberapa bagian atau elemen surat di atas mungkin masih bisa anda hilangkan, seperti kop surat dan stempel.
Baca Juga: Contoh Surat Pengangkatan Karyawan
Contoh Surat Undangan
Ada banyak jenis surat undangan yang bisa anda buat. Berbagai undangan tersebut mungkin akan anda gunakan ketika ingin mengundang orang lain dalam suatu kegiatan, ataupun karena mendapat tugas dari sekolah dan kampus.
Namun untuk menulis undangan, tentu anda akan membutuhkan ide yang tepat. Maka beberapa jenis surat undangan di bawah ini mungkin akan berguna sebagai bahan inspirasi untuk anda.
- Surat undangan Resmi
- Surat undangan Rapat
- Surat undangan Pernikahan
- Surat undangan Perayaan Ulang Tahun
- Surat undangan Reuni
- Surat undangan Khitanan atau Sunatan
- Surat undangan Pengajian
Jadi, apa yang dimaksud dengan surat undangan?, semuanya sudah kami jelaskan diatas tadi. Begitu juga dengan unsur – unsur surat undangan yang diperlukan.