Pengertian Surat Pemberitahuan, Cara Membuatnya, dan Contohnya

Pengertian Surat Pemberitahuan – Ada banyak jenis surat yang digunakan oleh perusahaan, instansi perusahaan, maupun berbagai kelompok lainnya. Dan surat yang mereka gunakan biasanya disebut dengan surat resmi, dimana penulisannya harus menggunakan bahasa yang sopan dan sesuai dengan ejaan yang disempurnakan. Memang harus diakui jika penggunaan surat tidak bisa ditinggalkan, walaupun sudah banyak media komunikasi sekarang ini.

Jika anda tidak ingin berlama – lama membaca pengertian dari contoh surat pemberitahuan, bagian – bagian dan jenisnya, maka bisa langsung melihat contoh – contoh suratnya saja pada Contoh Surat Pemberitahuan.

Salah satu jenis surat yang mungkin sudah sering kita lihat adalah surat pemberitahuan. Surat ini berisikan suatu pemberitahuan ataupun pengumuman yang perlu diketahui oleh orang lain atau pihak lain. Maka dari itu, surat ini pun digunakan sebagai perantara antara pengirim dengan penerima pemberitahuan tersebut. Jenis pemberitahuan ini pun banyak dan bisa digunakan oleh kelompok mana saja.

Mungkin banyak yang berpikir jika surat pemberitahuan hanya digunakan pada lingkungan internal saja. Salah satu contoh adalah pemberitahuan libur karyawan di suatu perusahaan. Contoh ini bisa disebut sebagai pemberitahuan internal, karena baik pengirima maupun penerima masih dalam ruang lingkup yang sama, yakni perusahaan dimana mereka bekerja.

Namun ternyata surat ini juga bisa digunakan antar perusahaan, antar instansi pemerintahan, antar lembaga, dan lain sebagainya. Salah satu contoh adalah ketika anda menerima pesanan barang dari perusahaan lain, dan perusahaan tersebut meminta barang yang dibelinya agar dikirim dari suatu ekspedisi.

Nah, ketika anda sudah mengirimkan barang yang dipesan tersebut, maka anda bisa segera mengirimkan surat pemberitahuan kepada mereka, jika barang yang dipesan sudah anda kirimkan melalui ekspedisi yang dipilih.

Pengertian Surat Permohonan

Berbicara mengenai surat pemberitahuan, memang ada banyak jenisnya. Namun tujuannya hanya satu, yakni untuk memberitahukan suatu informasi kepada orang lain ataupun kepada pihak lain. Dan informasi yang diberikan pun tidak terbatas untuk satu ruang lingkup saja, melainkan juga kepada perusahaan lain, instansi pemerintahan lain, lembaga lain, maupun organisasi lain. Jadi, surat ini bisa dipergunakan dengan sangat luas, tergantung tujuan dari informasi tersebut.

Pemberitahuan berasalah dari dua suku kata, yakni beri dan tahu. Jadi, pemberitahuan bisa diartikan sebagai proses, cara, ataupun perbuatan memberitahukan sesuatu informasi kepada orang lain ataupun kepada pihak lain. Sementara Surat Pemberitahuan merupakan surat yang berisikan suatu informasi untuk ditujukan kepada orang lain agar penerima mengetahui informasi tersebut. Dan informasi yang diberikan pun biasanya berisikan informasi penting.

Tidak hanya berbentuk surat yang ditujukan kepada orang lain secara personal, namun surat ini juga bisa disebut sebagai pengumuman. Khusus untuk lembaga sekolah, memberikan pengumuman mungkin sudah cukup melalui majalan dinding atau mading yang berada di sekolah tersebut. Jadi, satu pengumuman saja, namun semua siswa sudah bisa membacanya dan mendapatkan informasi tersebut.

Dengan demikian, maka waktu dan biaya tentu akan lebih hemat. Selain berbentuk pengumuman, informasi penting ini juga bisa diberitahukan dengan cara mengedarkan surat pemberitahuan kepada orang lain atau pihak lain. Tergantung dari tujuan informasi tersebut, apakah hanya untuk satu orang saja, ataupun kepada banyak orang.

Salah satu contoh pemberitahuan yang hanya ditujukan untuk satu orang adalah pemberitahuan pajak tahunan kepada perseorangan. Sementara pemberitahuan yang bersifat massal adalah contohnya pemberitahuan mengenai jadwal hari libur kepada semua karyawan dalam suatu perusahaan.

Masih ada banyak lagi contoh – contoh pemberitahuan, seperti pemberitahuan antar perusahaan, antar lembaga, antar instansi pemerintahan, maupun antar organisasi. Jadi, penggunaan surat ini sama sekali tidak terbatas dan tergantung tujuan dari informasi yang ingin diberitahukan.

Bagian – Bagian Surat Pemberitahuan

Menulis surat pemberitahuan bukanlah hal yang terlalu susah. Namun mungkin masih banyak orang yang tidak begitu paham mengenai surat ini maupun cara – cara menulisnya. Untuk anda yang sudah bekerja dan bertugas untuk menangani urusan surat menyurat, mungkin akan memerlukan panduan untuk menulis surat pemberitahuan.

Begitu juga dengan anda yang masih sekolah atau kuliah dan mendapat tugas untuk menulis surat pemberitahuan. Selain memperhatikan penggunaan bahasa yang harus sopan dan sesuai dengan ejaan yang disempurnakan, ada beberapa hal lain yang tidak bisa anda lewatkan. Salah satunya adalah elemen – elemen atau bagian – bagian dari surat yang satu ini.

Berikut adalah beberapa bagian – bagian yang sangat penting dan tidak boleh terlewatkan ketika menulis contoh surat ini.

  1. Kop Surat, merupakan kop surat dari perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, maupun organisasi yang mengeluarkan surat.
  2. Nama Kota dan Tanggal, merupakan elemen yang terdapat pada semua jenis dan contoh surat.
  3. Nomor, merupakan penomoran surat dan berasal dari pengirim surat.
  4. Lampiran, jika anda ingin melampirkan suatu dokumen, maka bisa mengisi bagian ini. Namun jika tidak, maka tidak ada salanya untuk mengosongkan bagian perihal saja.
  5. Perihal, berisikan inti dari pemberitahuan tersebut. Salah satu contoh adalah pemberitahuan jadwal hari libur karyawan.
  6. Tujuan, berisikan nama atau perusahaan pihak penerima surat ini.
  7. Salam Pembuka, biasanya cukup diisi dengan salam Dengan Hormat, ataupun ucapan Assalamualaikum.
  8. Isi Surat, merupakan bagian terpenting dari surat resmi. Pada bagian ini anda bisa menulis dengan detail terkait informasi yang ingin anda berikan.
  9. Salam Pebutup, ucapan terimakasih atas perhatian penerima dengan informasi yang anda berikan.
  10. Nama dan Tanda Tangan, biasanya berisikan nama dan tanda tangan pimpinan, ataupun pejabat yang ditunjuk oleh pimpinan.
  11. Stempel, merupakan identitas dari pengirim surat tersebut.

Contoh Surat Pemberitahuan

Ketika anda ingin menulis contoh – contoh surat pemberitahuan, ada banyak contoh dan jenis yang bisa anda tulis sesuai dengan keinginan anda. Sementara untuk anda yang memang bertugas menangani urusan surat menyurat dalam suatu pekerjaan, anda bisa mencari jenis mana yang paling cocok dengan surat yang ingin anda tulis.

Berikut adalah beberapa jenis dan contoh surat pemberitahuan yang bisa anda kembangkan dan anda jadikan inspirasi dalam menulis surat.

  1. Pemberitahuan Pihak Sekolah Kepada Orang Tua Siswa
  2. Pemberitahuan Kegiatan Bakti Sosial Desa/Kelurahan
  3. Pemberitahuan Kenaikan Harga Produk
  4. Pemberitahuan Mengenai Biaya Ujian Sekolah
  5. Pemberitahuan Pembayaran
  6. Pemberitahuan Pengiriman Barang
  7. Pemberitahuan Pelaksanaan UAS
  8. Pemberitahuan Lomba
  9. Pemberitahuan Pemenang Lomba
  10. Pemberitahuan Jadwal Hari Libur.

Jadi ada banyak contoh dan jenis surat pemberitahuan yang bisa anda gunakan. Namun satu hal yang pasti, tujuan dari surat ini adalah untuk memberitahukan suatu informasi kepada orang lain atau kepada pihak lain, baik itu dalam lingkungan internal maupun dalam lingkungan eksternal. Semoga penjelasan di atas bisa memberikan manfaat untuk anda yang sedang bekerja dan bertugas menangani urusan surat menyurat ataupun bagi anda yang masih sekolah dan kuliah dan mendapat tugas untuk menulis surat ini.