Unsur Unsur Administrasi Perkantoran – Administrasi adalah usaha atau kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara – cara penyelenggaraan pembinaan organisasi. Maka tidak heran kalau peranan administrasi sangat penting untuk sebuah kantor.
Dalam setiap perusahaan ataupun kantor, ilmu administrasi perkantoran tentu akan sangat dibutuhkan. Ilmu administrasi ini meliputi perencanaan, penyusunan jadwal, dan penyelenggaraan sebuah usaha. Namun, apa saja yang termasuk dalam unsur unsur administrasi perkantoran?.
Pengertian Unsur adalah bagian dari sesuatu. Ini berarti gabungan dari satu kesatuan unsur yang menjadikan sesuatu itu ada, dalam hal ini administrasi perkantoran. Ada banyak unsur yang berkaitan satu sama lain dan harus saling melengkapi, hingga administrasi bisa tercipta.
Unsur Unsur Administrasi Perkantoran
Baca Juga: Manajemen Perkantoran
Setidaknya, ada 8 unsur administrasi perkantoran yang saling berkaitan dan saling melengkapi. Ini berarti jika salah satunya tidak ada, maka kegiatan administrasi perkantoran tidak akan ada atau akan kurang lengkap. Alhasil, hasilnya juga tentu akan kurang maksimal.
1. Organisasi
Dilansir dari wikipedia tentang Organisasi, Pengertian Organisasi adalah tempat atau wadah bagi sekumpulan orang yang bekerja sama secara rasional dan sistematis, terencana, terpimpin dan terkendali dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana dan prasaranam data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan.
Organisasi menjadi unsur unsur administrasi perkantoran yang paling utama. Dalam sebuah organisasi, terdapat kegiatan perencanaan, penyusunan jadwal, dan pembagian tugas masing – masing personil yang membutuhkan ilmu administrasi.
Berikut adalah ciri – ciri unsur organisasi perkantoran :
- Kegiatan yang dilakukan secara berkelompok
- Terdapat tujuan yang akan dicapai bersama
- Adanya kerjasama yang dilakukan secara teratur
2. Manajemen
Manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Pendapat Mary Parker Follet ini menggambarkan bahwa seorang manajer harus bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.
Unsur manajemen berguna untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan. Sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada harus dilaksanakan dengan benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Manajemen yang baik tergantung pada kebijakan manajer pada setiap kantor. Manajer harus bisa memastikan jika penggunaan sumber daya yang ada sudah efektif dan mencapai sasaran. Dalam hal ini, manajemen dari seorang manajer harus bisa mengontrol kinerja dari setiap pegawai.
3. Komunikasi
Komunikasi merupakan suatu proses dimana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakst menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. Komunikasi bisa dilakukan secara lisan atau verbal dan harus bisa dimengerti oleh kedua pihak.
Apabila tidak ada bahasa verbal yang bisa dimengerti oleh keduanya, maka bisa menggunakan komunikasi bahasa non verbal. Misalnya menggunakan gerak tubuh ataupun senyum, yang mengisyaratkan arti tertentu.
Dengan adanya komunikasi yang baik, maka pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih akan lebih mudah dipahami.
4. Kepegawaian atau Personalia
Dalam sebuah organisasi, ada banyak pekerjaan yang harus dilakukan. Tentu seorang manajer tidak akan bisa menyelesaikan semua pekerjaan yang ada tersebut. Jadi, pegawai merupakan salah satu unsur unsur administrasi perkantoran yang tidak kalah penting.
Kepegawian adalah proses yang berhubungan dengan pegawai ataupun tenaga kerja dalam sebuah perusahaan atau kantor. Urusan kepegawaian ini meliputi perekrutan, pelatihan, pembagian tugas, penempatan, promosi, hinga pemberhentian kerja.
Dalam mengurus kepegawaian, dibutuhkan kemampuan dan keahlian yang tinggi di bidang tersebut. Pegawai merupakan sumber daya manusia, yang tentunya memiliki pikiran sendiri. Bagaimana cara menyatukan pikiran untuk mencapai tujuan tertentu, adalah tugas berat dari pimpinan terkait.
5. Keuangan atau Finance
Unsur administrasi perkantoran lainnya yang tidak kalah penting adalah keuangan (finance). Keuangan mempelajari bagaimana cara mengetahui berbisnis individu, mengingkatkan organisasi, mengalokasi, menggunakan sumber daya moneter seiring berjalannya waktu, dan juga menghitung risiko dalam menjalankan proyek.
Manajer keuangan harus mampu mengetahui ilmu keuangan dan aset lainnya, memanage aset yang ada, dan juga menghitung dan mengatur risiko proyek. Pada umumnya, manajemen keuangan akan menjadi tanggung jawab dari manajer keuangan.
Dalam administrasi perkantoran, keuangan menjadi hal yang dibutuhkan dalam pembioayaan operasional perusahaan. Namun manajer keuangan juga harus mampu menggunakan dana yang ada dengan seefisien dan seefektif mungkin.
6. Ketatausahaan
Kegiatan tata usaha adalah salah satu kegiatan untuk menjalankan sebuah usaha. Administrasi memiliki keterkaitan yang sangat erat dengan administrasi, yang meliputi kegiatan menginput, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan dokumen – dokumen penting dalam organisasi.
Kegiatan tata usaha disebut juga dengan “office work” dalam bahasa Inggris, dimana aktivitas tersebut harus dilakukan di dalam kantor. Pekerjaan tata usaha juga bukanlah pekerjaan yang mudah dan sebaiknya memang hanya dikerjakan oleh pegawai ahli di bidang tata usaha.
Pegawai tata usaha bertanggung jawab terhadap semua data yang yang dimiliki perusahaan. Mulai dari pembuatan data hingga siap digunakan, penyimpanan, sampai dengan pemusnahan dokumen/data.
7. Perlengkapan atau Perbekalan
Unsur unsur adaministrasi perkantoran yang satu ini berhubungan dengan pengelolaan kebutuhan pegawai untuk bisa melaksanakan pekerjaan. Dalam hal ini terdiri dari alat tulis kantor (atk), mesin kantor, perlengkapan kantor, dan lain sebagainya.
Penggunaan berbagai perlengkapan tersebut bertujuan untuk menunjang penyelesaian pekerjaan kantor agar berjalan dengan baik dan sesuai dengan keinginan manajemen. Hal ini juga berkaitan erat dengan teknologi perkantoran, dimana ada banyak teknologi yang digunakan demi mempermudah pekerjaan pegawai.
Tidak hanya penyiapan, namun unsur administrasi yang satu ini juga berperan dalam pemeliharaan semua perlengkapan kantor yang ada. Jika tidak, maka mungkin saja terjadi kerusakan sebelum waktunya dan menimbulkan biaya yang tidak terduga.
8. Hubungan Masyarakat atau Humas
Sebuah kantor tidak akan bisa berdiri sendiri tanpa keterkaitan dengan dunia luar. Untuk itu dibutuhkan unsur unsur administrasi perkantoran yang akan berfokus pada relasi publik.
Hubungan masyarakat merupakan kegiatan untuk menghubungkan atau menginformasikan kepentingan organisasi kepada pihak luar ataupun sebaliknya. Pihak luar dimaksud disini bisa berupa mitra kerja, klien, konsumen, dan masyarakat sekitar.
Adapun aktivitas hubungan masyarakat ini dapat dibagi menjadi dua kategori, yakni :
- Kegiatan hubungan masyarakat yang bersifat formal yang pada umumnya dijalankan oleh pimpinan atau perwakilan organisasi.
- Kegiatan hubungan masyarakat yang bersifat informal yang terkait dengan sikap dan perilaku karyawan di luar lingkungan perusahaan.
Unsur Unsur Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli
Baca Juga: Manajemen Kearsipan
Para ahli juga berpendapat tentang unsur unsur administrasi perkantoran. Kedelapan unsur tersebut diatas sesuai dengan pendapat The Liang Gie, dalam bukunya “Administrsai Perkantoran Modern (2009)”, yang terdiri dari organisasi, manajemen, komunikasi, kepegawaian, keuangan, perbekalan, ketatausahaan, dan hubungan masyarakat.
Sementara unsur unsur administrasi perkantoran menurut Sondang P. Siagian, terdiri dari :
- Terdiri dari dua orang manusia atau lebih
- Memiliki Tujuan
- Terdapat tugas yang akan dilakukan
- Adanya peralatan dan perlengkapan
Seiring dengan perkembangan teknologi yang ada sekarang ini, unsur unsur administrasi perkantoran menurut ahli The Liang Gie memang lebih mendekati keadaan yang nyata sekarang ini.
Setidaknya ada 8 unsur tersebut yang harus tersedia, hingga kegiatan tersebut bisa disebut dengan kegiatan administrasi perkantoran. Itulah beberapa unsur unsur administrasi perkantoran yang bisa anda pergunakan sebagai referensi.