Pengertian Surat Resmi Perusahaan, Cara Membuatnya, dan Contohnya

Pengertian Surat Resmi Perusahaan – Setiap perusahaan tentu akan membutuhkan berbagai media komunikasi, salah satunya adalah surat resmi. Perusahaan yang merupakan badan usaha memang tidak bisa terlepas dari penggunaan surat resmi. Surat resmi perusahaan ini sering juga disebut dengan surat bisnis ataupun surat dagang. Namun surat yang digunakan oleh suatu perusahaan tidaklah hanya terbatas pada surat bisnis saja.

Jika anda tidak ingin berlama lama membaca penjelasan ini dan ingin langsung membaca mengenai contoh contohnya saja, maka anda bisa membacanya pada Contoh Surat Resmi Perusahaan.

Sebagaimana kita ketahui, suatu perusahaan tidak hanya menggunakan surat untuk komunikasi eksternal saja. Namun perusahaan juga menggunakan surat resmi untuk kepentingan komunikasi internal. Berbagai contohnya adalah surat pemberitahuan libur kepada karyawan, surat undangan rapat untuk para staff, surat undangan kegiatan untuk staff dan karyawan, dan berbagai jenis surat resmi lainnya.

Sementara untuk komunikasi eksternal, perusahaan biasanya sering menggunakan surat bisnis atau surat dagang. Surat ini merupakan surat yang bertujuan untuk menjalin kerjasama degan perusahaan lain ataupun dengan pihak lain. Isi dari surat inipun dipastikan mengenai bisnis, baik itu pesanan barang, pesanan jasa, penawaran barang, penawaran jasa, permintaan penawaran, dan berbagai jenis surat bisnis lainnya.

Surat bisnis atau surat dagang memang merupakan surat resmi perusahaan. Namun surat bisnis ini hanya merupakan sebagian saja dari surat resmi perusahaan yang sering digunakan. Pada kenyataanya, masih ada banyak jenis surat lainnya yang digunakan oleh perusahaan. Namun jika sudah berbicara mengenai surat resmi perusahaan, maka itu terdiri dari surat resmi untuk komunikasi internal dan juga surat resmi untuk komunikasi eksternal.

Pengertian Surat Resmi Perusahaan

Sekarang ini sudah ada banyak media komunikasi yang bisa kita temukan, terlebih unutk media komunikasi elektronik. Anda pun bisa berkomunikasi dengan sangat mudah dan cepat. Namun untuk urusan tertentu, surat memang tidak bisa ditinggalkan, karena memiliki keunggulan tersendiri. Walaupun surat sudah terkesan tertinggal dan kurang praktis, namun pada kenyataanya surat masih tidak bisa ditinggalkan.

Hal ini dikarenakan surat memiliki benda fisik dan bisa disimpan sebagai arsip suatu perusahaan. Bukan hanya itu, surat juga bisa dijadikan sebagai bukti otentik jika terjadi masalah di kemudian hari. Salah satu contoh adalah penggunaan surat resmi perusahaan berupa surat pesanan. Untuk menghindari kesalahan pengirimanbarang , maka sebaiknya menggunakan surat resmi saja. Jika ternyata terjadi kesalahan pengiriman, maka anda bisa menunjukkan salinan surat pesanan anda sebagai bukti.

Untuk komunikasi internal juga demikian, salah satunya adalah penggunaan surat undangan rapat. Untuk bisa menyampaikan jadwal dan tempat rapat secara detail, maka anda bisa menggunakan surat undangan rapat, dibandingkan hanya mengundang secara lisan saja.

Surat Resmi Perusahaan adalah surat yang digunakan oleh suatu perusahaan untuk berkomunikasi secara resmi, baik komunikasi internal maupun eksternal. Untuk anda yang bekerja di suatu perusahaan dan bertugas menangani urusan surat menyurat, maka tentu sudah tidak asing lagi dengan penggunaan surat perusahaan tersebut.

Bagian Bagian Surat Resmi Perusahaan

Sebagaimana surat resmi lainnya, maka penulisan surat resmi perusahaan haruslah menggunakan bahasa yang baik, sopan, dan sesuai dengan ejaan yang disempurnakan. Namun bukan hanya itu saja, anda pun harus menulis dengan lengkap bagian bagian surat resmi perusahaan atau unsur unsur surat resmi perusahaan. Dengan menyusun unsur unsur tersebut secara sistematis, maka surat resmi perusahaan pun akan kelihatan lebih menarik dan mudah dimengerti.

Berikut adalah bagian bagian surat resmi perusahaan yang harus anda lengkapi dan bisa anda jadikan panduan ketika menulis surat perusahaan.

  1. Kop Surat Perusahaan, merupakan kop surat dari perusahaan yang menerbitkan surat tersebut.
  2. Nama Kota dan Tanggal, merupakan nama kota dimana surat tersebut diterbitkan dan juga tanggal penerbitan surat.
  3. Nomor Surat, merupakan penomoran sistematis dan berurut dari suatu perusahaan.
  4. Perihal, merupakan topik singkat yang dibahas atau topik informasi yang ingin disampaikan pada surat tersebut.
  5. Lampiran, bagian ini bisa anda kosongkan jika memang tidak ada lampiran berkas lain. Namun jika anda melampirkan sesuatu berkas, maka sebaiknya mengisi bagian lampiran.
  6. Tujuan Surat, merupakan pihak yang dituju oleh surat tersebut, baik itu untuk tujuan internal maupun tujuan eksternal.
  7. Salam Pembuka, biasanya anda bisa mengisi bagian ini menggunakan kalimat Dengan Hormat, ataupun ucapan Assalamualaikum.
  8. Isi Surat, merupakan bagian terpenting pada sebuah surat. Pada bagian ini anda bisa menjelaskan secara singkat mengenai informasi yang ingin anda sampaikan, namun harus tetap padat dan jelas.
  9. Salam Penutup, merupakan ucapan terimakasih dan harapan untuk kerjasama dari pihak yang dituju surat tersebut.
  10. Nama dan Tanda Tangan, merupakan nama dan tanda tangan pimpinan perusahaan ataupun pejabat/staff yang ditunjuk oleh pimpinan.
  11. Stempel, merupakan stempel resmi perusahaan untuk mengesahkan surat tersebut dan berguna juga sebagai identitas pengirim surat.

Contoh Surat Resmi Perusahaan

Ada banyak jenis jenis surat resmi perusahaan yang seringkali digunakan, mulai dari surat internal dan juga surat eksternal. Berbagai jenis surat resmi perusahaan ini memiliki tujuan yang berbeda beda, tergantung jenis dan isi surat. Tujuan surat internal perusahaan tentu akan berbeda dengan tujuan surat eksternal perusahaan, begitu juga sebaliknya.

Untuk anda yang ingin menulis surat perusahaan, mungkin saja membutuhkan ide berupa jenis jenis surat perusahaan. Anda kemudian bisa memilih jenis mana yang paling cocok untuk anda kerjakan, lalu mengembangkannya menjadi sebuah surat yang utuh dan baik. Berikut adalah beberapa jenis surat resmi perusahaan yang seringkali digunakan.

  1. Surat Pemesanan Barang
  2. Surat Penawaran Barang
  3. Surat Penawaran Jasa
  4. Surat Permintaan Penawaran
  5. Surat Penolakan Pesanan
  6. Surat Konfirmasi Pembayaran
  7. Surat Konfirmasi Pengiriman Barang
  8. Surat Penagihan Pembayaran
  9. Surat Undangan Rapat Internal Perusahaan
  10. Surat Pemberitahuan Libur Perusahaan.

Mungkin masih ada beberapa contoh dan jenis surat resmi perusahaan lainnya yang bisa dipergunakan. Namun beberapa jenis di atas merupakan jenis jenis surat perusahaan yang paling sering digunakan, baik untuk komunikasi internal maupun untuk komunikasi eskternal.