Home » Pendidikan » Cara Mengarsip Surat : Sistem dan Penjelasannya

Cara Mengarsip Surat : Sistem dan Penjelasannya

Cara Mengarsip Surat – Dalam sebuah kantor, prosedur penanganan surat merupakan hal yang sangat penting. Ada banyak tujuan dari penyimpanan surat atau dokumen penting, salah satunya sebagai bukti otentik jika dibutuhkan di masa mendatang. Prosedur penanganan surat antara satu kantor dengan yang lain pun sangat mungkin berbeda.

Pekerjaan menangani surat masuk dan surat keluar biasanya akan dikerjakan oleh petugas yang memang khusus untuk tugas tersebut. Namun bisa juga dilaksanakan oleh para petugas yang merangkap tugas lain, tergantung dari kebijakan dari setiap kantor.

Dalam kantor yang besar, maka pengurusan surat biasanya akan dilakukan masing – masing setiap bagian atau departemen. Sementara untuk kantor yang kecil, maka pada umumnya lebih memilih membuat bagian khusus untuk mengurus semua surat masuk dan surat keluar.

Mengetahui Pengertian Arsip

Arsip atau kearsipan tidak hanya meliputi tata cara mengarsip surat saja. Namun arsip juga meliputi dokumen yang lain, bahkan arsip digital. Semua dokumen penting berupa kertas dan digital harus disimpan dengan baik agar bisa ditemukan kembali dengan mudah sewaktu dibutuhkan.

Dikutip dari Wikipedia tentang arsip, Arsip atau Kearsipan merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, berbangsa, dan bernegara.

Adapun pengertian arsip atau kearsipan tersebut berdasarkan Pasal 1 angka 2 Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan. Mungkin akan ada sedikit perbedaan antar pengertian arsip yang satu dengan yang lain, tergantung dari sumbernya, namun makna yang dimiliki tentu akan kurang lebih sama.

Arsip memiliki ciri khusus yang harus diperhatikan dalam proses pengarsipan surat atau dokumen lainnya. Arsip harus bersifat autentik dan bisa dipercaya sebagai alat bukti yang sah, memiliki informasi yang utuh, serta berdasarkan asas asal usul.

Pada dasarnya, arsip terdiri dari 2 jenis saja, yakni arsip konvensional dan arsip media modern. Arsip konvensional berupa kertas, misalnya surat ataupun dokumen berharga lainnya. Sementara arsip media modern bisa berupa micro film, kaset, dan lain sebagainya.

Tata Cara Mengarsip Surat

Ada banyak proses yang harus dilakukan dalam tata cara mengarsipkan surat. Tugas ini akan dilakukan oleh bagian khusus pada suatu kantor ataupun pegawai atau staff pada setiap departemen masing – masing, yang merangkap tugas untuk mengurus penanganan surat masuk dan surat keluar.

Proses mengarsipkan surat masuk dan surat keluar tentu saja akan berbeda. Adapun tata cara mengarsipkan surat keluar akan jauh lebih mudah daripada surat masuk. Pada saat akan mengirimkan surat kepada orang atau pihak lain, maka pegawai biasanya akan menyisakan fotocopy surat khusus untuk arsip.

Selanjutnya, petugas tinggal menentukan dimana posisi arsip surat keluar tersebut disimpan. Hal ini didasarkan pada sistem pengarsipan yang digunakan, misalnya sistem abjad, sistem perihal, sistem nomor, sistem gografis/wilayah, ataupun sistem tanggal.

Berbeda dengan pengarsipan surat masuk, dimana membutuhkan prosedur yang sedikit lebih panjang. Untuk lebih jelasnya, berikut tata cara mengarsip surat yang baik dan benar.

1. Membaca Surat

Pada saat pertama kali menerima surat masuk dari pihak lain, tentunya surat harus disampaikan terlebih dahulu kepada yang bersangkutan. Setelah surat dibaca dan ditindaklanjuti, maka barulah surat bisa diberikan kembali kepada petugas atau pegawai yang bertugas untuk mengarsip surat.

Setelah menerima surat yang harus diarsipkan, maka petugas harus membaca terlebih dahulu surat tersebut. Hal ini untuk mempermudah petugas dalam menentukan posisi penyimpanan arsip surat dimaksud, berdasarkan sistem pengarsipan yang digunakan.

2. Memeriksa Tanda Siap Untuk Disimpan

Dalam melaksanakan pekerjaan, bisa saja terjadi kesalahan secara tidak sengaja. Hal inipun harus diantisipasi oleh pegawai yang bertugas mengarsipkan surat, dengan memastikan terlebih dahulu apakah surat tersebut sudah siap untuk disimpan atau belum.

Caranya adalah dengan memperhatikan tanda pada lembar disposisi ataupun meneliti tanda pelepas surat/release mark. Tanda pelepas surat ini biasanya berupa disposisi dep (deponeren) yang berguna untuk menunjukkan perintah menyimpan surat.

3. Mengindeks Surat

Indeks surat memiliki peranan yang sangat penting dalam sistem pengarsipan surat atau dokumen. Indeks ini akan memudahkan kita dalam mencari kembali surat yang disimpan sewaktu dibutuhkan di kemudian hari. Mengindeks surat harus dilakukan selama cara mengarsip surat, baru kemudian ke langkah selanjutnya.

Secara singkatnya, indeks berguna untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan tanda pengenal yang akan dapat membedakan surat yang satu dengan surat yang lainnya.

Adapun indeks surat berkaitan erat dengan sistem pengarsipan yang digunakan pada kantor terkait. Indeks atau kata tangkap biasanya akan berupa;

  1. Nama Orang
  2. Nama Perusahaan/Organisasi
  3. Nama Tempat/Daerah
  4. Nama Benda/Barang
  5. Istilah Subjek atau Angka, tergantung dari sistem pengarsipan yang digunakan.

4. Membuat Petunjuk Silang

Dalam tata cara mengarsipkan surat dan dokumen, petunjuk silang memang tidak selamanya digunakan. Namun proses ini juga memiliki peranan yang sangat penting untuk kondisi tertentu. Singkatnya, petunjuk silang akan berguna jika pada satu surat terdapat dua indeks ataupun pada satu indeks terdapat dua surat atau lebih.

Pada dasarnya, petunjuk silang terbagi dalam dua macam, yakni;

  1. Petunjuk silang langsung, merupakan petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang atau satu pihak yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.
  2. Petunjuk silang tak langsung, merupakan petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menejelaskan atau saling membantu.

5. Menyortir Surat

Menyortir bisa disebut sebagai kegiatan memilah atau mengelompokkan arsip surat menjadi satu kelompok sesuai dengan kode yang ada pada arsip. Langkah cara mengarsip surat ini berkaitan erat dengan pengindeksan surat diatas tadi. Penyortiran ini jugalah yang akan menentukan posisi penyimpanan arsip surat.

Tata cara pennyortiran surat didasarkan pada sistem pengarsipan yang digunakan. Misalnya saja berdasarkan abjad, maka disortir berdasarkan nama orang, nama perusahaan, ataupun nama organisasi yang mengirimkan surat tersebut.

Sementara jika anda menggunakan sistem perihal, maka harus fokus pada perihal ataupun pokok isi dari surat tersebut. Jika menggunakan sistem perihal, maka setiap kantor seharusnya sudah memiliki pengelompokan perihal surat masing – masing, yang akan mempermudah penyimpanan arsip surat.

6. Menyimpan Arsip Surat

Setelah semuanya selesai, cara mengarsipkan surat yang terakhir bisa dilakukan dengan memasukkan surat kedalam stof map folio, snelhecter atau folder menggantung, untuk kemudian dimasukkan ke dalam lemari arsip. Pastikan terlebih dahulu posisi penyimpanan surat sudah sesuai dengan seharusnya, sesuai dengan sistem pengarsipan yang digunakan.

Pekerjaan mengarsip surat sebenarnya bukanlah hal yang terlalu susah. Hanya saja harus teliti dan fokus dalam mengerjakannya agar tidak terjadi kesalahan dalam menyimpan surat, yang mengakibatkan surat susah dicari di kemudian hari saat dibutuhkan.

Lantas, apa saja peralatan kantor yang harus dimiliki dalam menyimpan surat?. Tidaklah terlalu banyak, yakni filling cabinet, folder, guide, dan juga kartu kendali untuk sistem pengarsipan yang didasarkan pada sistem perihal.

Filling cabinet merupakan lemari arsip yang digunakan pada setiap kantor ataupun ruangan tertentu. Lemari ini akan menjadi tempat dari folder dan guide dan umumnya memiliki beberapa laci.

Folder merupakan tempat untuk menyimpan arsip surat dan dokumen lainnya, sementara guide merupakan petunjuk dan pemisah antar folder yang biasanya terbuat dari karton tebal.

Sistem Arsip Surat

Ada 5 jenis sistem arsip surat yang sering digunakan. Jika dalam satu kantor, pengelolaan suratnya dilakukan pada masing masing bagian, maka tidak tertutup ada banyak jenis sistem arsip yang dipakai, tergantung dari bagian ataupun departemen masing – masing.

  1. Sistem Abjad, yakni sistem penyimpanan arsip surat dengan menggunakan metode penyusunan menurut abjad. Adapun tanda pengenal disini biasanya akan menggunakan nama orang/perusahaan/organisasi, nama tempat, nama benda, dan subjek masalah.
  2. Sistem Perihal, yakni sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat yang berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
  3. Sistem Nomor, yakni sistem penyimpanan surat dengan cara memberikan nomor untuk setiap surat yang diarsipkan. Karena itulah pengelolaan arsip dengan sistem nomor harus dilengkapi dengan kartu kendali.
  4. Sistem Geografis/Wilayah, yakni penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat pengirim suatu surat.
  5. Sistem Tanggal, yakni penyimpanan surat yang didasarkan pada tanggal penerimaan surat (surat masuk) dan tanggal surat dikirim (surat keluar).

Kesimpulan Cara Mengarsip Surat

Hingga saat ini, setidaknya ada 5 jenis sistem arsip yang sering dipelajari. Namun pada pelaksanaanya, sebuah kantor ataupun sebuah bagian/departemen hanya membutuhkan 1 sistem arsip saja. Adapun pemilihan sistem arsip tergantung dari pelaksananya.

Tata cara mengarsip surat tidaklah terlalu mudah, terutama karena hanya perlu mendalami 1 sistem arsip surat saja, yakni sistem yang digunakan dalam lingkungan kerja. Namun memang harus dilaksanakan dengan teliti agar tidak terjadi kesalahan penyimpanan arsip surat.

Jika terjadi kesalahan, maka tentu saja arsip surat ataupun dokumen lainnya akan sangat susah ditemukan di kemudian hari, bahkan mungkin tidak bisa ditemukan lagi jika sudah memiliki sangat banyak arsip. Itulah sekilas pembahasan mengenai pengertian dan tata cara mengarsip surat.