Jenis Jenis Rapat : Pengertian dan Penjelasannya

Rapat (Meeting) – Dalam kehidupan sehari – hari, kata rapat tentu sudah sangat sering kita dengar. Ada sangat banyak jenis jenis rapat yang sering dilakukan di lingkungan sekitar kita. Bisa di lingkungan pekerjaan, lingkungan tempat tinggal, organisasi, dan lain sebagainya.

Syarat rapat yang baik dan benar ada banyak, dan tentunya harus diperhatikan oleh pemimpin dan para peserta rapat. Adapun hasil kesimpulan dari rapat disebut dengan notulis yang ditulis oleh notulen rapat.

Pengertian Rapat

Dilansir dari wikipedia, Pengertian Rapat adalah pertemuan atau berkumpulnya minimal dua orang atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan. Namun pengertian rapat tentu saja tidak sesederhana itu saja, sebab ada banyak hal yang mungkin perlu kita ketahui mengenai rapat.

Sementara menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Rapat adalah pertemuan (perkumpulan) untuk membicarakan sesuatu; sidang; majelis. Lantas, apa pengertian rapat menurut para ahli?.

Ada banyak pakar pendidikan yang berbicara mengenai pengertian rapat. Misalnya saja Moh. Uzer Usman, Moh. Surya, Nunung dan Ratu Evi, Wursanto, dan beberapa pakar pendidikan lainnya. Untuk lebih jelasnya, di bawah ini kami jabarkan pengertian rapat menurut para ahli.

  • Moh. Uzer Usman, Rapat adalah proses yang dilakukan secara teratur dan melibatkan sekelompok orang yang akan melakukan interaksi yang akan menjadi sebuah kesimpulan yang menjadi sebuah tujuan dari kegiatan rapat.
  • Moh. Surya, Rapat adalah sebuah proses dimana siswa akan mendapatkan kesempatan untuk berargumen, berkomentar, dan menyampaikan pendapat dalam sebuah masalah yang menjadi topik pembicaraan dalam rapat.
  • Hasibuan, Rapat adalah visi dari dua orang atau lebih individu yang berinteraksi secara verbal dengan saling bertatap muka dengan orang yang menjadi bagian dari rapat yang dilakukan.
  • Nunung dan Ratu Evi, Rapat adalah suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dan staffnya.
  • Wursanto, Rapat adalah :
  1. Suatu bentuk komunikasi yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah,
  2. Alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok,
  3. Media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat,
  4. Salah satu komunikasi kelompok secara resmi,
  5. Pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama,
  6. Pertemuan para anggota organisasi/pegawai untuk membahas hal – hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

Ada banyak pengertian rapat menurut para ahli yang bisa kita temukan. Mungkin memang sedikit berbeda antara yang satu dengan yang lain, namun tentunya memiliki makna yang secara keseluruhan masih tetap sama.

Jenis Jenis Rapat

Berkaca dari berbagai rapat yang sering kita temukan, ada sangat banyak jenis jenis rapat yang sering dilakukan. Macam macam rapat ini tidak mutlak sama antara perusahaan atau organisasi yang satu dengan yang lain, semuanya tergantung pada kelompok itu sendiri.

Secara garis besar, jenis jenis rapat masih dibedakan menjadi beberapa bagian, yakni macam rapat berdasarkan tujuannya, jenis rapat berdasarkan sifatnya, macam rapat berdasarkan jangka waktunya, berdasarkan frekuensinya, bahkan macam macam rapat berdasarkan nama.

1. Jenis Jenis Rapat Berdasarkan Nama

Beberapa macam macam rapat berdasarkan nama adalah;

  • Rapat Kerja, merupakan rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membahas hal – hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi atau perusahaan.
  • Rapat Dinas, merupakan rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (pada umumnya ditemukan di instansi pemerintahan).

Diatas tadi memang hanya terdapat dua jenis rapat berdasarkan nama. Namun tidak tertutup kemungkinan jika masih ada banyak macam macam rapat yang lain, semuanya tergantung penamaan dari instansi, perusahaan, ataupun organisasi yang bersangkutan.

2. Jenis Jenis Rapat Berdasarkan Frekuensi

Berikut beberapa macam macam rapat berdasarkan frekuensinya;

  • Rapat Rutin, merupakan rapat yang waktunya sudah ditentukan atau ditetapkan secara rutin, misalnya rapat mingguan, rapat bulanan, ataupun rapat tahunan.
  • Rapat Insidental, merupakan rapat yang diadakan tanpa perencanaan terlebih dahulu. Hal ini biasanya terjadi dikarenakan ada masalah yang memerlukan penanganan dengan secepat mungkin, dimana penangananya diputuskan melalui pertemuan antar pihak yang berkenpentingan.

3. Jenis Jenis Rapat Berdasarkan Sifat

Di bawah ini adalah beberapa macam macam rapat berdasarkan sifatnya;

  • Rapat Resmi (Formal Meeting), merupakan rapat yang sudah direncanakan terlebih dahulu dengan matang, dilakukan secara resmi, dan memiliki peraturan yang berlaku demi kelancaran jalannya rapat. Dalam hal ini, panitia rapat biasanya akan memberikan surat undangan rapat kepada para peserta rapat.
  • Rapat Tidak Resmi (Informal Meeting), merupakan rapat yang dilakukan tanpa perencanaan istimewa, bahkan terkadang dilakukan mendadak karena adanya kepentingan yang harus dibahas secepat mungkin. Para peserta rapat biasanya tidak akan diberikan undangan rapat, melainkan hanya mendapat pemberitahuan rapat secara langsung saja.
  • Rapat Terbuka, merupakan rapat yang bisa dihadiri oleh semua anggota/karyawan/pegawai. Dalam rapat terbuka, tidak akan ada materi pembahasan ataupun informasi yang bersifat rahasia.
  • Rapat Tertutup, merupakan rapat yang dilakukan hanya untuk dihadiri oleh orang – orang tertentu dalam suatu instansi, organisasi, ataupun perusahaan. Biasanya rapat ini diadakan untuk membahas materai ataupun informasi yang bersifat rahasia.

4. Jenis Jenis Rapat Berdasarkan Tujuan

Berbagai jenis meeting berdasarkan tujuannya adalah;

  • Rapat Penjelasan (Information Conference), merupakan rapat yang diadakan dengan tujuan menyampaikan penjelasan atau informasi kepada para peserta rapat. Dalam hal ini, penyampaian informasi biasanya dilakukan oleh pimpinan instansi, organisasi, ataupun perusahaan.
  • Rapat Pemecahan Masalah (Problem Solving Conference), merupakan rapat yang dilakukan untuk menemukan solusi dari suatu masalah yang sedang dihadapi. Partisipasi peserta rapat sangat besar pada jenis rapat ini, dimana diharapkan mampu memberikan masukan, ide, saran, ataupun pendapat yang akan dirundingkan bersama – sama, tentunya untuk menemukan solusi paling tepat dari masalah yang sedang terjadi.
  • Rapat Perundingan (Negotiation Conference), merupakan rapat yang dilakukan untuk menyelesaikan perselisihan antara dua belah pihak atau lebih, dengan tujuan mendapatkan jalan tengah yang tidak merugikan untuk pihak – pihak yang sedang berselisih.

5. Jenis Jenis Rapat Berdasarkan Jangka Waktu

Berikut beberapa jenis meeting berdasarkan jangka waktunya;

  • Rapat Mingguan, rapat yang dilakukan setiap minggu secara rutin, yang biasanya diadakan untuk membahas kendala yang dihadapi semua pihak, untuk kemudian dicari jalan keluarnya.
  • Rapat Bulanan, rapat yang dilakukan setiap bulan dan biasanya digunakan untuk membahas semua hal mengenai bulan sebelumnya. Dalam hal ini, masalah yang dihadapi bulan sebelumnya akan dicarikan solusi, baik itu di instansi pemerintahan, organisasi, terutama perusahaan.
  • Rapat Semesteran, rapat yang dilakukan setiap 6 bulan dan digunakan untuk mengevaluasi masalah ataupun hasil kerja selama 6 bulan sebelumnya. Setelah mengevaluasi kinerja sebelumnya, maka diharapkan akan bisa mengoptimalkan atau meningkatkan kinerja, serta memecahkan masalah yang terjadi.
  • Rapat Tahunan, rapat yang dilakukan 1 tahun sekali, digunakan untuk membahas hal – hal untuk jangka panjang. Misalnya saja mengevaluasi kinerja 1 tahun sebelumnya, menentukan perencanaan untuk 1 tahun ke depannya, dan lain sebagainya.

Manfaat dan Tujuan Rapat

Ada banyak manfaat rapat yang bisa didapatkan demi kepentingan bersama. Manfaat rapat harus bisa dirasakan pimpinan rapat, peserta rapat, dan juga instansi, organisasi, atau perusahaan mereka.

Berikut di bawah ini beberapa manfaat rapat ;

  1. Untuk mencari jalan keluar atau solusi dari permasalahan yang sedang dihadapi,
  2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, ataupun pernyataan kepada para peserta rapat,
  3. Sebagai sarana bernegosiasi untuk menyelesaikan permasalahan dan mencari solusi terbaik yang tidak merugikan untuk semua pihak,
  4. Untuk mendapatkan gagasan – gagasan baru yang inovatif dan kreatif,
  5. Sebagai media agar peserta rapat bisa ikut serta atau berpartisipasi dalam menyelesaikan suatu masalah,
  6. Menampung semua keluhan atau kendala yang dialami semua peserta rapat dalam bekerja ataupun dalam melaksanakan tugas,
  7. Sebagai sarana untuk membentuk sebuah peraturan,
  8. Sebagai forum demokrasi.

Saat akan melaksanakan meeting, harus ditentukan terlebih dahulu tujuan rapat tersebut. Dengan demikian, panitia rapat akan bisa menentukan siapa saja yang akan berkontribusi pada rapat.

Untuk lebih jelasnya, anda bisa melihat beberapa tujuan rapat di bawah ini;

  1. Menyampaikan informasi ataupun keputusan yang sudah diambil sebelumnya kepada para orang/pihak yang berkepentingan.
  2. Mengambil keputusan sesuai dengan kewenangan dari para peserta rapat atau orang yang terlibat di dalam rapat.
  3. Menjalin kerjasama di antara para anggota untuk membentuk suatu sikap yang diinginkan. Dengan demikian, diharapkan semua pihak bisa saling bekerjasama dengan pihak lainnya, tidak hanya memikirkan pekerjaanya sendiri saja.
  4. Melibatkan beberapa orang untuk mendapatkan solusi dari masalah yang sedang dihadapi.
  5. Menampung masukan dari para peserta rapat, misalnya saja mengenai kenaikan gaji karyawan.
  6. Menyampaikan permasalahan yang sedang dihadapi yang harus dilakukan secara terbuka dalam rapat.
  7. Memberikan semangat dan motivasi kepada para anggota atau peserta rapat untuk mampu memberikan kinerja yang lebih maksimal lagi.
  8. Untuk menjembatani perselisihan yang sedang terjadi dan menyelesaikannya secara kekeluargaan tanpa merugikan pihak manapun.
  9. Untuk menjalin kerjasama bisnis dengan perusahaan lain yang saling menguntungkan untuk kedua belah pihak.

Alasan Mengadakan Rapat

Sebagian besar rapat harus membutuhkan persiapan yang matang. Dengan demikian, rapat tentunya akan menyita waktu dan tenaga, membutuhkan materi berupa uang ataupun non uang, dan lain sebagainya.

Seberapa pentingkah rapat diadakan?, tentunya sangat penting. Namun apa yang mendasari diadakannya sebuah rapat?. Berikut beberapa alasan mengadakan rapat yang sering terjadi;

  1. Materi atau pembahasan yang akan dibicarakan tidak bisa atau belum bisa diketahui orang lain. Alhasil, materi harus disampaikan dan dibahas secara tertutup dengan orang atau pihak yang berkepentingan, yakni pada rapat tertutup.
  2. Pimpinan berkeinginan memberikan kesempatan kepada bawahan untuk menyampaikan saran, pendapat, ide, ataupun gagasan secara langsung kepada pemimpin.
  3. Dikarenakan ada masalah yang harus segera dimusyawarahkan untuk mendapatkan solusi yang tepat.
  4. Pemimpin memerlukan sumbangan pikiran atau pendapat dari para bawahan mengenai kepentingan bersama karena tidak mau mengambil keputusan sendiri atau sepihak.
  5. Karena sudah menjadi agenda rutin yang sudah ditetapkan. Alasan inilah yang mendasari diadakannya rapat mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan.

Syarat Rapat yang Baik dan Persiapan Rapat

Belum tentu jika sebuah rapat yang kita lakukan sudah termasuk sebagai rapat yang baik. Ada beberapa syarat syarat rapat yang baik, diantaranya;

  1. Memiliki topik materi atau pembahasan yang jelas mengenai instansi, organisasi, ataupun perusahaan,
  2. Terdapat unsur – unsur rapat yang lengkap, seperti pimpinan rapat, notulen, moderator, dan peserta rapat,
  3. Mendapat pengawasan dari pimpinan,
  4. Pertanyaan yang singkat dan jelas,
  5. Partisipasi aktif dari para peserta rapat,
  6. Perdebatan didasarkan argumentasi, bukan emosi,
  7. Tidak ada monopoli dari salah satu peserta rapat ataupun pimpinan rapat,
  8. Suasana yang terbuka.

Demi terciptanya rapat yang baik, maka dibutuhkan persiapan yang matang dari semua pihak, terutama dari panitia rapat. Secara garis besar, beberapa persiapan rapat yang harus dilakukan adalah sebagai berikut;

  1. Menentukan tujuan rapat,
  2. Menentukan waktu dengan detail,
  3. Menentukan tempat diadakannya rapat,
  4. Mempersiapkan akomodasi,
  5. Mempersiapkan konsumsi,
  6. Mempersiapkan media dan peralatan yang dibutuhkan selama rapat berlangsung.

Jika diperhatikan dengan baik, ada sangat banyak jenis jenis rapat yang sering diadakan oleh berbagai pihak. Baik itu di instansi pemerintahan, organisasi, ataupun perusahaan. Itulah sekilas pembahasan mengenai pengertian rapat dan jenisnya yang mungkin bisa berguna untuk anda.