Pengertian Surat Niaga, Cara Membuatnya, dan Contohnya
Pengertian Surat Niaga – Ada banyak badan usaha yang bergerak di Indonesia dan berusaha mencari keuntungan sebanyak mungkin. Badan usaha tersebut adalah seperti perusahaan, distributor, grosir, sampai dengan toko toko kecil. Dan untuk berkomunikasi dengan pihak dari badan usaha lain, maka suatu badan usaha tersebut seringkali menggunakan surat sebagai media komunikasi. Ada banyak jenis surat yang dipergunakan, tergantung dari tujuan penggunaan surat tersebut.
Jika anda tidak ingin berlama lama membaca mengenai penjelasan ini dan ingin membaca langsung mengenai contoh contohnya saja, maka anda pun bisa membacanya pada Contoh Surat Niaga.
Namun pada umumnya, semua surat yang dipergunakan untuk keperluan niaga atau keperluan bisnis disebut dengan surat niaga. Banyak juga orang yang menyebutnya dengan surat bisnis dan surat dagang. Kenapa demikian?, karena surat ini memang diperuntukkan untuk komunikasi bisnis. Tidak hanya mengenai jual beli barang, namun juga sewa menyewa jasa. Sebagaimana kita ketahui bersama, banyak juga badan usaha di Indonesia yang bergerak di bidang penyediaan jasa.
Seperti yang sudah saya katakan tadi, surat ini dipergunakan untuk keperluan komunikasi bisnis, sehingga layak disebut dengan surat resmi. Jenisnya pun sangat bermacam macam, seperti surat pemesanan barang, surat penawaran, surat permintaan penawaran, surat pengiriman barang, surat tagihan pembayaran, surat perkenalan, dan lain sebagainya. Semua jenis jenis surat ini seringkali dipergunakan oleh badan badan usaha yang ada dimana mana.
Lantas, mengapa surat ini memiliki peranan yang sangat penting untuk perusahaan atau suatu badan usaha?. Bahkan mungkin tidak berlebihan rasanya jika kita mengatakan surat surat ini memiliki peranan yang sangat penting untuk keberhasilan suatu badan usaha dan untuk bisa mendapatkan keuntungan sebanyak mungkin. Ya, jika anda bisa menjalin kerjasama yang baik dengan perusahaan lain, tentu anda akan diuntungkan. Dan kerjasama tersebut bisa anda jalin dengan mengirimkan surat kepada badan usaha lainnya.
Pengertian Surat Niaga
Niaga atau perniagaan merupakan kegiatan bisnis yang biasanya dilakukan oleh badan badan usaha tertentu. Dan tentu saja tujuan dari perniagaan tersebut adalah untuk mendapatkan keuntungan sebanyak mungkin. Namun di zaman sekarang ini, mendapatkan keuntungan yang besar tidaklah semudah membalikkan telapak tangan, karena ada banyak badan usaha lain yang menjadi saingan kita. Maka dari itu, anda sangat perlu menjalin kerjasama yang baik dengan badan usaha lain, yang bisa dimulai dengan cara mengirimkan surat.
Surat Niaga adalah surat resmi dari badan usaha tertentu yang tujuannya berhubungan dengan kegiatan niaga atau bisnis, seperti pemesanan, penawaran, dan lain sebagainya. Surat ini bisa dipergunakan untuk keperluan komunikasi internal maupun untuk keperluan komunikasi eksternal. Jadi, memang surat ini hanya dipergunakan oleh badan badan usaha saja, tidak seperti jenis surat resmi lainnya yang bisa juga dipergunakan oleh instansi pemerintah ataupun sekolah.
Salah satu contoh kecil dari penggunaan surat niaga adalah perusahan yang memiliki barang atau produk tertentu dan ingin menawarkannya kepada perusahaan lain. Maka perusahaan tersebut pun mengirimkan surat yang berisikan surat penawaran barang kepada perusahaan yang dituju. Isi dari surat tersebut mencakup detail barang yang mereka miliki beserta daftar harganya, tata cara pembayaran yang diterima, cara pengiriman yang diterima, dan beberapa hal lainnya.
Lantas, mengapa perusahaan tersebut perlu mengirimkan surat penawaran kepada perusahaan lain?. Tidak lain dan tidak bukan adalah untuk menarik minat perusahaan lain dalam membeli barang yang mereka miliki. Semakin banyak barang yang terjual, maka keuntungan yang didapatkan juga akan semakin tinggi, dan ini merupakan salah satu tujuan terpenting dari suatu badan usaha.
Bagian Bagian Surat Niaga
Surat ini merupakan salah satu surat yang paling banyak dipergunakan oleh badan badan usaha. Namun mungkin saja tidak semua orang yang bisa menulis surat ini dengan baik dan benar. Ya, selain memperhatikan penggunaan bahasa dan penulisan yang baik, anda pun harus memperhatikan beberapa hal lain dalam penulisan surat ini. Setidaknya anda pun harus memperhatikan struktur surat niaga dan ciri ciri surat niaga dengan baik.
Dengan demikian, anda pun akan lebih mudah menerjemahkan informasi yang ingin anda sampaikan ke dalam bentuk surat. Untuk anda yang ingin menulis surat, berikut adalah struktur surat niaga yang harus anda perhatikan dan harus anda lengkapi.
- Kop Surat, merupakan kop surat dari perusahaan pengirim surat, seperti perusahaan, distributor, grosir, sampai dengan toko toko atau badan usaha lainnya.
- Nama Kota dan Tanggal, merupakan nama kota dimana surat tersebut diterbitkan dan tanggal penerbitan surat.
- Nomor Surat, merupakan penomoran berurut dan sistematis dari badan usaha yang mengirimkan surat tersebut.
- Lampiran, anda bisa mengisinya jika memang memiliki lampiran dalam surat tersebut. Namun anda harus mengosongkannya jika memang tidak ada lampiran yang diberikan.
- Perihal, merupakan topik dari surat yang anda kirimkan, seperti pemesanan barang, penawaran barang, permintaan penawaran barang, penolakan pesanan, penagihan pembaran, dan lain sebagainya.
- Salam Pembuka, biasanya diisi kalimaat Dengan Hormat ataupun ucapan Assalamualaikum.
- Isi Surat, merupakan bagian terpenting pada semua jenis surat. Pada bagian ini, anda bisa memberitahukan informasi yang ingin anda sampaikan dengan baik, namun harus padat, singkat, dan jelas.
- Salam Penutup, biasanya berisikan ucapan terimakasih dan harapan agar surat yang anda kirimkan mendapatkan tanggapan atau respon dari pihak tujuan.
- Nama dan Tanda Tangan, merupakan nama dan tanda tangan pimpinan ataupun pegawai/staff yang ditunjuk oleh pimpinan.
- Stempel, merupakan stempel dari badan usaha yang mengirimkan surat tersebut. Stempel ini juga berguna sebagai identitas dari badan usaha yang mengirimkan surat tersebut.
Contoh Surat Niaga
Nah, setelah kita membahas mengenai bagian bagian dan struktur surat niaga, tentu kita juga ingin mengetahui macam macam surat niaga ataupun jenis surat niaga. Beberapa informasi mengenai hal tersebut, mungkin saja bisa membantu anda untuk bisa menulis surat bisnis dengan baik dan benar. Jadi, untuk anda yang sudah bekerja dan bertugas mengurusi surat menyurat, akan semakin mudah dalam menulis surat.
Untuk anda yang masih sekolah atau kuliah dan mendapat tugas untuk menulis surat, tentu juga mungkin membutuhkan beberapa bahan referensi untuk menulis surat. Maka dari itu, beberapa macam macam surat niaga di bawah ini mungkin bisa menjadi bahan referensi untuk anda sekalian.
- Contoh Surat Niaga Penawaran Barang
- Niaga Pemesanan Barang
- Niaga Perkenalan
- Niaga Permintaan Penawaran
- Niaga Permintaan Barang
- Niaga Jual Beli
- Niaga Pengiriman Barang
- Niaga Tagihan Pembayaran
- Niaga Negosisasi Harga
- Niaga Penawaran Jasa
Sebenarnya masih ada beberapa jenis surat niaga lainnya yang juga bisa digunakan oleh badan badan usaha. Namun beberapa jenis surat niaga diatas mungkin sudah cukup menjadi bahan referensi untuk anda sekalian. Jadi, untuk anda yang bekerja tinggal mencocokkan jenis mana yang paling cocok untuk pekerjaan anda. Setelah itu, anda pun akan lebih mudah menerjemahkan informasi yang ingin sampaikan menjadi surat yang akan dikirimkan kepada pihak lain.