Pengertian Surat Resmi, Cara Membuatnya, dan Contohnya

Pengertian Surat Resmi – Ada banyak jenis surat yang digunakan hingga saat ini. Namun kebanyakan dari surat tersebut merupakan surat yang dipergunakan oleh kelompok tertentu. Berbagai contoh seperti perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, dan organisasi. Sementara untuk komunikasi pribadi atau perseorangan, penggunaan surat sudah sangat jarang kita temukan. Berbeda dengan komunikasi resmi melalui surat yang sampai saat ini masih dipertahankan.

Jika anda ingin langsung membaca mengenai contoh – contoh surat resmi, maka anda bisa membukanya pada Contoh Surat Resmi.

Salah satu surat yang masih dipertahankan sampai saat ini adalah surat resmi, dimana lebih banyak digunakan oleh kelompok. Kendati demikian, surat ini juga bisa dipergunakan oleh perseorangan atau pribadi, namun tentu saja untuk urusan dan keperluan resmi. Salah satu contoh adalah surat pengunduran diri seorang karyawan yang ditujukan untuk perusahaan. Selain itu, kita juga bisa menemukan contoh surat pengunduran diri pejabat organisasi.

Lantas, apa tujuan dari penggunaan surat ini?. Tidak lain dan tidak bukan adalah untuk bertukar informasi tertentu, baik internal maupun eksternal. Jika demikian, kenapa tidak menggunakan media komunikasi elektronik saja, yang notabenenya merupakan media komunikasi canggih dan memberikan banyak keunggulan yang sangat menarik dibandingkan menggunakan surat?. Bukan tidak mungkin akan banyak orang yang berpikiran atau menanyakan hal seperti itu.

Nah, hal ini sebenarnya dikarenakan surat merupakan media komunikasi yang resmi. Selain itu, surat juga memiliki benda fisik yang bisa dipergunakan sebagai bukti otentik di kemudian hari. Bukan tidak mungkin jika suatu saat terjadi kesalahan komunikasi, yang mengharuskan seseorang membuka surat – surat yang sudah berlalu. Sementara jika suatu informasi disampaikan melalui media komunikasi elektronik, mencari bukti otentik tentu merupakan hal yang susah untuk dilakukan. Maka dari itulah, penggunaan surat sangat dibutuhkan sebagai media komunikasi resmi.

Pengertian Surat Resmi

Surat merupakan media komunikasi resmi yang sampai saat ini masih dipertahankan. Namun demikian, bukan berarti jika semua jenis surat bisa dikategorikan sebagai surat resmi. Sebab pada kenyataanya, ada banyak jenis surat tidak resmi yang memang sudah jarang digunakan saat ini. Karena digunakan untuk berbagai keperluan resmi, tidak heran jika bahasa yang digunakan untuk menulis surat resmi harus sesuai dengan ejaan yang disempurnakan dan menggunakan penulisan yang baik.

Surat Resmi merupakan surat yang dipergunakan untuk kepentingan resmi, baik oleh perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, organisasi, dan individual. Jadi, sekali lagi, surat ini bukan hanya dipergunakan oleh seseorang yang mewakili suatu kelompok saja, namun juga bisa dipergunakan oleh perseorangan. Namun walaupun dipergunakan oleh perseorangan, tetap saja bahasa yang digunakan harus sopan dan sesuai dengan ejaan yang disempurnakan.

Untuk anda yang sudah bekerja, terlebih untuk anda yang diposisikan di bagian urusan surat menyurat, tentu sudah tidak asing lagi dengan jenis surat yang satu ini. Pada perusahaan, kita bisa menemukan surat resmi berupa surat pesanan, surat penawaran, surat pemberitahuan, surat undangan, surat permintaan penawaran, dan berbagai jenis surat lainnya. Sementara untuk surat resmi instansi pemerintahan, ada surat edaran, surat undangan, surat permohonan, surat undangan, surat perintah kerja, dan berbagai surat lainnya.

Lantas, benarkan surat ini bisa dipergunakan oleh perseorangan?. Tentu saja bisa karena ada juga beberapa surat perseorangan yang bisa dikategorikan sebagai jenis surat resmi. Beberapa di antaranya adalah surat lamaran kerja, surat pengunduran diri, surat permohonan rekomendasi, surat pernyataan, dan berbagai jenis surat lainnya. Jadi, ada begitu banyak jenis surat resmi yang mungkin akan kita butuhkan, walaupun kurang kita sadari.

Bagian – Bagian Surat Resmi

Sebagaimana yang sudah kami sampaikan tadi di atas, surat resmi merupakan surat yang memiliki kaidah – kaidah dan aturan penulisan tersendiri. Menulis surat ini tidaklah semudah menulis surat pribadi, karena harus memperhatikan banyak hal. Jika anda hanya terbiasa menulis surat pribadi saja, maka mungkin anda akan membutuhkan panduan untuk menulis surat resmi dengan baik. Tidak hanya penggunaan bahasa dan penulisan saja, namun ada beberapa hal lain yang juga harus anda perhatikan.

Salah satunya dalah bagian – bagian atau elemen – elemen yang harus dicantumkan pada surat ini. Jadi, untuk anda yang ingin menulis surat resmi, berikut adalah beberapa elemen yang harus anda lengkapi pada surat tersebut.

  1. Kop Surat, merupakan kop surat dari kelompok yang mengirimkan surat, baik itu perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, maupun organisasi.
  2. Nama Kota dan Tanggal, merupakan kota dimana surat itu diterbitkan dan pada tanggal berapa.
  3. Nomor Surat, merupakan penomoran surat yang digunakan, yang biasanya sudah memiliki format dan urutan yang teratur.
  4. Lampiran, jangan lupa juga untuk menuliskan lampiran jika anda melampirkan dokumen tertentu pada surat tersebut.
  5. Perihal, berisikan keterangan atau ringkasan singkat dari surat tersebut, seperti udangan rapat, pesanan barang, penawaran barang, permintaan penawaran, pemberitahuan, dan lain sebagainya.
  6. Tujuan, merupakan nama atau pihak yang dituju dari surat tersebut, bisa merupakan perseorangan ataupun kelompok tertentu.
  7. Salam Pembuka, bisa anda isi dengan kalimat Dengan Hormat ataupun ucapan Assalamualaikum.
  8. Isi Surat, pada bagian ini anda bisa menerangkan dengan rinci mengenai informasi yang ingin anda sampaikan pada surat tersebut. Usahakan untuk memberikan informasi sedetail mungkin, namun tetap singkat, padat, dan jelas maksud dan tujuannya.
  9. Salam Penutup, biasanya berupa ucapan terimakasih dan harapan agar pihak yang dituju menindaklanjuti maksud dan tujuan dari surat tersebut.
  10. Nama dan Tanda Tangan, merupakan nama dan tanda tangan dari seorang pimpinan, ataupun pejabat yang ditunjuk.
  11. Stempel, merupakan stempel dari pengirim surat, baik itu perusahaan, instansi pemerintahan, organisasi, dan lembaga.

Contoh Surat Resmi

Ada banyak jenis dan contoh surat resmi yang mungkin akan anda butuhkan. Apakah itu karena anda memang bekerja mengurusi urusan surat menyurat, atau karena anda mendapat tugas sekolah atau tugas kuliah untuk menulis surat. Maka dari itu, perlu adanya inspirasi atau referensi untuk menulis surat resmi seperti apa.

Sebenarnya ada banyak jenis dan contoh surat resmi yang bisa anda tulis. Dan sebagai bahan pertimbangan atau bahan inspirasi, berikut adalah beberapa jenis surat resmi yang bisa anda gunakan.

  1. Surat Pengunduran Diri
  2. Surat Penawaran Produk atau Barang
  3. Surat Undangan Rapat
  4. Surat Pemberitahuan
  5. Surat Rekomendasi
  6. Surat Pesanan Produk atau Barang
  7. Surat Niaga atau Bisnis
  8. Surat Penawaran Jasa
  9. Surat Panggilan Kerja
  10. Surat Instansi Pemerintahan.

Jadi ada begitu banyak jenis surat ini yang bisa anda tulis, tergantung dari topik yang akan anda tulis jika anda sudah bekerja. Sementara untuk anda yang masih sekolah atau kuliah, bisa mempertimbangkan jenis surat mana yang paling cocok untuk anda kerjakan. Semoga sedikit penjelasan ini bisa memberikan manfaat untuk anda sekalian.