Teknologi Perkantoran : Pengertian, Manfaat, Dampaknya

Seiring dengan perkembangan zaman, ketergantungan akan teknologi juga sudah semakin tinggi. Berbagai aspek kehidupan banyak terbantu berkat adanya teknologi canggih sekarang ini. Tidak terkecuali dengan teknologi perkantoran, yang sangat banyak berperan untuk mengerjakan pekerjaan dengan lebih efisien dan efektif.

Salah satu contoh kecil penggunaan teknologi perkantoran sekarang ini adalah penggunaan komputer. Jika dulu masih menggunakan mesin tik, maka sekarang ada komputer yang memiliki banyak kelebihan. Pembuatan dan pengelolaan dokumen juga semakin mudah dengan menggunakan komputer.

Pengiriman data dan informasi kepada pihak lain juga sudah semakin dipermudah. Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan email ataupun faximile. Tidak heran jika teknologi perkantoran memang sangat dibutuhkan pada setiap kantor.

Pengertian Teknologi Perkantoran

Sebagaimana dilansir dari wikipedia tentang teknologi, Pengertian Teknologi adalah keseluruhan saran untuk menyediakan barang – barang yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Sementara Kantor adalah tempat yang digunakan untuk aktivita tata usaha secara rutin.

Menurut Tedja Purnama, Pengertian Teknologi Perkantoran adalah peralatan bantu untuk manusia dalam melakukan tugasnya dalam kegiatan administrasi.

Kegiatan – kegiatan dimaksud tersebut antara lain mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan – bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin – mesin kantor.

Dari pengertian diatas tersebut, bisa kita simpulkan jika teknologi kantor berkaitan erat dengan penggunaan peralatan dan mesin – mesin yang membantu manusia dalam melaksanakan administrasi kantor.

Tujuan dan Manfaat Teknologi Perkantoran

Membeli mesin – mesin kantor tentu membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Kantor pun tentu saja tidak akan mengeluarkan banyak biaya jika tidak bisa mendapatkan manfaat yang setimpal. Ada banyak manfaat teknologi kantor yang dibedakan menjadi 3 jenis.

Manfaat Teknologi Terhadap Ketenagakerjaan, yakni :

  1. Meningkatkan mutu tenaga kerja
  2. Meningkatkan kemauan dan kedisiplinan kerja pegawai
  3. Meningkatkan penghasilan bagi perusahaan
  4. Meringankan pekerjaan pegawai, dari sisi tenaga dan juga pikiran

Manfaat Teknologi Kantor Terhadap Prosedur Kerja, yakni :

  1. Mempercepat penyelesaian pekerjaan
  2. Menyederhanakan prosedur kerja atau memperpendek mata rantai penyelesaian pekerjaan
  3. Memperlancar pekerjaan
  4. Mempermudah penyelesaian pekerjaan

Manfaat Teknologi Kantor Terhadap Hasil Kerja, yakni :

  1. Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor
  2. Meningkatkan jumlah hasil pekerjaan
  3. Memenuhi standar mutu yang sudah ditetapkan dengan lebih mudah
  4. Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran, dan jenis hasil pekerjaan kantor

Lantas, bagaimana dengan tujuan dari teknologi kantor tersebut?. Setidaknya ada beberapa tujuan teknologi perkantoran, sebagaimana di bawah ini.

  1. Penggunaan dengan lebih efisien semua sumber daya yang ada, yakni uang, tenaga kerja, material, waktu, mesin – mesin dan alat kerja
  2. Menjaga kecepatan dan ketepatan prosedur kerja
  3. Meningkatkan produksi

Melihat banyaknya manfaat yang bisa didapatkan dari penggunaan teknologi kantor, tidak heran jika sekarang ini pekerjaan di kantor memang sudah banyak menggunakan mesin dan alat canggih.

Dampak dari Perkembangan Teknologi Perkantoran

Pada dasarnya, teknologi diciptakan sebagai pelengkap. Dalam hal ini, mesin – mesin kerja akan membantu manusia dalam menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efisien dan efektif. Pengelolaan manajemen perkantoran memiliki peranan penting untuk ini.

Contoh paling sederhana yang bisa kita temukan adalah penggandaan dokumen. Dulunya masih menggunakan mesin stensil untuk menggandakan dokumen, namun sekarang sudah bisa menggunakan mesin fotocopy.

Ya, ada banyak dampak positif dari penggunaan teknologi perkantoran itu sendiri. Namun bukan berarti jika tidak memiliki dampak negatif, terutama untuk sisi tenaga kerja.

Berbicara mengenai dampak positif penggunaan teknologi kantor, anda bisa membacanya diatas bagian manfaat teknologi kantor. Lantas, bagaimana dengan dampak negatifnya?.

Dampak negatif penggunaan teknologi kantor, yakni :

  1. Mengurangi penggunaan tenaga kerja, yang berarti akan mempersempit lowongan pekerjaan di setiap kantor
  2. Kesulitan untuk mendapatkan tenaga kerja yang memiliki keahlian di bidang tertentu, sesuai dengan penggunaan teknologi kantor
  3. Menimbulkan rasa ketergantungan terhadap mesin, yang akhirnya bisa menimbulkan pemborosan
  4. Berpotensi mengeluarkan suara keras pada saat dioperasikan, yang akhirnya mengganggu konsentrasi pegawai lain yang sedang bekerja
  5. Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang juga memerlukan biaya

Jenis Jenis Mesin Kantor

Dalam menjalankan tata usaha perkantoran, memang ada banyak mesin – mesin yang dipergunakan. Mesin – mesin kantor tersebut lah yang akan membantu manusia untuk menyelesaikan pekerjaan.

Jenis Mesin Kantor berdasarkan tenaga penggerak, yakni :

  1. Mesin Manual, yakni mesin yang digerakkan oleh tenga manusia.
  2. Mesin Listrik (Elektrik), yakni mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai.

Jenis Mesin Kantor berdasarkan cara kerja dan komponen, yakni :

  1. Mesin Mekanik, yakni mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.
  2. Mesin Elektronik, yakni mesin dengan rangkaian komponen elektronik, biasanya berupa kabel – kabel.

Jenis Mesin Kantor berdasarkan fungsi, yakni :

  1. Mesin Untuk Mencatat, contohnya mesin tulis, mesin penomor, mesin dikte, asahan pensil.
  2. Mesin Untuk Menghimpun, contohnya pembuka surat, pemotong kerja, mesin penjilid, pencatat uang kas, dan hechtmachine.
  3. Mesin Untuk Mengolah, contohnya mesin jumlah, komputer, dan mesin hitung.
  4. Mesin Untuk Memperbanyak/Menggandakan, contohnya mesin stensil, mesin perekam sheet, mesin offset, mesin fotocopy, dan berbagai mesin cetak.
  5. Mesin Untuk Mengirimkan, contohnya telepon dan interphone, faxsimile, dan teleprinter.
  6. Mesin Untuk Menyimpan, contohnya mikrofilm dan flashdisk.

Penggunaan Perlengkapan Kantor

Ada banyak jenis dan tujuan penggunaan mesin – mesin kantor, ataupun perlengkapan kantor. Semuanya bisa dikerjakan dengan jauh lebih mudah, tentunya dengan menggunakan teknologi perkantoran.

  1. Word Processing, yakni penggunaan peralatan elektronik yang otomatis melakukan beberapa tugas dalam pembuatan dokumen ketik atau cetak, diantaranya Microsoft Word dan OpenOffice.
  2. E-mail, teknologi mengirimkan surat melalui media elektronik dengan memanfaatkan jaringan internet, seperti Gmail dan Ymail.
  3. Voice Mail, kurang lebih sama dengan e-mail, hanya saja pesan yang dikirimkan berupa suara untuk voice mail, seperti perangkat telepon.
  4. Audio Conference, yakni cara berkomunikasi suatu kelompok dalam rapat khususnya dalam lingkup perusahaan yang menghubungkan tiga atau lebih saluran telepon dimana anggotanya tidak berada di tempat yang sama.
  5. Video Conference, yakni kegiatan berdiskusi yang memanfaatkan siaran video secara langsung untuk menghubungkan kelompok diskusi lain yang berada di tempat berbeda.

Perkembangan teknologi memang memberikan dampak negatif tersendiri. Namun jika dilihat dari dampak positifnya, maka penggunaan teknologi perkantoran masih jauh lebih menguntungkan. Alhasil, penggunaan teknologi tersebut tentu saja tidak akan bisa dihindari.